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Qualität für Ihre Kanzlei

160 Kanzleien sind bereits QMS-zertifiziert

Von Robert Hebler und Bernd Koch (Interview)

Wer seine Kanzlei weiterentwickeln und Top-Mandanten sowie gute Mitarbeiter gewinnen und halten will, kommt früher oder später an einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung nicht vorbei. Sowohl zum Erlangen der Zertifizierungsreife als auch für die Zertifizierung selbst mussten bisher viel Zeit, Geld und Ressourcen investiert werden.

Mit REVOLUTION:Q, einer Partnerinitiative verschiedener Steuerberaterverbände, ist der Weg zur Zertifizierungsreife nach der DIN EN ISO 9001 wesentlich einfacher geworden. Derzeit haben schon 160 Kanzleien diesen Weg zur Zertifizierung erfolgreich absolviert.

Wir fragen die QM-Berater Robert Hebler und Bernd Koch, was das Konzept REVOLUTION:Q beinhaltet und wie es funktioniert.

LSWB-Magazin: Was ist das Revolutionäre an REVOLUTION:Q?

Bernd Koch: Revolutionär ist die kurze Projektzeitspanne und der minimale Aufwand für die Beteiligten in der Kanzlei, um eine beeindruckende Qualitätsbilanz zu erreichen. Mit REVOLUTION:Q erreicht eine Steuerberatungskanzlei innerhalb von nur sechs Monaten die Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001.

In dieser Zeitspanne wird aus einem vorstrukturierten Muster-Qualitätsmanagementsystem (kurz QMS) ein an die Kanzleibesonderheiten angepasstes QMS. Sichtbarer Erfolg des abgeschlossenen Projektes ist die anschließende Zertifizierung durch ein unabhängiges Zertifi-zierungsunternehmen. Mitarbeiter und Kanzleileitung sind bei Überreichung des Zertifikats stolz auf die erbrachten Leistungen und zufrieden über die spürbaren Qualitätsverbesserungen im Tagesgeschäft.

Robert Hebler: In dieser Zeitspanne wird das Qualitätsbewusstsein aller Beteiligten erhöht, vorhandene Kanzleistrukturen an den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen der interessierten Parteien – dazu gehören Mandanten, potenzielle Mandanten, Kanzleileitung, Mitarbeiter, potenzielle Mitarbeiter, Kooperationspartner, Gesetzgeber – ausgerichtet und elf Leistungsprozesse nach einem wirkungsvollen Prozessstandard aufgebaut:

  • Mandats- und Auftragsannahme
  • Posteingang und Postausgang
  • Lohn-, Gehaltsabrechnung
  • Finanzbuchführung
  • Jahresabschluss und betriebliche Steuern
  • private Steuererklärungen
  • Bescheidprüfung, Rechtsbehelfsverfahren
  • Unterstützung bei Prüfungen
  • gestaltende betriebswirtschaftlicheBeratung
  • Auftrag beenden
  • Mandat beenden 

Hebler: Dieser Prozessstandard ermöglicht, das vorhandene Know-how schnell abzubilden. So werden die vorhandenen Fähig- und Fertigkeiten für alle verfügbar und gesichert. Diese Phase der Standardisierung gleicht einer Inventur, die eine nachfolgende Optimierung-/Weiterentwicklung der Leistungsprozesse überhaupt erst ermöglicht.

Koch: Schon am ersten Projekttag, der Startveranstaltung in der Kanzlei, wird auf einer von uns anonym erfassten Grundlage eine Aufstellung über alle jährlichen Ärgernisse und Auftragsstörungen erstellt und diese in Zeitverlust und ggfs. auch in Eurobeträgen ausgewiesen. Das Qualitätspotenzial wird damit für alle Anwesenden transparent und der Wunsch, dieses Potenzial zu nutzen, geweckt.

Revolutionär ist die sicht- und messbare Veränderung. Alle Mitarbeiter sind aktiv in Verbesserungsprozesse eingebunden. Die Mitarbeiter spüren einen persönlichen Nutzen durch die Reduktion von Ärgernissen und Störungen.

„Qualitätspotenziale werden in messbaren Erfolg verwandelt.“
„Die Auftragsarbeit wird profitabler und das Tagesgeschäft einfacher.“
Robert Hebler/Bernd Koch 

LSWB-Magazin: Wie kann man sich REVOLUTION:Q als Projekt in einer Steuerberatungskanzlei vorstellen?

