Die Reisekostenrichtlinie

Reisekosten sind nicht nur ein administratives Übel, die nach jeder Geschäftsreise abgerechnet werden wollen, sondern auch höchst anfällig für Missverständnisse, lange Freigabeprozesse und fehlerhafte Einreichungen. Damit sind sie ein perfektes Beispiel dafür, wie wichtig klare Kommunikation für Prozessoptimierung ist. Digitalisierung und Automatisierung sorgen für einen weiteren Schub an Transparenz und Schnelligkeit.

Wie also Klarheit in die Reisekosten bringen? Eine Reisekostenrichtlinie ist hierbei das ideale Werkzeug. In diesem Dokument können Sie bzw. Ihre Mandanten die wichtigsten Regeln und Abläufe im Zusammenhang mit geschäftlichen Reisen festlegen und erläutern – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Erstattung der Kosten.

Eine deutliche, übersichtliche und bedarfsgerechte Reisekostenrichtlinie vereinfacht zudem Ihre betriebsinternen Abläufe. Zugleich erleichtert sie den zuständigen Abteilungen die Bearbeitung, trägt zur Einhaltung des Reisebudgets bei und kann die Kosten für Geschäftsreisen senken.

Diese Angaben gehören in eine Reisekostenrichtlinie

Unternehmen sind bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie weder inhaltlich noch in Bezug auf den Aufbau an gesetzliche Vorgaben gebunden. Wichtig ist, dass die Reisekostenrichtlinie transparent informiert und dadurch Sicherheit im Umgang mit nicht immer einfachen Fragen bietet.

Wesentlich sind etwa nützliche Tipps und Informationen dazu, wie Mitarbeitende ihre geschäftlichen Reisen – sowohl Transport als auch Unterkunft – buchen können. Auch Vorgaben zu den verschiedenen Arten von Reisekosten und ihrer Erstattung dürfen in einer Reisekostenrichtlinie nicht fehlen. Alle Informationen sollten deutlich erklärt sein, damit Ihre Mitarbeitenden stets wissen, welche Regeln bei welchem Anwendungsfall für sie gelten.

Automatisch Missverständnissen vorbeugen

Mit einem Reisekosten-Tool wie Circula können Sie Ihre Richtlinien und Budgets einfach digital regeln – und zwar sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch abteilungsspezifisch. So zeigt Ihnen die Plattform zum Beispiel direkt an, wenn ein Budget überschritten wurde und Sie die eingereichte Reisekostenabrechnung noch einmal sorgfältig prüfen müssen.

Ist alles in Ordnung und die Richtlinien wurden eingehalten, können Sie die Reise per Mausklick freigeben und zur Erstattung exportieren. Direkte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie DATEV oder HR- und Reisebuchungslösungen automatisieren sogar die Kommunikation zwischen Ihren Tools.

Mehr unter www.circula.com/steuerberater

Zur Autorin

Juliette Kronauer beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung der Steuerberatung und von Geschäftsprozessen, dazu gehören insbesondere mitarbeiterzentrierte Prozesse und systemische Ökosysteme in KMUs.