Durch Besprechungsstrukturen bessere Ergebnisse erreichen

Persönliche Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Kanzleialltags. Zahlreiche Aufgaben und dynamische Abläufe können besser im persönlichen Kontakt abgestimmt werden. Unsere Körpersprache wie Mimik, Gestik oder Stimme ist fundamental für die Kommunikation und kann auf dem virtuellen Weg nicht entsprechend wiedergegeben werden. Das persönliche Engagement der Mitarbeitenden oder auch die Bedeutung der gesendeten Botschaft kann im persönlichen Kontakt viel besser eingeordnet werden. Die Kollegen lernen sich untereinander über das rein Berufliche hinaus kennen, was zu einer stärkeren Bindung und darüber hinaus zur Stärkung des Teams führt.

Meetings haben allerdings oft einen schlechten Ruf, Teilnehmende halten geschätzt 90 % dieser Veranstaltungen für Zeitfresser, da sie Unmengen an Ressourcen verschlingen und oft nicht zielführend sind.

Was tun? Wir haben da ein paar Vorschläge für Sie:

1. Routinemeetings, Jour fixes etc. sind gut und wichtig – meistens. Überdenken Sie Ihre Routinemeetings: Findet das Meeting nur statt, weil es schon immer stattfindet? Nach dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Oder werden tatsächlich sinnvolle Informationen ausgetauscht?
2. Achten Sie bei der Planung des Meetings auf ein „produktives Zeitfenster”: Um sowohl die „Eulen“ und die „Lerchen“ unter einen Hut zu bekommen, setzen Sie anspruchsvolle Meetings erst ab 10 Uhr morgens oder nachmittags zwischen 15 und 17 Uhr an. Direkt nach der Mittagspause ist der Körper mit der Verdauung beschäftigt, statt im Gehirn für gute Arbeitsfähigkeit zu sorgen.
3. Halten Sie sich an die Zeitangaben. Beginnen Sie pünktlich mit der Veranstaltung und hören Sie pünktlich auf. Das mag am Anfang zu Verwirrung führen, aber spätestens nach dem zweiten Mal kommen alle Teilnehmenden pünktlich, weil sie erfahren haben, dass die Startzeit der Einladung keine Schätzung ist.
4. Timeboxing: Jeder Punkt auf der Agenda bekommt so viel Zeit, wie ihm vor dem Meeting zugewiesen wurde. Reicht die Zeit nicht aus, muss der Punkt im folgenden Meeting fortgeführt werden. Das wird am Anfang bei den Betroffenen zu Unmut führen, ist aber unabdingbar, wenn Sie die gesamte Meeting-Kultur zum Nutzen aller verbessern wollen.
5. Bestimmen Sie einen Timekeeper. Dieser sorgt für das Einhalten der Redezeit. Wenn Sie diese Rolle rotierend weitergeben, ist jeder einmal an der Reihe und auch Vielredner verstehen, dass es manchmal besser ist, sich kurz zu halten.
6. Geben Sie nur Personen, die mindestens fünf Minuten Redezeit benötigen, einen eigenen Agendapunkt. Alles andere ist Kleinkram und bläht das Treffen unnötig auf.

Unsere Empfehlung: Starten Sie in kleinen Schritten. Setzen Sie den Impuls um, der Ihnen am meisten zusagt. Sprechen Sie mit Ihrem Team und Sie werden sehen, dass Sie mit diesen Vorschlägen offene Türen einrennen. Wenn Sie die ersten Meetings mit diesen Ansätzen durchgeführt haben, schreiben Sie uns gerne – wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen. Weitere Tipps für effiziente Online-Meetings verraten wir Ihnen in der nächsten Magazin-Ausgabe.