Hebler: Die Kanzleileitung nimmt mit meist ein bis zwei interessierten Mitarbeitern an den angebotenen Infoveranstaltungen der Verbände für ca. zwei Stunden und/oder an einer individuell vereinbarten Online-Präsentation teil, um sich umfassend über REVOLUTION:Q zu informieren. Wir sind uns der Verantwortung bewusst, die mit jeder organisatorischen Veränderung einhergeht, deshalb werden alle Fragen, Ängste und Befürchtungen, die im Zusammenhang mit diesem Veränderungsprojekt gesehen werden, im Vorfeld besprochen und geklärt. Entscheidungsrelevant für die Kanzleileitung sind oft auch die folgenden Projektbestandteile des REVOLUTION:Q-Konzeptes:

  • Coaching von außen schafft Akzeptanz.
  • Kanzleispezifische Projektbegleitung erfolgt durch erfahrene QM-Berater mit Spezialisierung auf Steuerberatungskanzleien.
  • Straffes, extern geführtes Projektmanagement entlastet Kanzleileitung und Mitarbeiter.
  • Ein Disziplinierungsrahmen wie die DIN EN ISO 9001 verkürzt die Projektlaufzeit und zeigt Mitarbeitern und Externen die Ernsthaftigkeit, Qualitätsmanagement in der Kanzlei zu leben.
  • Eine zeitliche Projektbegrenzung erfordert Schnelligkeit in der Umsetzung und die Notwendigkeit, zum Ende zu kommen!
  • Neue Strukturen und neues Bewusstsein werden innerhalb kürzester Zeit aufgebaut und nachhaltig in den Kanzleilalltag integriert.
  • Das Projekt endet mit einem nachweislich dokumentierten Erfolg für alle Beteiligten in Form von Erfolgskennzahlen und einem ISO 9001-Zertifikat.

Hebler: Die Vorgespräche dienen auch dazu, bewusst zu machen, dass bei fehlendem Veränderungswillen und fehlender Durchsetzungskraft der Kanzleileitung das Projekt unwillkürlich scheitern wird.

Koch: Der Startschuss für das Projekt fällt mit der unterzeichneten Verpflichtungserklärung zwischen der Kanzlei und dem Steuerberaterverband. Voraussetzung hierfür ist eine Mitgliedschaft bei Ihrem Steuerberaterverband, der das Konzept REVOLUTION:Q unterstützt. Anschließend wird ein Termin für die Startveranstaltung zwischen Kanzleileitung und QM-Berater vereinbart. Die Startveranstaltung selbst findet, sofern die Platzverhältnisse es ermöglichen, im Besprechungszimmer der Kanzlei statt und dauert von 9.00 bis ca. 16.00 Uhr.

Bestandteile der Startveranstaltung:

Teil 1: Findet in der Kanzlei (Besprechungszimmer) oder im Hotel statt

  1. Kennenlernen
  2. Folienvortrag „Bedeutung des Qualitätsmanagementsystems (QMS)“
  3. Vorstellung beispielhafter Qualitätsregelungen aus dem QMS
  4. Bestandsaufnahme der täglichen Ärgernisse
  5. Aufforderung zum Handeln mit der Aktion „Jagen und sammeln“

Teil 2: Findet in der Kanzlei statt

  1. Projektierung des Gesamtprojektes
  2. Verantwortlichkeiten für das QMS festlegen
  3. Gemeinsame Bearbeitung/Freigabe der ersten Qualitätsregelungen
  4. Aufgaben bis zum ersten Online-Meeting besprechen und festlegen
  5. Termin für das erste Online-Meeting vereinbaren

Koch: Größere Kanzleien oder Kanzleien mit beengten Platzverhältnissen buchen auch schon mal für 3–4 Stunden einen Besprechungsraum in einem Hotel, mit gemeinsamem Frühstücksstart. Das kommt bei den Mitarbeitern sehr gut an. Den zweiten Teil der Startveranstaltung kann man dann in der Kanzlei im kleineren Kreis (Kanzleileitung und ein, zwei Mitarbeiter zur Projektunterstützung) durchführen.

Die dreiteilige Aufbauphase besteht aus:

Phase 1 Individuell abgestimmte Startveranstaltung in der Kanzlei. Hier werden alle Beteiligten – Kanzleileitung und Mitarbeiter – einbezogen.
Phase 2 Anschließende Projektverfolgung durch abgestimmte und regelmäßig stattfindende Onlinemeetings, um den Projektfortschritt zu gewährleisten.
Phase 3 Finalisiert wird das Projekt durch die in der Kanzlei stattfindende Abschlussveranstaltung 

Hebler: Nach der Startveranstaltung folgen die Online-Meetings. Die Termine werden mit der Kanzleileitung abgestimmt. Die Online-Meetings gewährleisten, dass das Projekt am Laufen bleibt. Hier werden die Projektergebnisse besprochen, offene Fragen geklärt und immer auch neue Qualitätsregelungen erklärt und gestartet, bis alle – aktuell nur 54 Qualitätsregelungen – in der Kanzlei fertiggestellt und freigegeben wurden.

Koch: Anschließend kann die Abschlussveranstaltung vereinbart werden, um die zertifizierungsrelevanten Nachweisdokumente wie Audit-Jahresplanung, Risiken- und Chancenanalyse und Qualitätsbericht fertigzustellen. Die Abschlussveranstaltung beinhaltet auch einen Schulungsteil „Interne Audits“, bei dem die anwesenden Mitarbeiter und Kanzleileitung zu internen Auditoren/innen qualifiziert werden. Die Kanzlei erreicht in diesem Moment die Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001.

