Foto: Robert Kneschke/adobe stock

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Kollege gefunden - was nun?

Erfolgreiche Einarbeitung in der Kanzlei

Von Julia Kunz, Master of cognitive neuroscience (aon), LSWB-Referentin

Sie gehören zu den Glücklichen, die einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin gefunden haben? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt gilt es, die Weichen für eine gute gemeinsame Zukunft zu stellen. Die ersten Tage im „neuen Job“ tragen entscheidend dazu bei.

Was hilft?

Zeigen Sie dem neuen Kollegen, dass Sie froh sind, dass er da ist. Unser Gehirn ist in Situationen, die neu sind, im Stressmodus. Erst wenn der Stress abgebaut ist, entspannt sich unser Gehirn und wir sind aufnahmefähig für unsere Umwelt. Erst dann ist unser Gehirn bereit für neue Gedanken und Ideen. Kleine Aufmerksamkeiten zeigen Ihre Wertschätzung (und müssen nicht teuer sein):

  • Jeder Chef erwartet, dass sich neue Mitarbeiter schnell in den Arbeitsprozess einfinden, damit der Return bald startet. Aber es ist ebenso wichtig, sich die Zeit zu nehmen, neue Mitarbeiter kennenzulernen und auf diesem Weg zu begleiten. Das geht am besten durch ein offenes Gesprächsklima, indem der neue Kollege auch als Mensch wahr genommen wird. Eröffnen Sie den Smalltalk und fragen Sie nach seinen Hobbies, seiner Lebenserfahrung und seinem Hintergrund. Das führt deutlich zuverlässiger zum langfristigem Erfolg und Zufriedenheit auf beiden Seiten.
  • Ein eingerichteter Arbeitsplatz ist selbstverständlich, ebenso wie eine kurze Führung durch die Kanzlei und das Vorstellen der Kolleginnen und Kollegen. Die Kanzleiführung beim Vorstellungsgespräch liegt im Zweifel schon etwas zurück. Wiederholen Sie sie jetzt mit mehr Ruhe und detaillierteren Einblicken.
  • Ein Teammeeting nach ein paar Tagen ist gut dazu geeignet, einen neuen Kollegen willkommen zu heißen. Das Meeting dient dazu, eine gute Atmosphäre zu schaffen.
  • Es ist nicht dazu gedacht, dass sich der neue Kollege sofort alle Namen und Arbeitsbereiche merkt.
  • Übergeben Sie einen Blumenstrauß, eine personalisierte Tasse oder einen Gutschein für den Mittagstisch im Lokal nebenan.
  • Sorgen Sie erst mal für Orientierung. Zeigen Sie den Arbeitsplatz, die Aufenthaltsräume, die Toiletten.
  • Erklären Sie in Etappen die Selbstverständlichkeiten im Kanzleialltag – die neue Kollegin bzw. der neue Kollege kann sie nicht wissen: Gibt es festgelegte Sitzplätze im Aufenthaltsraum? Haben der Chef/Chefin oder bestimmte Mitarbeiter Angewohnheiten/Vorlieben, die beachtet werden sollten?
  • Geht der „Neue“ gleich ans Telefon? Wie soll sich am Telefon gemeldet werden?
  • Die Arbeitspakete sollten in der Startphase gut überschaubar sein und mit Kollegen und Kolleginnen vorher und nachher besprochen werden.
  • Benennen Sie einen Ansprechpartner, den die neue Kollegin immer wieder fragen kann – auch wenn sie dreimal dasselbe fragen muss. Bei den vielen neuen Informationen in der ersten Zeit am neuen Arbeitsplatz reagiert unser Arbeitsgedächtnis rigoros und sortiert viele Dinge aus, wenn sie nur einmal gesagt wurden.

Einarbeitung: Kaltes Wasser oder Tod durch Langeweile?

  • Bei der Einarbeitung ist die Methode „kaltes Wasser“ sehr beliebt und wird häufig praktiziert: „Hier, dein Schreibtisch, mit dem Programm kennst du dich ja aus, mach mal. Wenn du Fragen hast, frag einfach.“
  • Methode „kaltes Wasser“ hat einen entscheidenden Nachteil, dass die Einarbeitung oft länger dauert als mit einigen zielgerichteten Erklärungen zu Beginn. Auch das Argument „Wir haben kein Personal, es kann keiner die neue Kollegin einarbeiten.“ sollte sehr gut überlegt sein. Denn eine neue Kollegin, die von Anfang an sich selbst überlassen wird, braucht viel länger, um ihr Arbeitsgebiet, Prozesse und die Strukturen der Kanzlei zu durchschauen, als wenn ihr das strukturiert erklärt wird. Ersteres zieht eine höhere Fehlerquote nach sich und führt zu mehr Frustration und größeren Schwierigkeiten, motiviert an die Arbeit zu gehen.
  • Methode „Schau mir mal zu“ ist ziemlich ineffektiv und produziert im schlimmsten Fall Tod durch Langeweile. Hatten Sie die Situation schon einmal, dass Sie durch Zuschauen ein Computerprogramm lernen sollten? Ihnen wurde gezeigt, wo Sie wann klicken sollten und dann hieß es: „Jetzt mach mal.“ Irgendwann schalteten Sie ab – nicht den Computer, sondern Ihr Hirn. Ergebnis: Null – Leere im Hirn.

Nehmen Sie meine Gedanken als Impulse für Ihre Kanzlei. Beginnen Sie idealerweise mit einer Sache, die Sie schnell umsetzen können – der Erfolg wird sich schnell zeigen.

Ich wünsche Ihnen mit Ihrer neuen Kollegin bzw. Ihrem neuen Kollegen alles Gute und ein gedeihliches Zusammenwachsen im Sinne Ihrer Kanzlei!

Kontakt

Julia Kunz, Dipl.-Kulturwirtin und Master of cognitive neuroscience (aon) ist Trainerin, Autorin und Coach. Zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin Cordula Flemke, Dipl.-Betriebswirtin (FH) und Master of cognitive neuroscience (aon) begleitet sie Unternehmen und Führungskräfte für eine erfolgreiche Personalpolitik.

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