Effizienter Arbeiten im Team

Der Begriff „Teamwork“ taucht heute auf nahezu jeder Kanzlei-Website, in jedem Imagefilm und jeder Werbeanzeige auf. Er vermittelt gleichermaßen Menschlichkeit und gebündelte Kompetenz und erfreut sich daher auch in unserer Branche großer Beliebtheit. Wie dieses essenzielle Prinzip des Miteinanders in der Arbeitswelt praktisch gelebt wird, bleibt aber oft undurchsichtig. Deshalb möchte ich anhand eines kleinen Beispielsfalls zeigen, wie Teamwork unseren Kanzleialltag bereichert:

In dem Fall will ein aus Syrien Geflüchteter in Deutschland ein Café mit Spezialitäten aus seiner Heimat eröffnen und kommt für steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Beratung in unsere Kanzlei. In einem ersten Beratungsgespräch werden zunächst alle entscheidenden Informationen und Daten gesammelt. Bereits während des Gesprächs wird erkennbar, aus welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sich ein Team zur Bewältigung der nun anstehenden Aufgaben zusammensetzen könnte.

In unserem Beispiel erschien es sinnvoll, eine Gruppe aus einer erfahrenen Lohnsachbearbeiterin, einer kompetenten Buchhaltungskraft, einer Abschlusserstellerin und einer Sachbearbeiterin, die sämtliche Prozesse optimal
digital umsetzt, zu bilden.

In der Regel wird das Team unmittelbar nach der Mandantenbesprechung zusammengestellt und der Fall vor allen erläutert, sodass die unterschiedlichen Aufgabengebiete klar umrissen sind. Hierdurch werden Schnittstellen geschaffen und der Kommunikationsaustausch zwischen den Mitarbeitern verbessert. Zudem werden durch die Arbeit im Team beispielsweise auch Faktoren wie Altersunterschiede oder vielfältige Bildungshintergründe überbrückt.

Nach meiner Erfahrung sind die Mitarbeiter bei einer Präsentation des Falls im ganzheitlichen Kontext zudem motivierter, da sie nicht nur einen einzelnen Aspekt bearbeiten, ohne die dahinterstehenden Zusammenhänge zu kennen.

Fachlich definiert jedes Teammitglied sein Aufgabengebiet selbst. Über nicht verteilte Aufgaben wird diskutiert, die Verteilung erfolgt dann anhand der jeweiligen Kompetenzen und Kapazitäten. Danach wird gemeinsam ein realistischer Terminplan erstellt.

Die genaue Anzahl der Teamtreffen ist mandatsabhängig, so wurden etwa im oben genannten Fall drei Termine vereinbart. Die Arbeitsergebnisse waren bereits im zweiten Termin zu 60 % erreicht, sodass nur noch Details koordiniert werden mussten. Wiederum wurden die noch offenen Aufgaben verteilt und ein nächster Besprechungstermin festgesetzt.

Nun waren intern alle Informationen bezüglich des Mandats zusammengetragen, sodass der Mandant im zweiten Besprechungstermin über die Arbeitsergebnisse informiert werden und seine zuständigen Sachbearbeiter für die vier Gebiete (Lohn, Buchhaltung, Abschlusserstellung und digitale Kommunikation) persönlich kennenlernen konnte. Kurze Zeit später wurden diese Prozesse digital abgebildet. So übermittelt der Mandant etwa die Daten seiner Arbeitnehmer online und sendet seine Buchhaltungsbelege ebenfalls digital.

Das Teamworking ist in unserer Kanzlei seit geraumer Zeit ein Erfolgsmodell: Es führt zu höherer Motivation der Mitarbeiter, einer effizienteren und kommunikativeren Arbeitsweise und gibt dem Mandanten die Sicherheit, kompetent beraten zu werden. Auch wenn die Werbewirksamkeit des Begriffs sicher ein netter Nebeneffekt ist, so stellt das Prinzip „Teamwork“ doch vor allem eine Bereicherung des Arbeitsalltags dar, die meine Mitarbeiter und ich nicht missen wollen.

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^{Foto: Flamingo Images/adobe stock}