Beispiel eines modernen Rechenzentrums

Beispiel eines modernen Rechenzentrums

Digitale Lösungen für kleine Kanzleien

Von Josef Hofstetter, Agenda-Software

Die Digitalisierung wird oft noch mit Eigenschaften wie „unpersönlich“ verbunden. Aber das Gegenteil ist der Fall: Für kleine Steuerkanzleien bietet sich die Chance, die Zusammenarbeit mit den Mandanten sowohl effizienter als auch persönlicher zu machen.

Auf die Kernbereiche konzentrieren

Steuerberater können schon bei der Hardware in ihrer Kanzlei die Vorteile digitaler Lösungen nutzen. Beschäftigen sie Mitarbeiter, die auf Mandantendaten zugreifen und bearbeiten, brauchen sie für alle Nutzer eine einheitliche Datenbasis. Einzelplatzlösungen reichen oft nicht mehr aus und müssen durch einen Terminalserver ersetzt werden. Ein solcher Server stellt allerdings eine beachtliche Investition für eine kleine Kanzlei dar: Neben der Anschaffung ergeben sich Folgekosten für Betrieb, Sicherheit, Wartung, Updates und Lizenzen.

Eine Alternative dazu ist sogenanntes Application Service Providing (ASP) über eine „Cloud“-Lösung, bei der die Programme nicht auf den heimischen Rechner installiert sind. Stattdessen lagert der Steuerberater seinen Server in ein Rechenzentrum aus und kann von der Kanzlei, von zuhause und von unterwegs aus darauf zugreifen. Der ASP-Anbieter stellt die Software bereit und kümmert sich dann um den laufenden Betrieb, Wartung sowie Datenschutz und -sicherheit. Der Steuerberater und seine Mitarbeiter können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Effizientes System

Die Bearbeitung der Daten selbst erfolgt über die Software. Diese sollte einfach zu bedienen sein, den in der Branche bewährten Standards entsprechen und die Nutzer gezielt bei ihren Tätigkeiten unterstützen. Das gelingt mit einem schlanken Aufbau, übersichtlichen Benutzeroberflächen und miteinander vernetzten Anwendungen für die Steuerberechnung, Buchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ein übersichtliches System zur Mandantenverwaltung bietet den Nutzern die Möglichkeit, Informationen zu den Mandanten einzutragen und abzurufen und schafft damit die Grundlage für die individuelle Beratung. Vor allem aber unterstützt die Software Cloud-Services und bietet Schnittstellen, um Daten wie beispielsweise Belege zu importieren. Im Optimalfall kann eine Kanzlei alle Lösungen einfach von einem Anbieter beziehen.

Datenaustausch über die Cloud

Die reibungslose Zusammenarbeit mit den Mandanten ist für kleine Kanzleien wichtig. Oft nimmt der  Austausch von Belegen und Auswertungen zwischen Kanzlei und Mandanten viel Zeit in Anspruch. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe: Sie ermöglichen den Austausch von Dokumenten auf digitalem Weg, vom Scanner des Mandanten direkt in die Buchungserfassung der Kanzleisoftware. Die Auswertungen stellt der Steuerberater den Mandanten dann ebenfalls online bereit. Cloud-Lösungen ermöglichen
es zudem, Kontoauszugsdaten der Mandanten bequem abzurufen, diese automatisch zu verbuchen und Zahlungsaufträge zum übertragen. Sowohl in der Kanzlei als auch bei den Mandanten verringern sich damit der Papier- und Verwaltungsaufwand erheblich.

Lösung für die Mitarbeiterfrage

Auch im Hinblick auf die angespannte Mitarbeitersituation in der Branche können Steuerberater von der Cloud profitieren. Über einen ASP-Server ist es möglich, Mitarbeiter im Homeoffice einzubinden. Sie können dann einfach auf den Datenbestand zugreifen und diesen bearbeiten. Ähnliche Vorteile bieten spezielle virtuelle private Netzwerke (VPN), die sich ohne großen Aufwand einrichten lassen. VPN-Lösungen dienen dazu, Teilnehmer eines privaten in sich geschlossenen Netzes an ein anderes privates Netz zu binden. Das ist beispielsweise bei Mitarbeitern interessant, die einen langen Arbeitsweg haben oder wegen der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen andernfalls für die Kanzlei nicht verfügbar wären.

Service und Sicherheit

Steuerberater arbeiten mit sensiblen Daten ihrer Mandanten. Sicherheit ist bei Cloud-Lösungen und der Auswahl des Anbieters also oberstes Gebot. Voraussetzung ist ein deutsches Rechenzentrum mit hohen Sicherheitsstandards, das den strengen Datenschutzbestimmungen genügt. In Verbindung mit guter Beratung durch den Anbieter und einem schnellen Service durch eine möglichst kostenlose Hotline können kleine Kanzleien digitale Lösungen effizient nutzen, um ihre Stärken weiterhin gut auszuspielen.