Der DStV stellt sich vor

„Abteilung Holiday“ – so werden Eventmanager in Werbeagenturen zuweilen despektierlich genannt. Und es sieht ja auch verlockend aus: Eine Reise nach Kopenhagen hier, ein Probeessen mit Weinverkostung da. Was sonst alles noch dazu gehört, um Veranstaltungen wie den Deutschen Steuerberatertag auf die Beine zu stellen? Die Abteilung Events des Deutschen Steuerberaterverbands e. V. (DStV) bietet einen Blick hinter die Kulissen.

Ein ganz normaler Arbeitstag

Die Grafikerin schreibt: Um die Abgabe der neuen Broschüre an die Druckerei zu schaffen, braucht sie die Texte und Inhalte schon heute. Was soll genau auf welcher Seite stehen? Liegt der Gruß des DStV-Präsidenten bereits vor? Das wird also ein Schreibtag heute. Die entstehenden Texte sollen parallel auf der Homepage veröffentlicht werden. Und vielleicht eignen sich einige auch für die Social-Media-Kanäle.

Eine halbe Stunde später meldet sich ein Referent und fragt, für welchen Konferenztag er eingeplant ist. Kurze Abstimmung zu Vortragsformat und zeitlichem Umfang, damit er seine anderen Termine rund um die Konferenz planen kann. Nächster Anruf. „Gibt es bereits eine Entscheidung zur Location?“, will eine der Anbieterinnen wissen?

Zurück zur Arbeit an der Broschüre – bis der Terminkalender an die Abstimmungen mit dem Datenschutzbeauftragten erinnert. Denn dass die Daten der Teilnehmer sowohl während der Buchung als auch der Konferenz absolut sicher sind, ist für den DStV essenziell. Alles ist geklärt und abgestimmt, da klingelt es wieder: Der technische Leiter will wissen, wie viele parallele Bühnen es nun werden sollen. Und ist der Vertrag für das Kongresszentrum 2024 schon unterschrieben?

Auch Sponsoren und Aussteller haben Fragen – dieses Jahr noch mehr als sonst. Denn der Deutsche Steuerberatertag findet 2021 online statt. Dieses Format gemeinsam mit Leben zu füllen, ist wichtig. Kurz vor Feierabend dann werden die letzten Bilder live in einer Videokonferenz von der Grafikerin platziert und Korrekturen vorgenommen. Das spart Zeit und garantiert, dass die fertige Broschüre tatsächlich rechtzeitig bei der Druckerei eingehen wird.

Alle Fäden zusammenhalten

Es sind zwei erfahrene Eventmanagerinnen, die all diese Fäden in der Eventabteilung des Deutschen Steuerberaterverbands zusammenhalten.

Dipl.-Bw. (FH) Sonja Kiel war zuvor in Eventlocations und Eventagenturen tätig. Dort betreute sie Kunden wie Microsoft und Volkswagen. Sie ist also bestens vertraut mit den Abläufen in Veranstaltungsräumen und -häusern und weiß um die Bedürfnisse der Gäste und Partner. Beim DStV ist Sonja Kiel vor allem Ansprechpartnerin für bis zu 80 Fachaussteller. Gemeinsam mit ihnen entwickelt sie den Lageplan der größten Fachausstellung der Branche und Ideen der Darstellung im Rahmen der Konferenz. Wie haben sowohl Teilnehmer als auch die Partner einen Mehrwert und kommen in Kontakt? Welches Rahmenprogramm eignet sich dafür? Sonja Kiel koordiniert alle beteiligten Gewerke – und das sind viele. Dabei den Überblick zu bewahren, das ist die Kunst von Veranstaltungsprofis. Denn es reicht nicht, wenn man weiß, wieviel Platz, Strom und Technik jeder Aussteller braucht – man muss die Informationen auch weitergeben und Schnittstelle sein zwischen allen Parteien.

Die zweite Schnittstelle im Projekt ist Anke Schäfer M. A. Auch sie verfügt über viel Agenturerfahrung und lernte durch Kunden wie die Europäische Kommission und das Presse- und Informationsamt der Bundesregierung die Besonderheiten politischer Kommunikation kennen.

