Erste Erfahrungen mit E-Rechnungen …

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran, und die Einführung von E-Rechnungen stellt für Steuerkanzleien und deren Mandanten einen bedeutenden Meilenstein dar. Die hmd-software AG konnte in den letzten Monaten wertvolle Erfahrungen mit dem Thema E-Rechnungen sammeln. In diesem Artikel werden die Erfahrungen mit Ihnen geteilt und praxisnahe Lösungen vorgestellt, die den Arbeitsalltag für Sie und die Mandanten spürbar erleichtern.

Die Herausforderung der E-Rechnung

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Steuerkanzleien vor der Herausforderung, ihren Mandanten eine effiziente Lösung zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu bieten. Obwohl Sie ihre Mandanten bereits häufig auf die seit dem 01.01.2025 gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen hingewiesen haben, gibt es immer noch eine gewisse Zurückhaltung. Viele Mandanten schieben das Thema auf die lange Bank und stellen die Notwendigkeit infrage. Nicht zuletzt, weil die gesetzlichen Fristen einen gewissen Spielraum offen lassen.

Doch eines ist klar: Wer jetzt nicht handelt, verpasst die Chance, von den Vorteilen der E-Rechnungen zu profitieren. Die Einführung der E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse signifikant zu verbessern. Kanzleien, die bereits die Umstellung begleitet haben, berichten von einer erheblichen Erleichterung ihrer Arbeitsprozesse, aber auch von den Vorteilen für ihre Mandanten.

Lange Zeit hat man überlegt, wie man die Mandanten flächendeckend dazu bewegen kann, Belege digital in die Buchhaltung zu senden, um Prozesse zu vereinfachen und Buchungszyklen zu entzerren. Trotz der vielen Vorteile waren selten alle Mandanten davon zu überzeugen, wodurch immer noch der Pendelordner ein häufig genutztes Medium darstellt. Mit der Pflicht, seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu müssen, und der dazu korrespondierenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die verlangt, eine Rechnung im Originalformat weiterzuverarbeiten, sollte mit dem Pendelordner nun endlich Schluss sein.

Die Erfahrung zeigt aber nun, dass es extrem wichtig ist, die Mandanten bei diesem Schritt auch an die Hand zu nehmen. Erarbeiten Sie mit den Mandanten effiziente Wege, Belege in die Buchhaltung zu senden. Und dabei meinen wir nicht die E-Mail. Sprechen Sie mit Ihren Kunden über die möglichen Schwierigkeiten, wie beispielsweise die Lesbarkeit einer X-Rechnung. Und informieren Sie über die vielen Vorteile einer E-Rechnung.

Die Hürde X-Rechnung

Im B2G-Bereich (öffentliche Auftraggeber) ist die X-Rechnung schon seit Jahren verpflichtend. Nun gilt dieses Format aber auch im B2B-Bereich als zulässiges E-Rechnungen-Format. Aber warum sollte man nun ausgerechnet über dieses Format sprechen? Es ist anders als die ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein rein strukturiertes Datenformat, welches keinen visuellen Bestandteil beinhaltet. Und das macht es für Sie und die Mandanten schwierig, diese Rechnungen zu verarbeiten. Binden Sie diesen Aspekt frühzeitig in Ihre Beratung ein. Für Mandanten ist es nicht praktikabel und vor allem nicht medienbruchfrei, diese Rechnungen wieder anderweitig lesbar zu machen.

Programme mit einem integrierten X-Rechnungs-Viewer werden von den Mandanten sehr geschätzt, wie z. B. der hmd.onlineworkflow www.youtube.com/watch?v=NW5kwqtbIEs

Empfang und Archivierung von E-Rechnungen – das Chaos ist vorprogrammiert

Schon heute gehört es zum gängigen Standard, dass nicht alle Unterlagen vom Mandat ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt werden und immer wieder nachgefordert werden müssen. Aber wie soll das nun mit der E-Rechnung werden? Manche Lieferanten schicken die Rechnung per E-Mail, manche per Portalabruf und andere immer noch per Post. Durch diese verschiedenen Eingangsquellen wird es schwierig, den Überblick und die Vollständigkeit zu gewährleisten. Hierbei helfen meist nur klar strukturierte und definierte Prozesse. Oder Software-Tools, die den Mandanten dabei unterstützen. Das „i-Tüpfelchen“ dabei wäre natürlich, wenn diese Tools auch gleich noch ein Belegarchiv bieten und der Mandant dies nicht noch separat pflegen muss.

E-Rechnungen einfach und sicher verarbeiten

Viele Anwendungen bieten Steuerkanzleien und deren Mandanten Lösungen, die es ermöglichen, E-Rechnungen schnell und unkompliziert zu verarbeiten, zu erstellen und zu archivieren. Mit den entsprechenden Tools können Unternehmen ihre Rechnungen direkt im digitalen Format annehmen und weiterverarbeiten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine deutlich höhere Genauigkeit bei der Buchhaltung.

Die Vorteile der E-Rechnungen sind unbestreitbar:

• Verkürzte Buchungs-Zyklen: Belege werden nicht mehr bis zum Monatsende gesammelt, sondern zeitnah in die Buchhaltung übertragen. Dadurch können die Daten auch zeitnah verarbeitet werden.
• Weniger fehlerhafte Eingaben: Durch die Automatisierung und das digitale Format verringert sich das Risiko fehlerhafter Rechnungsangaben erheblich.
• Schnellere Bezahlprozesse und Skonto: Digitale Rechnungen ermöglichen eine zügigere Bearbeitung und garantieren so eine schnellere Zahlung, was vor allem für Skontogewährungen von Vorteil ist.
• Durchgängige Prozesse: Von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung – mit der E-Rechnung werden alle Prozesse digitalisiert und nahtlos miteinander verbunden.
• Pflicht der Archivierung: Die Archivierung von E-Rechnungen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist durch die digitale Speicherung sicher und jederzeit abrufbar.

Fazit

Die Einführung von E-Rechnungen ist ein Schritt in die Zukunft der Steuerberatung. Steuerkanzleien, die ihre Mandanten frühzeitig bei der Umstellung auf die E-Rechnung
unterstützen, können von deutlich optimierten Prozessen profitieren. Es ist an der Zeit, das Thema nicht länger aufzuschieben, sondern die Chance zu ergreifen und die E-Rechnungen als wertvolles Tool für eine schnellere, präzisere und effizientere Buchhaltung zu nutzen.

Für weitere Informationen zu unseren Lösungen und wie sie Ihnen und Ihren Mandanten helfen können, besuchen Sie gerne unsere Webseite:
software-steuerberater.eu/themen/workflow 

INFORMATION

TAXarena 2025:
Die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung
Die hmd-software AG wird ihre Lösungen zur Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen auch auf der TAXarena 2025 in München vorstellen. Die Veranstaltung bietet eine hervorragende Gelegenheit, sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Steuerberatung zu informieren und die innovativen Tools von hmd live zu erleben.

Besuchen Sie uns auf der TAXarena 2025 und erfahren Sie aus erster Hand, wie Sie von der digitalen Transformation profitieren können. Wir freuen uns darauf, Ihnen unsere Lösungen vorzustellen und Ihnen zu zeigen, wie einfach und effizient die Arbeit mit E-Rechnungen sein kann.

Online-Seminar

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www.lswb-akademie.bayern/hmd-erechnung