Foto: Rawf8/adobe stock

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Der persönliche Weg zur digitalen Kanzlei

Nächste Schritte zur Digitalisierung

Von Michael Brhel, geschäftsführender Gesellschafter von Simba

Die Entwicklung hin zur digitalen Kanzlei ist in der Branche gesetzt. Offen bleibt meist die Frage, wo man auf diesem Weg mit der eigenen Kanzlei steht und welchen Wegabschnitt man zur Digitalisierung noch vor sich hat. Von entscheidender Bedeutung hierfür ist es, die eigene Position sachgerecht und objektiv zu ermitteln, um sich für die richtigen nächsten Schritte zu entscheiden und diese umzusetzen.

Schon an dieser Stelle wird offensichtlich, dass es den einen, einzig richtigen Weg nicht gibt. Vielmehr gibt es vielfältige Möglichkeiten und vor allem Geschwindigkeiten, die eigene Kanzlei zu digitalisieren. Jedoch bestehen schnelle und langsamere Optionen, direkte und beschwerlichere Umsetzungspfade wie auch Hindernisse und Abkürzungen.

Initial sollte zunächst die Feststellung des eigenen Digitalisierungsgrades sein. Hierzu ist es erforderlich, die etablierten Arbeitsabläufe zu erkennen und an den technologischen Möglichkeiten zu spiegeln. Im Ergebnis wird sich ein Lagebild abzeichnen, das zeigt, wie digital man bereits arbeitet und an welchen Stellen noch von neuen digitalen Möglichkeiten profitiert werden kann.

Im nächsten Schritt sollte man sich mit den in der Kanzlei bestehenden Hindernissen einer weiteren Digitalisierung auseinandersetzen. Häufig werden vermeintliche Sachverhalte wie „Die Mitarbeiter können das nicht“, „Die erforderliche Technik ist nicht vorhanden“ oder auch „Die Mandanten wären damit überfordert“ identifiziert. Hier gilt es sich zu vergegenwärtigen, was hinter derartigen Argumenten steht und was die tatsächlichen Gründe des eigenen Nichthandelns sind.

Dann sollte Abhilfe geschaffen werden, indem Mitarbeitern und Mandanten durch gezielte Sachinformation eine wertvolle Starthilfe an die Hand gegeben wird. Es sind unzählige Quellen verfügbar, die die Notwendigkeit zur Digitalisierung und die Vorteile plausibel und verständlich erläutern.

Wichtig ist, die Mitarbeiter und Mandanten mitzunehmen. Der Perspektivwechsel hin zur Mitarbeiter- bzw. Mandantensicht lässt die Gründe für eine zögerliche oder gar ablehnende Haltung für den Kanzlei-Inhaber evident werden und eröffnet Argumentationswege, die beiden Gruppen helfen, ihre eigenen Vorteile zu erkennen.

Letztlich gilt, sich unmittelbar auf den Weg zur Digitalisierung zu machen. Die Digitalisierung bietet Möglichkeiten einer immensen Zeit- und Ressourcenersparnis. Kontaktfreie und asynchrone Arbeitsweisen werden damit Realität. Der gesetzliche Rahmen zum digitalen Rechnungsaustausch ist gesetzt und somit verpflichtend. Manuelle Tätigkeiten werden konsequent automatisiert und die eigene Wettbewerbsfähigkeit bleibt erhalten.