Foto: Andrey Popov/adobe stock

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Gefahrgut Bargeld – die Kasse im Fokus der Finanzverwaltung

Prozessberatung – Tipps und Hilfestellung für die Beratung in Sachen Kasse (Folge 8)

Von Claudia Specht, Pressestelle der Datev eG

Mandanten mögen es konkret – das gilt ganz besonders für diejenigen Aspekte der Beratung, die alltägliche Pflichten betreffen. In Sachen „Kasse“ stehen Berater hier vor einer Mammutaufgabe: Nicht nur, dass die aktuellen Anforderungen beständigen Veränderungen unterworfen sind, auch die Anzahl der verwendeten Systeme und branchenspezifischen Eigenheiten ist enorm. Dennoch lohnt sich die Prozessberatung rund um die Kassenführung in besonderer Weise.

Wenn die deutschen Unternehmen rund 2,5 Prozent ihres Jahresumsatzes aufwenden müssen, wie eine Studie im Auftrag des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) am Beispiel des Gastgewerbes ergab, um der staatlichen Bürokratie zu genügen, dann freut dies sicherlich die wenigsten. Umso mehr danken es Mandanten, wenn Berater und Beraterinnen es verstehen, diesen Aufwand zu minimieren und dafür zu sorgen, dass Betriebsprüfer keinen Grund für Beanstandungen haben. Das gilt ganz besonders für die geltenden Anforderungen rund um die Kassenführung.

1. Gesetzkonformität vom Hersteller bestätigen lassen

Die schwierigste Frage in der Praxis ist aus Mandantensicht nämlich eine ganz einfache: „Genügt mein System den gesetzlichen Anforderungen?“ Dies zu beantworten, erfordert eine genaue Analyse der Prozesse rund um die Kassenführung – denn es genügt eben keineswegs, eine finanzamtskonforme Kasse zu besitzen, wie viele Mandanten nach wie vor glauben.

Letztere Frage zu klären, obliegt dem Hersteller. Es empfiehlt sich für Berater und Mandanten, eine entsprechende Bestätigung des Händlers oder Herstellers einzuholen. Danach geht es an die eigentliche Beratung, die sich im Wesentlichen in drei Teilbereiche aufgliedern lässt:

  • Kassenverwendung durch die Mitarbeiter im alltäglichen Betrieb
  • Schutz, Sicherheit und Archivierung der erzeugten Daten
  • Formalien, insbesondere Verfahrensdokumentation

2. Gesetzeskonformen Kasseneinsatz in der Praxis prüfen

Bei der Frage, wie Mitarbeiter mit der Kasse in der Praxis umgehen, gibt es ein paar typische Problemfelder. Dazu zählen der Umgang mit Storni und Gutscheinen, die Unterscheidung von baren und unbaren Zahlungsvorgängen, die Pflicht, tatsächlich jeden Vorgang in der Kasse zu erfassen sowie die generellen Berechtigungen, die einzelne Mitarbeiter im Hinblick auf die Kassenführung haben. In der Gastronomie und im Lebensmittelhandel kommen außerdem regelmäßig die Themen „Trinkgeld“ beziehungsweise „unterschiedliche Mehrwertsteuersätze“ hinzu.

Bei diesen Aspekten ist es unabdingbar, sie im Einzelnen mit dem Mandanten durchzugehen, eventuelle Schwachstellen oder gänzlich ungeregelte Bereiche aufzudecken und schriftlich ein gesetzeskonformes Vorgehen zu fixieren, das die Vorlage für die anschließende Verfahrensdokumentation liefert. Die diesbezügliche Schulung der Mitarbeiter obliegt dann dem Unternehmer bzw. der Unternehmerin.

3. Daten schützen und sichern via Datev Kassenarchiv online

Neben dem Faktor Mensch kommt im gesamten Prozess den Daten die größte Rolle zu. Hier gilt es, Mandanten dafür zu sensibilisieren, dass die Daten, die ihre Kassen erzeugen, tatsächlich über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungszeitraum von zehn Jahren in lesbarer und auswertbarer Form vorzuhalten sind. Das geschieht am besten automatisiert via tagesaktueller Übertragung sämtlicher Daten ins Datev Kassenarchiv online.

Inzwischen haben zahlreiche namhafte Kassen- und Kassensoftwarehersteller sowie TSE-Anbieter eine Schnittstelle zum Datev Kassenarchiv online geschaffen. Über diese gelangen die Daten der Mandanten am Ende eines jeden Tages automatisiert und sicher ins Datev-Rechenzentrum, wo sie jederzeit für eine etwaige Betriebsprüfung revisionssicher zur Verfügung stehen. Eine Liste der Kassensysteme mit Schnittstelle findet sich unter www.datev.de/marktplatz.

Sollte das Mandantensystem nicht über eine entsprechende Schnittstelle verfügen, lassen sich die Daten auch manuell in das Datev Kassenarchiv hochladen oder alternativ etwa auf dem betriebsinternen Server oder auf einem externen Datenträger speichern. Die Finanzverwaltung schreibt hier keine konkrete Form vor. Allerdings ist der langjährige Sicherungsaufwand bei einer Archivierung auf eigenen Systemen meist kostspieliger als bei einer Cloud-Lösung wie Datev Kassenarchiv online. Dort lassen sich alle Daten und Dokumente rund um die Kassenführung archivieren. Sind die Daten entsprechend der „DFKA-Taxonomie-Kassendaten“ strukturiert, können diese dann digital an die Lösung Datev Kassenbuch online weitergeleitet und nach der Festschreibung mit Buchungsvorschlägen in die Datev-Programme für das Rechnungswesen übernommen werden.

4. Muster-Verfahrensdokumentation intensiv nutzen

Eine Sensibilisierung der Mandanten ist auch für die Verfahrensdokumentation notwendig, die ebenfalls verpflichtend ist und archiviert werden muss. Um alle Aspekte des Prozesses zu berücksichtigen, empfiehlt es sich, zunächst auf die Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystematik e. V. (DFKA) zurückzugreifen. Die umfangreiche Vorlage wurde vom DFKA unter Beteiligung von Experten der Datev eG erstellt. Sie steht unter www.dfka.net/muster-vd-kasse als bearbeitbares Textdokument kostenlos zur Verfügung.

Obwohl die Muster-Dokumentation eigentlich dazu gedacht ist, bestehende Prozesse zu beschreiben, lässt sie sich auch umgekehrt verstehen, das heißt als Leitfaden für die erstmalige Einführung strukturierter Prozesse rund um das Thema Kasse im Mandantenunternehmen. Auf diese Weise kann das Muster Beratern beim Einstieg in die Thematik eine wertvolle Hilfestellung bieten.

Information

Weitere Informationen zum Thema Kasse unter:
www.datev.de/kasse
www.datev.de/kassenarchiv
kassenarchiv@service.datev.de
Tel.: 0800 3283897