Digitalisierung statt Bürokratisierung

Deutschland ist Bürokratie-Champion. Häufig greift hierzulande jedoch das Bürokratieparadoxon: Regelungen, die für Effizienz, Klarheit und Ordnung sorgen sollen, tragen letztendlich zu einem Übermaß an Komplexität und Verwirrung bei. Und das beschreibt nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und staatlichen Behörden.

Schon beim Tagesgeschäft mit dem Mandanten führen analoge Prozesse zu unnötiger Bürokratie. Dabei muss der Arbeitsfluss reibungslos ablaufen, damit die Kanzlei die steuerlichen Verpflichtungen des Mandanten effizient erfüllen kann. Eine Cloudlösung schafft Abhilfe.

Status Quo: Herausforderung analoge Prozesse

Wie sehr analoge Prozesse die Bürokratiebewältigung ausbremsen, zeigt dieses fiktive Beispiel: Steuerberater Peter Reisig hat sich kürzlich selbstständig gemacht. Er beschäftigt derzeit keine Mitarbeiter in seiner noch jungen Kanzlei. Zum Beraten kommt er selten: Stattdessen telefoniert er Mandanten hinterher, weil zum Monatsabschluss noch wichtige Belege fehlen. Oder er ist damit beschäftigt, lose Zettel zu sortieren, die ihm der Unternehmer von nebenan in einem Schuhkarton vorbeigebracht hat. Zusätzlich kämpft er mit unzähligen Kanälen wie E-Mail, WhatsApp und Co., über die er Belege zwar digital, aber in einem konfusen Haufen erhält. Denn Mandanten schicken ihre Belege gern über den Weg, der gerade am besten zu ihrem Workflow passt.

Das fiktive Beispiel stellt etwas überzogen die Realität vieler Steuerkanzleien dar. (Analoge) Bürokratie bremst auch 2023 – vor allem in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Abhilfe schafft hier der Einsatz von Software, die wesentliche Prozesse im Kanzleialltag optimiert.

Sichere Kommunikation durch Cloudportal

Ein gutes Beispiel dafür ist Kommunikation: Die Digitalisierung beschleunigt heutzutage den Austausch zwischen Mandanten und Berater enorm. Kanzleisoftware-Hersteller bieten dafür clevere Cloudportal-Lösungen für den Austausch an. Der Vorteil: Der Austausch läuft über einen einzigen Kanal. Anders als bei Nachrichten- oder E-Maildiensten verschlüsseln die Software-Anbieter Informationen datenschutzkonform. Mandanten und Berater sehen ihren Gesprächsverlauf im Tool vollständig ein und haben gegenseitig Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die sie für eine gelungene Zusammenarbeit benötigen.

Schnell, schneller, digitales Belegbuchen

Nachrichten auszutauschen ist das eine. Das andere ist, wichtige Dokumente, die der Steuerberater für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt, reibungslos sowie sicher zu übermitteln. Auch das geht über die entsprechende Cloudlösung, z. B. bei der Belegübermittlung.

Nutzt der Mandant für seine Belege bereits ein Vorerfassungssystem wie invoicefetcher oder GetMyInvoices, krümmen weder Mandant noch Berater einen Finger bei der Übermittlung. Denn eine professionelle Software wie Agenda bietet dafür Schnittstellen und übernimmt die Belege aus dem Fremd- nahtlos ins Kanzleisystem. Manueller Download und erneutes Einlesen der Daten entfallen. Nutzt der Mandant noch Papierbelege, scannt er sie ein oder fotografiert sie mit der zugehörigen App ab. So erhält der Berater die Dokumente zeitsparend und ohne Mühe im Portal.

