Foto: Good Studio/adobe stock

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Aus dem Ausschuss IT

Digitalisieren heißt nicht: Zuerst drucken und dann scannen

Von Martina Högel-Stöckle, LSWB-Vorstandsmitglied

Die Coronapandemie hat uns allen gezeigt, wie schnell Prozesse, die vorher undenkbar waren, plötzlich an Bedeutung gewinnen. Im Frühjahr 2020 waren Videokonferenzen, Homeoffice oder mobiles Arbeiten noch weit entfernt, kaum zwei Jahre später sind sie nicht mehr wegzudenken. Doch wie verhält es sich mit anderen banalen Dingen wie DRUCKEN-KORRIGIEREN-SIGNIEREN-VERSENDEN-SCANNEN?

Viele Arbeitsschritte sind nötig von der fertigen Steuererklärung bis hin zur Einreichung beim Finanzamt unter vorheriger Einholung des Freizeichnungsdokuments beim Mandanten. Freizeichnung online ist auch nicht gerade die Lösung, denn ohne SMARTLOGIN keine Freizeichnung.

Schriftsätze erst ausdrucken, querlesen, korrigieren und erneut versenden bis hin zur Rückmeldung des Empfängers – oft erst nach mehrfacher Erinnerung: Das kostet unnötig Zeit und verursacht Stress, von entstandenen Papierkosten mal ganz abgesehen.

Der Faktor Zeit spielt natürlich eine immer wichtigere Rolle, denn häufig sind einzuhaltende Termine zu knapp bemessen oder längst überschritten. Angeordnete Quarantänezeiten von bis zu zwei Wochen, egal ob Chefs oder Mitarbeiter, erschweren das Ganze enorm. Wartezeiten aufgrund von Urlaub könnten der Vergangenheit angehören, bei Signaturen mehrerer Geschäftspartner kann der Verursacher der Verzögerung ausfindig gemacht und der Prozess beschleunigt werden. Ausreden, warum dies oder das noch nicht zurückgeschickt wurde, werden hinfällig.

Die Lösung für die genannten „Stressfaktoren“: eine digitale Signaturlösung wie beispielsweise FP Sign, ein Softwarepartner der Datev, DIGISign, Evidos oder DocuSign. Entscheidend bei der Wahl der richtigen Lösung für die Kanzlei wird wohl die Einfachheit der Dokumentenbereitstellung zur Signatur sowie deren revisionssichere Ablage sein.

Sensible Dokumente werden digital, einfach, schnell und rechtskonform unterzeichnet. Binnen Minuten lassen sich Steuerberatungsverträge, Steuererklärungen, Vollmachten, Jahresabschlüsse sowie eine längst nicht abschließend aufgelistete Reihe an Dokumenten und Schriftstücken mit der qualifizierten elektronischen Signatur signieren und im Anschluss rechtssicher ablegen.

Unterschriftenpad und Stifte sind dabei nicht erforderlich, umso interessanter sind solche Signaturlösungen für unseren Berufsstand, denn Termine finden nicht mehr nur in der Kanzlei statt.

Ersetzt wird der bisher postalische Weg durch eine Signaturanforderung per Mail an den Empfänger, der das jeweilige Dokument gegensignieren und/oder delegieren oder sogar ablehnen kann. Das Anbringen von Stempeln und anderweitigen Hinweisen ist jederzeit im Portal möglich. Zusätzlich kann dieser Signatur noch die Bestätigung einer SMS-Tan hinzugefügt werden, um die Identität des Gegenzeichners nach der Zwei-Wege-Authentifizierung sicherzustellen.

Jahresabschlussberichte mit elektronischem Siegel qualifiziert digital signieren bedeutet: Schreibschutz aktivieren sowie PIN der qualifizierten Signaturkarte eingeben, um den Signaturprozess abzuschließen. Die Arbeitsprozesse werden deutlich vereinfacht und reduziert. Als Voraussetzungen sind DMS Neu sowie je eine Lizenz pro unterschriftsberechtigter Person und ein sign-me-Konto für die qualifizierte Signatur unabdingbar.

Zeit- und Papierersparnis ist die eine Seite, künftig monatlich anfallende Softwarekosten von circa 36 Euro bis 165 Euro je nach Bundle sind dann die Kehrseite der Medaille. Für den Mandanten entstehen keine zusätzlichen Kosten und es sind keinerlei Anschaffungen notwendig.

Nun bleibt es abzuwägen, ob Wartezeiten oder Lizenzgebühren tiefer in die Tasche greifen lassen.

Information

Links zu den genannten digitalen Signaturlösungen:
DIGISign: www.signotec.com
DocuSign: go.docusign.com
Evidos: www.evidos.com/de
FP Sign: www.fp-sign.com