Aus dem Ausschuss IT

Der digitale Wandel ist auch in unserer Branche seit einiger Zeit angekommen und bietet dabei einerseits neue Chancen, aber stellt uns natürlich auf vor Herausforderungen, wie wir die Digitalisierung effizient umsetzen können. Große Unterstützung erhalten wir hierbei unter anderem durch die Datev eG, die als neuen Service die Digitalisierung des Posteingangs anbietet.

Digitalisierung und papierloses Büro – weshalb?

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Corona-Pandemie hat uns klar vor Augen geführt, welchen Nutzen wir daraus ziehen können. Den ohne sie wäre die Arbeit aus dem Homeoffice oder in einer Zweigniederlassung nur schwer vorstellbar.

Durch die Digitalisierung des Posteingangs wird die Grundlage für standortunabhängiges Arbeiten geschaffen, denn nur so erhalten alle Kanzleiangehörigen sofort Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr.

Digitalisierung des Posteingangs – was ist das?

Unter der Digitalisierung des Posteingangs ist die Verwaltung der gesamten eingehenden Post – also Briefe, Faxe, E-Mails usw. – zu verstehen. Dokumente, die auf elektronischem Weg, z. B. per E-Mail oder elektronischer Bekanntgabe von Steuerbescheiden, empfangen werden, können direkt abgelegt werden. Der Papierposteingang muss erst noch gescannt werden. Im Zuge der digitalen Ablage wird dann das – elektronische – Posteingangs- und Fristenbuch geführt. Bei der Ablage im System empfiehlt sich eine einheitliche Verschlagwortung – eine Art Betreff-Knigge, an den sich alle Mitarbeiter halten – damit alle Dokumente wiedergefunden werden.

Wie unterstützt die Datev?

Zur Entlastung der Kanzleien hat die Datev einen Standardprozess für die Digitalisierung des Papier-Posteingangs entwickelt. Kurz zusammengefasst übernimmt die Datev hierbei den Scanprozess der Papierdokumente. In der Kanzlei erfolgen dann „nur“ noch die Verschlagwortung und die Ablage im Dokumenten-Management-System.

Voraussetzung für diesen Service ist die Einrichtung eines Postfachs bei der Deutschen Post AG; also die Umstellung der Kanzleiadresse auf ein Postfach in Nürnberg. Die so empfangene Post wird dann im Datev-Scanzentrum digitalisiert. Der Aufdruck des Posteingangsstempels – sowohl digital auf der Datei als auch auf dem Originaldokument – erfolgt während des Scanvorgangs. Nach Abschluss der Digitalisierung erfolgt die Bereitstellung der digitalisierten Dokumente als PDF im Datev SmartTransfer und kann hier – bis spätestens 12:00 Uhr des Folgetags nach Eingang der Post – abgerufen werden. Das Sekretariat in der Kanzlei kann dann die Dokumente ablegen. Die Originaldokumente schickt die Datev je nach Vereinbarung täglich, wöchentlich oder monatlich an die jeweilige Kanzlei.

Digitalisierung durch Datev – Vorteile

Die Post wird zentral in Nürnberg gescannt. Der Mitarbeiter, der die Post bearbeitet, muss nicht mehr zwingend in der Kanzlei sein, sondern kann die Ablage standortunabhängig erledigen. Und auch die Anschaffung eines Hochleistungsscanners in der Kanzlei entfällt. Der Hauptvorteil liegt meines Erachtens aber in der deutlichen Zeit- und damit Kostenersparnis. Denn das Öffnen und Sortieren der Post oder das lästige Entfernen von Klammern und Leerseiten bleibt unseren Mitarbeitern dadurch künftig erspart. In der eingesparten Zeit können wir unsere Mitarbeiter anderweitig einsetzen. In Zeiten von Fachkräftemangel ist dies ein Schritt in die richtige Richtung.

Vor welchen Herausforderungen stehen wir?

Für uns wird die Umstellung dieses Prozesses keinen zusätzlichen technischen Mehraufwand bedeuten. Der Zugriff auf die bereitgestellten Dokumente erfolgt mit der Smart-Card, die uns aus den anderen Datev-Programmen, z. B. Unternehmen online, bestens bekannt ist. Der neue Prozess wird sich nahtlos in unsere Arbeitsabläufe einfügen.

Sind die Daten geschützt?

Der Datenschutz wird bei unserer Berufsgruppe natürlich besonders großgeschrieben. Aber wir müssen uns keine Sorgen machen. Denn mit der Datev steht uns ein zuverlässiger Partner zur Seite.

Fazit

Natürlich ist die Digitalisierung des Posteingangs mehr als der reine Scanvorgang, aber dennoch nimmt dieser Ressourcen in Anspruch, die anderweitig eingesetzt werden können. Ob die Auslagerung des Scanprozesses sinnvoll ist, ist natürlich von jeder Kanzlei individuell zu betrachten. Meines Erachtens bietet dieser Service der Datev jedoch einen hohen Mehrwert für die Kanzlei in Sachen Unabhängigkeit und Flexibilität.