Foto: Kurt Kleemann/adobe stock

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Jahresabschlussgespräch – Ritual oder großes Kino?

Von Stephanie Obst, Steuerberaterin, LSWB-Zweigstellenleiterin

In Zeiten der Digitalisierung nimmt der persönliche Kontakt immer weiter ab und zahlreiche Dienstleistungen werden automatisiert. Dies trifft auch viele Aufgabenbereiche des Steuerberaters, etwa die Buchhaltung, die immer noch einen großen Teil des Umsatzes ausmachen.

Gerade aus diesem Grunde ist es wichtig, sich gegenüber dem Wettbewerber abzuheben. Dem Mandanten ist es meist nicht bewusst, welche Leistung sich hinter der Jahresabschlusserstellung verbirgt und welche komplexen Fragestellungen geklärt werden. In der Folge wird daher die Jahresabschlussgebühr häufig als zu hoch empfunden. Ein Baustein, die Mandantenbindung zu verbessern und die gefühlte Wertigkeit der Jahresabschlusserstellung zu erhöhen, ist die Jahresabschlussbesprechung. Sie ist eine hervorragende Gelegenheit, dem Mandanten nicht nur seine Zahlen, sondern auch die eigene Beratungskompetenz zu präsentieren.

Sowohl bei der Jahresabschussbesprechung selbst als auch bei der Vorbereitung gibt es jedoch einige Punkte zu beachten:

Organisatorische Maßnahmen

Unabhängig von den fachlichen Fragestellungen sollten auch einige organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden. Zunächst ist es ratsam, den Jahresabschuss in den ersten sechs Monaten des Folgejahres zu erstellen und zu besprechen. Der Mandant ist stets mit dem aktuellen Tagesgeschäft sowie mit strategischen Entscheidungen beschäftigt. Mit zunehmendem zeitlichem Abstand zwischen Bilanzstichtag und Jahresabschlusserstellung wird der Jahresabschluss immer uninteressanter. Die zeitnahe Erstellung ist jedoch nicht immer ohne weiteres umsetzbar und nur möglich, wenn die Buchhaltung ebenfalls entsprechend zeitnah und qualitativ hochwertig erstellt wird. Die eigentliche Vorbereitung der Jahresabschlussbesprechung beginnt somit schon während des laufenden Jahres.

Darüber hinaus sollten die Besprechungspunkte sowie der zeitliche Rahmen mit dem Mandanten kommuniziert werden – insbesondere dann, wenn bisher keine oder nur sehr kurze Jahresabschlussbesprechungen stattgefunden haben. Es wäre schade, wenn die Besprechung beendet werden muss, weil der Mandant zu einem Anschlusstermin muss oder die Besprechung unter großen Zeitdruck stattfindet. Natürlich sollte auch auf Seiten des Steuerberaters für eine störungsfreie Umgebung gesorgt werden. Der Mandant steht schließlich im Mittelpunkt der Besprechung.

Zu einer guten Vorbereitung gehört die Besprechung der Zahlen und Entwicklung mit dem Mitarbeiter, der mit der Erstellung beauftragt war, sofern dieser nicht selbst an der Besprechung teilnimmt.

Fachliche Aufbereitung der Zahlen

Ziel der Jahresabschlussbesprechung ist es, dem Mandanten seine Zahlen so zu präsentieren, dass dieser sie versteht und sich mit ihnen identifizieren kann. Bei der Durchführung sollte man daher nicht Gefahr laufen, dem Mandanten den Jahresabschluss in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung vorzulegen, und den „Zahlenfriedhof“ zu erläutern. Wichtig ist hier, weitere Beratungskompetenz zu zeigen und dem Mandanten seine Zahlen zu erklären, sodass dieser auf Basis dieser Zahlen weitere unternehmerische Entscheidungen treffen kann.

Die Zahlen des Jahresabschlusses sollten durch Kennzahlen im betrieblichen Ablauf mit Hilfe einer Powerpoint-Präsentation aufbereitet werden. Viele Softwareanbieter bieten bereits vorgefertigte Präsentationen an, welche die Daten direkt aus dem Jahresabschluss ableiten und somit Unterstützung bieten. Diese Präsentationen sollten jedoch nie ungesehen übernommen werden. Der Steuerberater sollte sich immer bewusst sein, wer der Adressat der Präsentation ist und welche Vorkenntnisse dieser hat. A und O ist es, den Jahresabschluss mandantengerecht aufzubereiten, um diesem seine Zahlen näher zu bringen und ggf. weitere Handlungsergebnisse abzuleiten.

Ein wichtiger Bestandteil der Präsentation ist daher nicht nur, die aktuellen Zahlen mithilfe von Kennzahlen aufzubereiten, sondern diese auch im Zeitablauf grafisch darzustellen. Durch die bildhafte Darstellung von Zeitreihen können gegebenenfalls Tendenzen auch für die zukünftige Entwicklung erkannt und abgeleitet werden.

Neben dem innerbetrieblichen Vergleich im Zeitablauf ist ein externer Vergleich mit dem Wettbewerber wichtig. Hierzu eignen sich zum einen Branchenvergleichszahlen, welche ggf. vom eigenen Softwareanbieter oder von Banken und Sparkassen zur Verfügung gestellt werden. Ferner kann auch die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums für einen Branchenvergleich herangezogen werden. Gerade bei Abweichungen hat der Mandant Gelegenheit, die Hintergründe wie z. B. außergewöhnliche oder einmalige Geschäftsvorfälle, Schadensfälle etc. zu erläutern. Hier empfiehlt es sich, diese zu dokumentieren und die Erläuterungen im Falle einer späteren Betriebsprüfung parat zu haben.

Die Jahresabschlussbesprechung sollte für den Mandanten ein besonderes Event darstellen, welches es ihm ermöglicht, einen Einblick in seine Finanzen zu erhalten.

Neben der Darstellung der Vergangenheit sollte auch die Entwicklung des Unternehmens nach dem Bilanzstichtag bis zum Jahresabschlussbesprechungstermin sowie die zukünftige Planung des Mandanten Thema der Besprechung sein. Gegenebenfalls kann der Steuerberater den Mandanten bei der Umsetzung seiner Pläne und bei der Zielerreichung unterstützen. So kann die Jahresabschlussbesprechung auch Grundlage für weitere betriebswirtschaftliche Beratungen wie z. B. Planungsrechnungen oder Betreuung bei Bankgesprächen sein. Häufig ist dem Mandanten das Produktportfolio des Steuerberaters gar nicht bewusst und wird erst im Rahmen solcher Gespräche ersichtlich.

Abschließend ist es wichtig, Zeit für Fragen und Anregungen einzuplanen sowie Feedback vom Mandanten einzuholen. Was hätte im vergangenen Jahr besser gemacht werden können, welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen in der Zusammenarbeit?

Abschließende Tätigkeiten

Nach der Jahresabschlussbesprechung darf die Bilanzpräsentation jedoch nicht in der Schublade verschwinden. Die Präsentation sollte dem Mandanten – ggf. in aktualisierter Form – zur Verfügung gestellt werden. Auch ist es ratsam, im Rahmen der Besprechung festgelegte Handlungen nochmals zu dokumentieren und einen Zeitplan festzulegen und diesen nachzuhalten. So ist die Jahresabschlussbesprechung ein wichtiger Grundstein für eine künftige engere Zusammenarbeit mit dem Mandanten, welche die Mandantenbindung und -zufriedenheit erhöht.

Letztlich sollte die Jahresabschlussbesprechung für den Mandanten eine Bestätigung sein, dass er beim richtigen Steuerberater ist.