Dort angekommen, durchläuft eine Texterkennung die Belege. Das ermöglicht dem Mandanten ein einfaches Bezahlen der Belege direkt aus der Belegverwaltung. Die Software übernimmt dafür die Informationen aus den Belegen in ein Überweisungsformular. Der Mandant überprüft den Vorschlag und gibt den Auftrag durch PIN/TAN-Verfahren für die Zahlung frei. So spart er sich den Umweg über das Online-Banking-Portal seines Kreditinstituts. Ergeben sich im Nachhinein Fragen, sind die Belege dank der Texterkennung außerdem später im chronologisch sortierten digitalen Archiv per Volltextsuche durchsuchbar.

Auch der Steuerberater profitiert: Er erhält dank Texterkennung zum digitalen Beleg gleichzeitig einen Buchungsvorschlag. Von aufwendiger Tipparbeit und händischem Scannen von Papierbergen verabschiedet sich die Kanzlei dadurch. Der Berater überprüft lediglich den Vorschlag und verbucht anschließend mit einem Klick. Beleg und Buchungssatz sind jetzt digital verknüpft. Das erspart dem Berater später wertvolle Zeit, da das Suchen und Zuordnen der jeweiligen Dateien entfallen.

Automatisierung für wiederkehrende Tätigkeiten – Beispiel Kontoauszüge

Ähnlich zeitsparend läuft das Verbuchen von Kontoauszügen ab. Ein Kontoauszugs-Manager liest Kontoauszüge selbstständig ein. Das Praktische dabei: Erkennt die Software zusammengehörende Buchungen, werden offene Posten automatisch ausgeziffert. Damit ist die Buchführung immer auf dem aktuellen Stand. Der Vorteil für den Mandanten: Er kann seine Liquidität auch kurzfristig planen.

Einfache Dokumentenzustellung – Beispiel Lohn

Ist die Arbeit des Steuerberaters abgeschlossen, stellt er seinerseits dem Mandanten über das Portal Dokumente zur Verfügung. Ein Beispiel dafür ist die Lohnabrechnung. Statt für jeden Mitarbeitenden des Mandanten die Abrechnung händisch auszudrucken, zu falten und zu kuvertieren, stellt der Berater sie per Mausklick im Portal bereit. Die Mitarbeitenden des Mandanten laden sich die Dokumente eigenständig herunter und haben jederzeit unabhängig Zugriff auf ihre Unterlagen. Der Berater spart dadurch Zeit. Und der Mandant muss bei verloren gegangen Abrechnungen seitens einzelner Mitarbeiter nicht extra Kontakt zum Berater aufnehmen. Durch die Cloud greift der Mandant außerdem bequem auf Lohnauswertungen zu. Das Portal dient für alle Dokumente gleichzeitig als digitales Archiv und bildet so die Historie der Zusammenarbeit lückenlos ab.

Ein Portal für (fast) alles

Auch andere Auswertungen stellt der Berater dem Mandanten übersichtlich online bereit. So hat der Mandant jederzeit die wichtigsten Kennzahlen im Blick. Sogar den Jahresabschluss sieht der Mandant über das Tool ein und zeichnet ihn final frei.

Fazit: Das Portal macht die Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien deutlich einfacher. Dank verzahnter Cloudanwendungen umgehen Kanzleien bürokratischen Aufwand und erledigen die Finanzbuchhaltung bis zu 50 Prozent schneller. Denn viele Handlungsschritte laufen durch die Software automatisiert ab und beanspruchen den Berater nicht.

Durch Digitalisierung effizienter zusammenarbeiten

Durch die Digitalisierung nimmt zwar die Bürokratie im eigentlichen Sinne nicht ab: Steuerberater und ihre Mandanten müssen auch weiterhin vom Staat vorgegebene Verwaltungsakte umsetzen. Doch eine geeignete Software gestaltet die dafür nötigen Vorarbeiten wesentlich effizienter. Angefangen bei reibungsloser Kommunikation und Dokumentenaustausch zwischen Berater und Mandant bis zur Beschleunigung wiederkehrender Aufgaben wie dem Belegbuchen. So bleibt dem Steuerberater am Ende des Tages mehr Zeit für seine essenzielle Aufgabe, die Beratung.