Die E-Rechnung kommt

Für Kanzleien und Unternehmen bringt die Einführung der E-Rechnungspflicht zahlreiche Vorteile mit sich. Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, sollten Übergangsfristen nicht ausgereizt und bereits jetzt mit dem Wechsel zu einer zukunftsfähigen Lösung begonnen werden. Das gilt vor allem für jene Mandanten, die ihre Buchhaltung heute noch mit Word und Excel „managen“.

Mit der gesetzlichen Neuregelung rund um die E-Rechnung bekommen Kanzleien und Unternehmen den nächsten unausweichlichen Digitalisierungsschub. Steuerberater sollten sich daher ab sofort damit auseinandersetzen, welche Mandate betroffen sind und in welcher Digitalisierungsphase diese sich befinden: So arbeiten bestimmte Segmente der Mandantschaft bereits mit einer Software wie Lexware Office, die E-Rechnungen empfangen und archivieren sowie erstellen und versenden kann.

Komplexen gesetzlichen Anforderungen wird hier mit automatisierten Prozessen begegnet, sodass es für Anwender kaum einer Umstellung bedarf.

Für alle anderen Mandanten benötigen Steuerkanzleien eine strukturierte Vorgehensweise: Das Hauptaugenmerk für eine reibungslose Umstellung sollte demnach auf denjenigen liegen, die bisher keine strukturierte Finanzsoftware einsetzten und ihre Rechnungen mit Textverarbeitungsprogrammen erstellen. Diese Mandanten sollten aber unbedingt strategisch auf dem Weg in die Digitalisierung begleitet werden, um möglichst effizient zum Ziel zu gelangen. Denn die Einführung der E-Rechnungspflicht zum Jahresanfang fällt in eine Zeit, in der der Fachkräftemangel sowieso zur Überlastung in den Kanzleien führt.

Zeitplan der Einführung der E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 gilt für B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands die E-Rechnungspflicht, wobei gewisse Übergangsfristen eingeräumt wurden.

Alle Mandantinnen und Mandanten werden vor der Frage stehen, ob sie in der Lage sind, ab dem nächsten Jahr rechtskonforme E-Rechnungsempfänger zu sein. Deshalb sollten Steuerberater schnell Aufklärungsarbeit leisten und mit der Umstellung starten. Denn die E-Rechnung hat neben der digitalen Verpflichtung
viele Vorteile.

Vorteile der neuen E-Rechnungspflicht

• Zeitgewinn: Die automatisierte Verarbeitung standardisierter Datenformate reduziert den manuellen Aufwand und senkt Fehlerquoten.
• Kostenersparnis: Elektronische Rechnungen ohne Warte- und Versandzeit sparen Kosten für Papier, Druck und Porto ein.
• Datensicherheit durch nahtlose und automatisierte Verarbeitung und Archivierung der Daten in den Buchhaltungssystemen.
• Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und das Entfallen von Transportaufwand.

Ein zeitnaher Start der Umstellung ist empfehlenswert

Die größten Veränderungen kommen auf ein Mandantensegment zu, das bislang noch nicht auf eine Finanzsoftware und digitale Prozesse setzte: auf „Werner Word“. Hier bedarf es einer strategischen Vorgehensweise mit klarem Zeitplan, damit Kanzleien nicht in Klärungen, Fragen und Einarbeitungen versinken.

Besonders wichtig und ressourcenschonend: Kanzleien sollten ihren Mandanten eine Lösung empfehlen, die von Anfang an die kompletten Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Orientiert man sich hingegen an den Übergangsfristen und stellt zunächst „nur“ den E-Rechnungsempfang sicher, steht den Kanzleien eine schier endlose Migrationsberatung bis zum 01.01.2028 bevor. Steuerberater sollten demnach besser gleich auf Software wie Lexware Office setzten, die die Erstellung, den Versand und die GoBD-konforme Archivierung in einem Produkt bietet.

Ein Masterplan für die Werner-Word-Migration

Wenn Mandanten mit einer bestehenden E-Rechnungslösung herausgefiltert werden, bleiben die Werner Words übrig – eine heterogene Gruppe, die weiter segmentiert werden sollte: Nach dem Einstieg mit den Mandanten, die ohne Schwierigkeiten zum Wechsel bewegt werden können, lässt sich dann mit wachsender Erfahrung der Schwierigkeitsgrad steigern.

Wenn dann die bisher digital unflexiblen Mandanten an der Reihe sind, kennen die Kanzleien die meisten typischen Probleme und Lösungen bereits und profitieren von den gewonnenen Erkenntnissen bei jedem weiteren Schritt. So könnte eine abgeleitete Reihenfolge mit Handlungsschwerpunkten aussehen:

1. Mandate, die wollen und können

Mandanten, die den nötigen Veränderungen gegenüber aufgeschlossener sind, sind bereit, erste Erfahrungen bei der Migration zu sammeln. Das sind meist Unternehmen, die digital fit sind, bisher jedoch nur wenige Rechnungen gestellt haben und deshalb den gewohnten Prozess nicht verändern wollten.

2. Mandate, die wollen, aber nicht können

Wenn zwar eine grundsätzliche Bereitschaft besteht, aber das Wissen und die Möglichkeiten noch fehlen, sollte der Fokus als Kanzlei auf einer möglichst umfassenden Einarbeitung in die neuen Systeme liegen.

3. Mandate, die können, aber nicht wollen

Widerstrebende Mandanten, die über die technischen Möglichkeiten verfügen, aber dem Wandel gegenüber nicht aufgeschlossen sind, lassen sich am besten mit einer Software-Demo überzeugen. Dabei wird bewusst auf Begeisterungsfaktoren wie Fotos vom Beleg mit automatisierter Verbuchung gesetzt.

4. Mandate, die weder können noch wollen

Wenn Mandanten durch Argumente und Vorführungen der komfortablen Effizienz nicht zu überzeugen sind, bleibt nur der Verweis auf die gesetzlichen Pflichten und die Frage, wie diese erfüllt werden sollen.

Bei allen vier Mandantentypen gilt: Effizient ist ein einheitlicher Software-Onboarding-Prozess, den alle Werner Words durchlaufen.

Hierbei sollten wesentliche Eckpfeiler der digitalen Zusammenarbeit besprochen und festgehalten werden. Gemeinsame Entscheidungen zu den Grundeinstellungen in der Software beschleunigen den Effizienzgewinn, z. B. bei der Datenübernahme in die Kanzleisoftware. Wie die Einarbeitung dann konkret erfolgt, kann unterschiedliche Formen annehmen: Von der individuellen Schulung durch die Kanzlei über externe Coaches oder Online-Tutorials bis hin zur selbstständigen Einarbeitung im gesetzten Zeitrahmen.

Wichtig ist jedoch, dass bewusste Entscheidungen getroffen werden, die zu den individuellen Prozessen in der Kanzlei passen. So kann sichergestellt werden, dass auch eine Mehrbelastung durch die „Werner-Word-Migration“ handhabbar bleibt und mittelfristig zu Effizienzgewinnen führt.

Information

Bestens vorbereitet: Keine Sorge um Ihre Lexware Mandate
Bei Mandanten, die mit Lexware Office arbeiten, müssen Kanzleien sich keine Gedanken wegen der Umstellung machen: Die Buchhaltungslösung des Marktführers wurde um alle nötigen E-Rechnungsfunktionalitäten erweitert. E-Rechnungen lassen sich so ohne Zusatzkosten erstellen – eine klare Empfehlung für alle Werner Words.
www.lswb.bayern/lexware