In ihrer Hand liegen vor allem die Konzeption und inhaltliche Abstimmung des Fachprogramms und die Werbemaßnahmen. Damit ist sie wichtige Ansprechpartnerin für das Präsidium und die Geschäftsstelle des DStV, die selbstverständlich fachlichen Input und inhaltliche Schwerpunkte beitragen. Wie lang aber sollten Vorträge und Workshops sein? Wer sind geeignete Talkgäste? Und welcher Blick über den Tellerrand lohnt sich? Antworten auf diese Fragen findet Anke Schäfer – und koordiniert bis zum Tagungsende die beteiligten Akteure.

Stichwort Tagungsende: Das ist unerreichbar ohne die Unterstützung der gesamten DStV-Geschäftsstelle, die schon in den Wochen vor der Konferenz, besonders aber auch vor Ort tatkräftig unterstützt. Gut informiert, gut gelaunt und gut sichtbar mit orangenen Krawatten und Tüchern sorgt das gesamte Team für einen reibungslosen Ablauf und hält Präsidium und Geschäftsführung den Rücken frei.

Jenseits der bekannten Wege: Die Home Edition

Der Deutsche Steuerberatertag hat sich in den letzten Jahren zum Leuchtturm-Event der Branche entwickelt. Der Zuspruch des Publikums und der ausstellenden Partner war groß. Eine Entwicklung, auf die der DStV stolz ist – und die durch die Corona-Pandemie zum Stillstand kam. Wie im ersten Jahr der Pandemie, ist auch 2021 völlig unklar, ob und in welchem Umfang Veranstaltungen im Oktober möglich sein werden.

Und wenngleich glücklicherweise Grund zur Hoffnung auf Lockerung der Beschränkungen besteht, ist ein Event von der Größe des Steuerberatertages unter diesen Bedingungen nicht umsetzbar. Die Anzahl der erlaubten Teilnehmer wäre wohl bis September 2021 ebenso wenig bekannt wie die Auflagen für die Durchführung einer Fachausstellung. Die Umsetzung des für alle so wichtigen Rahmenprogramms – jährlich begrüßt der DStV mehrere hundert Gäste bei Empfang, Galadinner und Party – gilt als unwahrscheinlich.

Abstand, Masken, kaum Raum für ausgelassenes Netzwerken und wenig Planungssicherheit entsprechen nicht dem Deutschen Steuerberatertag, den alle kennen und schätzen. Und so zieht die Konferenz dieses Jahr um in den virtuellen Raum. Das bedeutet nicht nur für die Gäste und Partner ein Umdenken. Auch das Projektteam des DStV muss neue Wege beschreiten. Eine neue Gestaltung, andere rechtliche Vorgaben, neue Vortragsformate, technische Herausforderungen – und immer das Streben danach, es für alle Beteiligten anregend und vor allem interessant zu gestalten.

Auch bei der Home Edition sind die Ansprüche hoch! Nach dann mehr als 16 Monaten Pandemie darf und wird es keinen langweiligen Live-Stream vor schlichter Kulisse geben. Das Team sitzt längst an modernen und ansprechenden Konzepten. Wie gewohnt wird es parallele Bühnen geben und eine Fachausstellung, die ein kompaktes Update zu den Neuerungen der Verlage, Software-Unternehmen, Versicherer und Start-Ups gibt. Lassen Sie sich überraschen!

Die Wartezeit überbrücken

Bis die Home Edition ihre Türen öffnet, steht allen Lesern der Podcast Deutscher SteuerberaterTALK zur Überbrückung der Wartezeit zur Verfügung. Akteure der Konferenz geben Einblick in ihre Themen und liefern spannende Einsichten und Anregungen für den Kanzleialltag. All das in kompaktem Gesprächsformat für unterwegs – überall da, wo es Podcasts gibt.

Alle Informationen zum Podcast und zum Deutschen Steuerberatertag, der vom 17. bis 19. Oktober 2021 stattfinden wird, finden Sie unter www.steuerberatertag.de. Das gesamte Team des DStV und ganz besonders die Eventabteilung freuen sich auf Ihre Teilnahme!