Die OneNote-App als Notizbuch auf einem iPad.

Die OneNote-App als Notizbuch auf einem iPad.

OneNote: Wissensmanagement mit Microsofts digitalem Notizbuch

Von Heiko Haffmans

Im vorangegangenen Beitrag hat LSWB-Vorstandsmitglied Dr. Peter Leidel dargelegt, wie er mithilfe der Software Evernote das Wissensmanagement in seiner Kanzlei optimiert. Ein Schwerpunkt zum Thema wäre allerdings nicht vollständig, ohne einen Blick auf den größten Konkurrenten von Evernote zu werfen: Microsoft OneNote.

Wobei die Anhänger der beiden Programme jeweils verneinen würden, dass überhaupt eine Wettbewerbssituation besteht – zu verschieden seien die Programme. Grundsätzlich sind aber sowohl OneNote als auch Evernote sogenannte Scratchpad-Anwendungen. Das heißt sie fungieren als digitaler Notizblock. Und tatsächlich spielen beide Tools ihre Stärken im Zusammenspiel mit Tablet-PC und einem Touchscreen-Eingabestift voll aus. Hier enden dann aber auch die Gemeinsamkeiten.

Die Anwendung

Zunächst gilt es, zwischen OneNote 2016 und der OneNote-App zu unterscheiden. OneNote 2016 ist die Vollversion des Programms, die dem aktuellen Office-Paket von Microsoft beiliegt. Sie hat den vollen Funktionsumfang und ist lokal am PC oder in einem Netzwerk mit Kollegen nutzbar. Die kostenlose OneNote-App hat nur einen abgespeckten, allerdings völlig ausreichenden Funktionsumfang. Sie ist allerdings nur als Cloud-Anwendung verwendbar. Das heißt, jede Datei und jede schriftliche Notiz, die Sie in der OneNote-App ablegen, landet auf Microsoft-Servern.

OneNote dient zum Sammeln, Verwalten und Archivieren von Inhalten an einem zentralen Ort. Es hat daher eine flexible und übersichtliche Ordnerstruktur. Die eigentliche Arbeitsumgebung ähnelt einer unbegrenzt großen, weißen Pinnwand. Hier können Sie nach Belieben Fotos, Word- und Excel-Dokumente oder Video- und Audiodateien ablegen. Es ist möglich, diese zu öffnen, zu bearbeiten und zu kommentieren sowie die Inhalte mit Kollegen oder Freunden und Familie zu teilen.

Die Vorteile

OneNote hat eine intuitive Benutzeroberfläche, die an die vertrauten Nutzungsgewohnheiten anderer Microsoftprodukte anknüpft. Der Einarbeitungsaufwand ist daher relativ gering. Als digitales Notizbuch verknüpft OneNote sämtliche Programme der Office-Familie. Sie können also einem Projekt – zum Beispiel einem komplexen Steuersachverhalt – Excel-Tabellen, Worddateien, Termine aus Outlook oder Rechercheergebnisse aus dem Internet zuordnen. Ihre Kollegen können von ihrem PC oder Tablet aus Dateien und Kommentare ergänzen. Die Besonderheit: Nutzer können die Originaldokumente von OneNote aus aufrufen, bearbeiten und abspeichern. Im Projekt sind also immer die aktuellen Sachstände und Informationen hinterlegt.

Die Nachteile

Die Verschlagwortungs- und Suchfunktionen von OneNote sind im Vergleich zu Evernote eher schwach. Dies macht das Programm von Microsoft für den Ausbau großer Wissensdatenbanken eher ungeeignet. Seine Qualitäten spielt es definitiv im Bereich Projektarbeit aus. Die großen Freiheiten, die der Nutzer bei der Gestaltung von OneNote-Projekten hat, können allerdings dazu führen, dass diese ausufern oder unübersichtlich werden und so die Gruppenarbeit erschwert wird.

Fazit

Ob man OneNote oder Evernote als hilfreicher empfindet, hängt maßgeblich von den Vorlieben des Nutzers und seinen Zielen ab. Der Aufbau eines digitalen Archivs oder analytische Textarbeit dürften mit Evernote besser funktionieren. Für Teamprojekte oder kreative Fragestellungen könnte OneNote die geeignetere Lösung sein. Das gilt insbesondere für Menschen, die Wissen bevorzugt über visuelle Kanäle erwerben und über intuitive Oberflächen austauschen.