Hebler: Zum Konzept gehört auch die Koordinierung des Zertifizierungstermins, indem wir den Kontakt zur Zertifizierungsgesellschaft und dem Auditor herstellen. Die Aufbauphase des QM-Projektes endet mit der Bestätigung des externen Auditors, dass die Zertifizierung erfolgreich bestanden wurde. Die Kanzlei erhält wenig später von der Zertifizierungsgesellschaft ein DIN-EN-ISO-9001-Zertifikat. Das Zertifikat gibt Auskunft über die relevante Bezugsnorm (ISO 9001:2015), die Leistung und den Geltungsbereich, nach denen die Kanzlei zertifiziert wurde. Das Zertifikat ist aber noch mehr: Es gibt den Mitarbeitern eine positive Rückmeldung und damit die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein. Eine Zertifizierung ist keine einmalige Anstrengung, sondern vielmehr der Auftakt eines kontinuierlichen Prozesses. Denn mit dem Zertifikat geht das Unternehmen die Verpflichtung ein, sich selbst regelmäßig zu hinterfragen, permanent Optimierungspotenzial zu identifizieren und flexibel notwendige Änderungen vorzunehmen. Die jährlichen Überwachungsaudits sowie die Re-Zertifizierung nach drei Jahren stellen dies vonseiten des Zertifizierers sicher.

Koch: Das Ende der QMS-Aufbauphase ist der Start in die QMS-Ausbauphase, weil Qualitätsmanagement nicht mit der Zertifizierung endet, sondern täglich im Tagesgeschäft gelebt und verbessert werden muss.

LSWB-Magazin: Unterstützen Sie die Mitarbeiter und die Kanzleileitung bei der Weiterentwicklung des QMS? Und was passiert, wenn im Folgejahr die Re-Zertifizierung ansteht? Sind die Kanzleien dann auf sich allein gestellt?

Koch: Die Weiterentwicklung der QM-Systeme und die damit anfallende Kanzleiunterstützung sind elementare Bestandteile des Konzeptes REVOLUTION:Q. In regelmäßigen Abständen (4 × jährlich) werden für die Weiterentwicklung der QM-Systeme spezielle Veranstaltungen (= Kanzleiwerkstätten) angeboten. Die Kanzleiwerkstätten werden zu den Themen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse und Unterstützungsprozesse angeboten. Die Teilnahme ist unbegrenzt für alle Mitarbeiter der Kanzlei möglich. Beispielsweise haben wir im Herbst 2020 die Kanzleiwerkstattreihe „Interne Audits“ als Webinar an fünf verschiedenen Terminen für die Mitgliedskanzleien und deren Mitarbeiter angeboten.

Hebler: Die Kanzleien haben zusätzlich aber auch die Möglichkeit, einen persönlichen Online-Termin mit uns zu vereinbaren, um kanzleispezifische QM-Aufgabenstellungen individuell mit uns zu besprechen. Viele Kanzleien greifen auf diesen Online-Service zurück, um die jährlich anstehenden Zertifizierungstermine schnell und unkompliziert gemeinsam vorzubereiten oder um mit uns, als QM-Sparringspartner, über aktuelle Weiterentwicklungen des QMS zu sprechen.

LSWB-Magazin: Warum sollten Steuerberatungskanzleien jetzt ihr REVOLUTION:Q-Projekt starten?

Hebler: Weil die Welle der Veränderungen bereits da ist. Sie rollt über den Steuerberatermarkt hinweg. Wer jetzt nur über seichte Veränderungen nachdenkt, ohne etwas an den strukturellen und organisatorischen Systemen tun zu wollen, wird von den Geschehnissen überrollt. Der Aufbau und die Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems unterstützt die Selbstlernfähigkeiten der Kanzleiorganisation fundamental. Die Selbstlernfähigkeit steht hier für die höchste Form der Organisationsentwicklung und bedeutet, dass sämtliche Herausforderungen, Risiken wie Chancen strukturierter und somit kosteneffizienter angenommen und umgesetzt werden. Bisher waren zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme bei Steuerberatungskanzleien eher die Ausnahme, da Projektaufwand und erwarteter Nutzen meist intransparent waren. REVOLUTION:Q bringt Licht ins Dunkel, da der zeitliche und personelle Projektaufwand für den Aufbau des Qualitätsmanagementsystems vollständig transparent und der Nutzen messbar ist.

Koch: Zusätzlich steigen die Anforderungen an die Zukunftsfähigkeit der Kanzleien. So geht es aktuell darum, sich als attraktiver Arbeitergeber zu präsentieren, die Marktanforderungen der Digitalisierung und des Risikomanagements zu bewältigen und berufsrechtliche sowie gesetzliche Bestimmungen mit standardisierten Kanzleiprozessen praxisgerecht umzusetzen. Nach einem REVOLUTION:Q-Projekt sind die hierfür erforderlichen Qualitätsregelungen im Kanzleialltag integriert.

Koch, Hebler: Die Zeit ist reif, zertifizierungsreif.

Informationen

Revolution:Q ist eine Partnerinitiative von Steuerberaterverbänden, die seit 2013 Kanzleien dabei unterstützt, innerhalb von nur sechs Monaten die Zertifizierungsreife für ein QMS zu erlangen.

www.revolution-q.de