Die Zeit des Papiers ist bei der Fibu bald Geschichte.

Die Zeit des Papiers ist bei der Fibu bald Geschichte.

FIBU 4.0

Aus der Arbeit der EDV-Arbeitskreise

Von Patrick Popp, EDV-Arbeitskreis II

Beginnend mit der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Einnahmen-/Überschussrechnungen im Jahr 2011, sind zwischenzeitlich auch unternehmerische Steuererklärungenund Bilanzen elektronisch nach Maßgabe der Finanzverwaltung abzugeben. Das Thema Digitalisierung spielt somit seit geraumer Zeit auch im Bereich der Finanzbuchführung eine immer wichtigere Rolle.

Die Frage, die sich daher sowohl Steuerberatern als auch Mandanten aufdrängt, ist nicht mehr, ob, sondern wann man auf digitale Finanzbuchführung umsteigt. Denn nur wer den digitalen Wandel für sich nutzen kann, hebt sich vom Wettbewerb ab.

Zudem verändert steigendes Kostenbewusstsein bei gleichzeitig sinkender Mandantenzahl den Markt, in den zusätzlich Unternehmensberater, Buchhaltungsbüros und auch die Softwarehersteller selbst vordringen. Daher ist es notwendig, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.

Gerade im Bereich Buchhaltung können innovative ProzesseVereinfachungen und Zeitersparnis mit sich bringen. In der Praxis bestehen jedoch noch Vorbehalte beim Thema dokumentenersetzendes Scannen. Mögliche Gründe sind Angst vor Diskussionen mit dem Betriebsprüfer, vor Beweisschwierigkeiten im Gerichtsverfahren oder vor Problemen bei der Umsetzung im innerbetrieblichen Ablauf. Dass diese Ängste aufgrund der mittlerweile umfassenden digitalen Lösungen unbegründet sind, sollen die nachfolgenden Beispiele belegen.

Im Idealfall scannt das Unternehmen die eingegangenen Belege oder speichert die ohnehin bereits digital eingehenden Rechnungen auf einem Laufwerk ab. So verbleiben die Originalbelege fortwährend im Unternehmen. Ein Belegaustausch mittels Pendelordner entfällt. Die digitalen Belege werden dann mittels USB-Hardware-Token und Benutzer-Passwort-Kombination an das Rechenzentrum übermittelt. Der Mandant kann über das Portal jederzeit auf die dort abgelegten Belege zugreifen. Durch diese digitale Archivierung im Rechenzentrum liegen jederzeit Kopien bei Verlust der Originale vor. Dies ist gerade für den Vorsteuerabzug bei älteren Thermodruckbelegen von Bedeutung. Hier kann die sonst notwendige Aufbewahrung einer Kopie in Papierform entfallen. Bei regelmäßiger digitaler Archivierung werden zudem Belastungsspitzen in der Finanzbuchführung vermieden. Die Buchhaltung erfolgt zeitnah und liefert dadurch belastbare Zahlen für Unternehmensentscheidungen.

Eine automatische Texterkennung liest aus den im Rechenzentrum vorliegenden Belegen dann die für die Buchhaltung relevanten Informationen aus und klassifiziert diese nach Typ, Zeitraum und Mandant. Diese Informationen werden automatisiert zusammen mit dem digitalen Beleg in die Buchhaltungssoftware übernommen. Dem Sachbearbeiter unterbreitet das Programm automatisch Buchungsvorschläge. Diese können vom Bearbeiter abgeändert und für zukünftige Vorschläge gespeichert werden. Auf diese Weise „lernt“ das System automatisch im Zeitablauf hinzu.

Die Arbeit der Mitarbeiter wird sich in Richtung Kontrolle, Plausibilitätsprüfungen und Auswertung der Ergebnisse verlagern. Auch zusätzliche Aufgaben können durch die zeitnahe Belegbereitstellung vom Steuerberater übernommen werden. So lassen sich mit relativ wenig Zusatzaufwand Überweisungen vorbereiten oder das Forderungsmanagement einschließlich Mahnwesen erledigen.

Über das Portal werden dem Mandanten sämtliche Auswertungen der vergangenen Jahre mittels Such- und Selektierfunktionen dauerhaft zur Verfügung gestellt.

Eine interessante Alternative zum herkömmlichen Kassenbuch ist mittlerweile die Einbindung eines Web-Kassenbuchs in den Buchhaltungsprozess, das der Berater dem Mandanten zur Verfügung stellt. In dieses trägt er seine Einnahmen und Ausgaben wie bisher ein. Er hat jedoch zusätzlich die Möglichkeit, digitale Belege mit den Buchungen zu verknüpfen und auf vom Berater bereitgestellte individuelle Kontierungshilfen zurückzugreifen. Hierdurch kann er bereits eine Vorkontierung der Belege vornehmen. Diese Daten werden dann wiederum in das Buchhaltungssystem übernommen, wo im Idealfall lediglich eine Kontrolle nötig ist. Der Mandant spart Zeit und Softwarekosten. Beim Berater kommt es durch weniger Buchungs- und Übernahmeaufwand zu einer signifikanten Zeitersparnis.

Die Digitalisierung eröffnet dem Berater durch die schnellere Bereitstellung der Belege und den Zugriff von überall auf die Daten ein erhebliches Auftragspotential. Entscheidend ist dabei jedoch, dass die mögliche Automatisierung von Routinetätigkeiten genutzt wird, um die Zeitersparnis in eine zeitnahe Beratung und moderne Geschäftsmodelle umzusetzen.