Foto: Yuwarin/adobe stock

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E-Rechnungspflicht

Gesetzliche Vorgabe mit Effizienzbooster

Von Ivo Moszynski, DATEV eG

Elektronische Rechnungen gibt es bereits eine ganze Weile. Ungeachtet ihrer Vorteile konnten sie der Papierrechnung in Sachen Nutzung bislang aber nicht den Rang ablaufen. Nach aktuellen Schätzungen machen E-Rechnungen inzwischen etwa 36 Prozent des Rechnungsaufkommens in Deutschland aus. Auf Initiative des Gesetzgebers wird das künftig anders, denn mit dem Jahresbeginn 2025 greift bei Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen die Verpflichtung zur E-Rechnung.

Nüchtern betrachtet führt die E-Rechnung bislang ein Nischendasein. Für knapp zwei Drittel des Rechnungsaufkommens in Deutschland wird nach wie vor Papier als Trägermedium genutzt. Und selbst von den oben genannten 36 Prozent elektronisch übermittelter Rechnungen genügt die Mehrzahl (beispielsweise PDF-Rechnungen) nicht der Anforderung nach Maschinenlesbarkeit, wie sie die engere Definition der E-Rechnung verlangt. Um diese bereinigt, liegt der Anteil der „echten“ E-Rechnungen schätzungsweise noch bei etwa 15 Prozent.

Verordnete Digitalisierung

Die Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze im Business-to-Business-Bereich (B2B) wird das ändern. Letztendlich sorgt sie dafür, dass Unternehmen flächendeckend in die Umsetzung der E-Rechnung kommen. In diesem Sinne ist die gesetzliche Verpflichtung ein echter Gamechanger und wird als Booster der digitalen Transformation im kaufmännischen Umfeld fungieren. Sie wird erhebliche positive Auswirkungen auf überholte, weil papierbasierte Abläufe mit sich bringen.

Die Regelungen, die im März 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurden, gelten grundsätzlich bereits mit dem Jahresbeginn 2025. Damit greift auch im Business-to-Business-Umfeld, was für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, schon länger gilt: Sie müssen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren. Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vorsieht, empfiehlt es sich, die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen zügig anzugehen, da der Empfang von E-Rechnungen ab dem ersten Tag verpflichtend ist.

Automatisierung mit bewährten Formaten

Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Kanzleien und Unternehmen Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) bestätigt.

Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV. Die Genossenschaft unterstützt steuerliche Berater auch über die passende Software hinaus mit Informationen und Weiterbildungsangeboten bei den Herausforderungen rund um die E-Rechnungspflicht.

Schlankere, schnellere Prozesse im Rechnungswesen

Einer zeitnahen Umstellung steht also nichts im Weg. Kanzleien wie Unternehmen stellen sich damit nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt. Schließlich wird der gesamte, dann datenbasierte Rechnungsprozess samt Archivierung deutlich schneller, transparenter und dadurch auch effizienter. Immerhin können digitale Eingangsrechnungen schneller verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen lassen sich mit weniger Aufwand erstellen, versenden und archivieren. Auch Freigabeworkflows mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen sind deutlich effizienter und vor allem ortsunabhängig realisierbar.

Zudem werden Kosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich in diesem Umfeld einiges rationalisieren. Musterberechnungen zeigen, dass die E-Rechnung durchschnittlich um rund 60 Prozent günstiger zu realisieren ist als ihr Pendant auf Papier. Bei einem Aufkommen von 1.000 Ausgangs- und 500 Eingangsrechnungen lassen sich so etwa 12.000 Euro sparen.

Kanzleien bei der Einführung gefragt

Für den steuerberatenden Berufsstand bedeutet die E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld zunächst einmal zusätzliche Aufgaben. Er muss seine Mandanten gut beraten und ihnen helfen, ihre Prozesse zu optimieren, um bestmöglich von diesem Digitalisierungsschub zu profitieren. Die Kanzlei kann beispielsweise die Implementierung digitaler Prozesse direkt vor Ort im Unternehmen begleiten – etwa durch speziell geschulte Mitarbeiter. Der dadurch gezündete Digitalisierungsbooster hilft mittelfristig auch den Kanzleien direkt. Liegen die Daten im Unternehmen erst einmal alle digital vor, greifen die Prozessverbesserungen auch über die Unternehmensgrenzen hinaus, beispielsweise für das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant. Daten können ganze Prozessketten dann auch automatisiert durchlaufen.

Der Aufwand, sich aktiv um die Umstellung ihrer Mandanten zu bemühen, lohnt sich für Steuerberater also in jedem Fall. Die Umstellungsprojekte zu betreuen, wird nicht die einzige Auswirkung bleiben, die die E-Rechnungspflicht für Kanzleien nach sich zieht. Darüber hinaus ergeben sich auch neue, dauerhaft bestehende Aufgabenfelder in der Mandatsbeziehung – und das ist genau der Punkt, an dem die E-Rechnung zur Win-win-Situation auch für kleine Unternehmen und ihre steuerlichen Berater wird. Denn auf Basis der in Echtzeit vorliegenden Daten können Kanzleien beispielsweise nach der Rechnungsschreibung das komplette Rechnungswesen für ihre Mandanten übernehmen. Die Grundlage dafür hat die E-Rechnungspflicht im Gepäck, macht sie doch eine digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zwingend erforderlich.

Die Kanzlei als Outsourcing-Partner für ihre Mandanten

Kleine und mittlere Unternehmen wünschen sich über die klassischen Kanzleileistungen wie die Finanzbuchführung hinaus oft weitere Unterstützung im rechnungsnahen Umfeld. Der medienbruchfreie digitale Workflow, der im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung entsteht, wird deshalb den Trend noch verstärken, Teilbereiche des Rechnungswesens an die Steuerberatungskanzlei auszulagern.

Es ist also zu erwarten, dass Steuerberater verstärkt gerade für kleinere Mandate Aufgaben wie das betriebliche Rechnungswesen, das Controlling, das Liquiditätsmanagent mit Mahnwesen und Debitorenanalyse oder die Planungsrechnung übernehmen können – und das mit relativ geringem Aufwand. Schließlich liegen ihnen dann in Echtzeit alle nötigen Daten vor, um reibungslos zu übernehmen.  

Information

DATEV unterstützt umfassend

  • Als erste Anlaufstelle, um sich mit den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen vertraut zu machen, bietet sich die Unterstützungsseite go.datev.de/e-rechnung an, die sukzessive ergänzt und erweitert wird.
  • Außerdem steht für DATEV-Mitglieder unter go.datev.de/e-rechnung-unterstuetzungspaket ein Unterstützungspaket bereit. Darin sind unter anderem ein Leitfaden mit Checklisten für das Vorgehen in der Kanzlei, Mandanten- Anschreiben sowie Informationsmaterial zur Weitergabe an die Mandanten enthalten.

Der Autor: Ivo Moszynski ist Leiter Strategie E-Rechnung bei der DATEV eG, Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Mitglied im Vorstand des Verbands elektronische Rechnung e. V. (VeR).