KI-gestützte Kanzleiarbeit – Scheineffekte oder Effizienzbooster?

Grundsätzlich kann die KI-Nutzung in Finanz- und Buchhaltungssoftwareprodukten zu erheblichen Effizienzsteigerungen im Alltag der Kanzlei wesentlich beitragen. Insbesondere im Zuge der KI-gestützten Erkennung von Dokumenteninhalten und der damit eng verbundenen automatischen Belegzuordnung zu den jeweiligen Buchungssachverhalten leisten KI-gestützte Systeme in Teilen bereits jetzt gute Dienste. Außerdem bieten KI-gestützte Systeme Qualitätspotenzial für unternehmerische Planungsszenarien jedweder Art, beispielsweise die Unternehmensplanung oder die Liquiditätsplanung. Selbst der Einsatz von geeigneten Sprachmodellen verspricht hier, sofern dieser ausschließlich innerhalb der jeweiligen Software erfolgt, deutlichen Nutzen.

Im Bereich der Belegerfassung und -bearbeitung sorgt KI für optimierte Erkennungsergebnisse, die den heute üblichen und seit vielen Jahren im Einsatz befindlichen optoelektronischen Erkennungssystemen deutlich überlegen sind und weitgehend fehlerfreie Ergebnisse zu erzeugen im Stande sind. Diese optimierten Erkennungsergebnisse sind ihrerseits Bedingung, um mittels KI den durch den jeweiligen Beleg definierten Buchungsstoff vollständig automatisiert zu verbuchen. Doch selbst diese per se beeindruckende Fähigkeit der KI ist bei weitem nicht hinreichend, um nachhaltig sinnvolle Automatisierungsschritte zu implementieren. Daher sind die besonders leistungsfähigen Systeme bereits heute in der Lage, mittels KI-Logik automatische Aufteilungen der Rechnungspositionen durchzuführen, insbesondere auch bei einer sehr großen Anzahl von Rechnungspositionen. Diese Funktion, gepaart mit der zuvor beschriebenen Fähigkeit der vollautomatisierten Verbuchung, ist disruptiv.

Dennoch wird es sich gerade beim Erkennen von Rechnungsdokumenten lediglich um einen Übergangsschritt handeln, da mit der bereits beschlossenen Umsetzung der elektronischen Rechnungsformate, hier insbesondere ZUGFeRD und X-Rechnung, das Erkennungsproblem verschwinden wird und zukünftig lediglich Dateiinhalte KI-seitig vollständig automatisiert verarbeitet werden. Die oben erwähnten besonders leistungsfähigen Systeme bieten Funktionen wie die Fähigkeit, im Rahmen des Einlese-Prozesses Positionen mit Hilfe eines KI-Trainers bzw. mit einer speziellen Positions-Kontierhilfe zu verarbeiten und jeweils einen Kontierungsvorschlag zu erstellen, pro Position einen separaten Suchbegriff zu hinterlegen, alternativ nach Steuersätzen aufzuteilen oder den Gesamtbetrag zu buchen. Sie bieten optional eine Einlese-Automatik, d. h. die eingehenden Belege werden selbstständig und automatisch verarbeitet, eine Buchung anhand des ermittelten Kontierungsvorschlags erstellt und mit dem Beleg verknüpft sowie eine automatisierte Kontokorrent-Stammdatenpflege: z. B. zum Aktualisieren von Adressdaten eines KK bzw. zum Neuanlegen eines neuen Lieferanten, um nur die relevantesten Funktionen zu nennen.

In Summe werden diese Entwicklungen letzten Endes dazu führen, dass sich der Automationsgrad in Kanzleien stetig erhöhen wird und sämtliche Tätigkeiten – die je nach individueller Kanzleistruktur einen erheblichen Teil des derzeitigen Tagesgeschäfts ausmachen – vollumfänglich automatisiert unter Nutzung der Möglichkeiten, die KI bietet, erledigt werden.

Somit steht die Branche derzeit an der Schwelle zur vollautomatisierten Erkennung, Belegerfassung, Kontierung, Aufteilung und Verbuchung des Buchungsstoffes sowie der hieraus zu erzeugenden Auswertungen.

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