Das elektronische Fahrtenbuch für unsere Mandanten

Das elektronische Fahrtenbuch für unsere Mandanten

Von Thomas Uhl, Dipl.-Betriebswirt (FH), Steuerberater

Die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind deutlich höher als an papiergebundene Fahrtenbücher. Sie werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Die Ordnungsmäßigkeit hängt immer vom jeweiligen Einzelfall ab. Natürlich sind die ordnungsgemäße Bedienung der Hard- und Software sowie die Einhaltung aller von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze Grundvoraussetzung. Diese sind unter anderem:

  • zeitnahe Führung (innerhalb einer Woche)
  • geschlossene Form
  • Ausschluss nachträglicher Einfügungen und Änderungen beziehungsweise
  • Erkennbarkeit solcher Änderungen durch Protokollierung
  • unveränderliche Aufbewahrung der Daten des elektronischen Fahrtenbuchs
  • bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch in Papierform (zehn Jahre)
  • spätere Lesbarmachung
  • Datenzugriffsrecht auf digitale Unterlagen (§ 147 Abs. 6 AO), somit auch auf das elektronische Fahrtenbuch und
  • Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten (§ 147 Abs. 2 AO)

Immer häufiger wird von Mandanten die Frage gestellt, ob sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen können oder ob ich eines empfehlen könne. Das klassische papiergeführte Fahrtenbuch war aufgrunddes hohen Aufwands, verbunden mit der notwendigen Disziplin, nie besonders beliebt. Nun scheint es zunehmend auszusterben, insbesondere aufgrund der zunehmenden Anbieter von elektronischen Fahrtenbuchassistenten. Gerade für Smartphones gibt es bereits ein sehr großes Angebot. Doch die Tücken stecken im Detail: Die Anbieter weisen oft nur im Kleingedruckten auf die notwendige Abstimmung mit der eigenen Finanzverwaltung hin. Selbst nutze ich seit einem Jahr das Fahrtenbuch GeranosDrive und habe an der Umsetzung der Vorgaben der Finanzverwaltung und Rechtsprechung mitgewirkt. Das Fahrtenbuch wurde zudem von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf die Einhaltung der Prüfkriterien und der Dokumentationspflichten bei ordnungsgemäßer Handhabung geprüft und bestätigt.

Praktische Anwendung

Das System wird durch eine Fachwerkstatt im Fahrzeug fest installiert. Zur Bedienung im Fahrzeug gibt es lediglich einen Taster mit drei Wahlschaltern für die Fahrtarten – betrieblich, Wohnung-Arbeitsstätte und Privatfahrten. Automatisch werden mittels der eingebauten Box mit SIM-Karte der Tag, Fahrer sowie Kilometerstände bei Ab- und Anfahrt sowie die gefahrene Strecke mit Adressen bei Ab- und Anfahrt gespeichert. Sogenanntes Geo-Fencing ermöglicht durch vorhandenes Kartenmaterial im Webportal die Festlegung und automatische Dokumentation wiederkehrender Ziele, zum Beispiel der Fahrten ins Büro und zu Kunden.

Die Daten werden durch die Verbindung der SIM-Karte permanent und aktuell in das Rechenzentrum übermittelt und im Webportal aufgezeichnet. Somit erfolgt die ständige Dokumentation der Fahrtstrecken. Die Ansicht der Fahrten, mit der Möglichkeit der Korrektur, kann nur durch den Nutzer im passwortgeschützten Webportal erfolgen. Notwendige Korrekturen oder Ergänzungen sollten zeitnah (nach einer OFD-Verfügung innerhalb einer Woche) erfolgen. Damit dies im Bedarfsfall von der Finanzverwaltung geprüft werden kann, erfolgt eine Protokollierung jeder Änderung. Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, eine Fahrt aufzuteilen. Wenn wir morgens auf dem Weg ins Büro unsere Kinder in die Schule fahren und hierfür zwei Kilometer Umweg fahren, können wir im Webportal den privaten Anteil einfach eingeben. Durch den Festeinbau im Fahrzeug ist das System manipulationssicher und unterscheidet sich deutlich von anderen Systemen. Bei Privatfahrten ist lediglich im Fahrzeug die Taste P=Privat zu betätigen. Die Aufzeichnung erfolgt vollständig, doch bei der Auswertung als Fahrtenbuch erfolgt die Darstellung lediglich mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und zu Ende der Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer mit dem Typ Privatfahrt.

Sofern der Mandant dieses Fahrtenbuch einem Mitarbeiter zur Verfügung stellt, ist aus Datenschutzgründen mit ihm eine Vereinbarung über den Zugriff des Arbeitgebers auf die gefahrenen Daten zu treffen. Ansonsten muss er sich das Ergebnis des vom Mitarbeiter ausgewerteten Fahrtenbuchs geben lassen. Dies dürfte für eine Überwachung ausreichend genug sein, da Privatfahrten eindeutig zugeordnet sind und die betrieblichen Fahrten manipulationssicher im Fahrtenbuch erscheinen.

Das GeranosDrive-Fahrtenbuch erfüllt auch den Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung für sogenannte Pool-Fahrzeuge.  Bei Lohnsteuerprüfungen wird hier häufig die Frage nach der Nutzung durch Arbeitnehmer für Heimfahrtenoder der Nutzung außerhalb der Betriebszeiten gefragt. Somit ist die häufig geforderte Überwachung des Nutzungsverbots durch den Arbeitgeber tatsächlich möglich. Die Berechnung des geldwerten Vorteils beziehungsweise Eigenverbrauchs bei privater Nutzung erfolgt durch die Auswertung des Fahrtenbuchs mit der Summe der Fahrtarten in Kilometer und Prozent. Die anschließende Aufteilung der Kosten ist nur noch eine Kleinigkeit.

Zukünftig soll per Handy die Belegerfassung mit automatischem Transfer ins Webportal, sowie die Ergänzung des Zwecks der Fahrt möglich sein. Somit fehlt nur noch die Schnittstelle zu DATEV-Unternehmen- Online und DATEV-Lohn, um das Ganze noch effizienter zu gestalten. Die Resonanz meiner Mandanten nach Einführung von GeranosDrive war durchwegs positiv, und wir sind zuversichtlich, zukünftig schneller auswertbare und vor allem rechtssichere Fahrtenbücher zu erhalten.