Foto: karandaev/adobe stock

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Abwesenheitsübersicht 2023

Urlaubsplanung in der Kanzlei auf einen Blick

Von Ines Schumann, Steuerberaterin aus Dresden für das Verbändeforum IT

In vielen Kanzleien beginnen schon die Planungen für die Urlaubstage der Mitarbeiter im nächsten Jahr. Zur Unterstützung in der Praxis hat das Verbändeforum IT des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) eine Excellösung mit dem Namen „Abwesenheitsübersicht“ entwickelt. Das Tool wird jährlich aktualisiert und steht den LSWB-Mitgliedern unter www.lswb.de/stbdirekt in der Rubrik DStV Infos/Verbändeforum IT zum Download zur Verfügung.

Die Vorteile des Excel-Tools

Die Mitarbeiter können ihre Urlaubstage planen und sofort sehen, ob ihre Vertretung in diesem Zeitraum anwesend sein wird. Gleichzeitig können andere Abwesenheitszeiten, z. B. aufgrund von Dienstreisen, Weiterbildungen, Krankheiten oder das geplante Abfeiern von Überstunden aktualisiert werden. In meiner Kanzlei planen wir mit dem Tool auch rollierende Spätdienste und unsere Arbeitsberatungstage. So sieht man auf einen Blick, wer wann in der Kanzlei zu erreichen ist. Nach Genehmigung der Urlaube durch die Kanzleileitung wird eine Sicherungskopie erstellt. Zusätzlich werden die Abwesenheiten im Outlook-Kalender eingetragen.

Der Aufbau des Tools

In der ersten Tabelle (Deckblatt und Erläuterungen nicht mitgezählt) erhält jeder eine Übersicht, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter hat und wie viele Tage in der Kanzlei in den einzelnen Monaten geplant werden bzw., wenn es dann im „Ist“ auch aktualisiert wird, wie viele Urlaubstage bereits genommen wurden.

In der zweiten Tabelle erhält man die Übersicht, wie viele Tage für welche Abwesenheitsgründe (krank, Kind krank, Urlaub, Sonderurlaub, Überstunden, Lehrgänge etc.) je Mitarbeiter anfallen bzw. angefallen sind. Hier braucht niemand zu rechnen. Ab der dritten Tabelle folgen die einzelnen Monate. Nach dem Dezember sind am Ende noch die Schulferien aller Bundesländer vermerkt und in der letzten Tabelle finden Sie die Feiertage aller Bundesländer. Die bundeseinheitlichen Feiertage sind bereits in den einzelnen Monaten rot markiert, die anderen müssen individuell gekennzeichnet werden. In der Kanzlei färben wir uns zusätzlich die Schulferien gelb ein.

Viele Kollegen und Kolleginnen nutzen das Tool bereits in ihren Kanzleien. Sollten wir auch Ihr Interesse geweckt haben, dann probieren Sie das Excel-Tool für das Jahr 2023 aus. Es ist in StBdirekt abrufbar (StBdirekt.-Nr. 373645).

Wir sind bestrebt, unsere Arbeitshilfen und Tools weiter zu verbessern. Falls sich aus Ihrer Sicht bei der praktischen Handhabung Verbesserungsvorschläge ergeben, senden Sie diese bitte jederzeit per E-Mail an die DStV-Geschäftsstelle in Berlin (dstv.berlin@dstv.de). Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

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