Auszug aus circula-Web-App „Auftragskalkulation“

Auszug aus circula-Web-App „Auftragskalkulation“

Vergütungsvereinbarung mit der circula Web-App

Eine win-win-win-Situation

Von Robert Hebler und Bernd Koch, SmartQuality

Mit der aktuellen Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) wird eine Hinweispflicht gegenüber Mandanten in Textform erforderlich, um auf eine höhere oder niedrigere Vergütung gegenüber der gesetzlichen Vergütung hinzuweisen. Eine Unterscheidung zwischen Neumandaten und bestehenden Mandatsverhältnissen sieht die StBVV nicht vor – die neue Hinweispflicht gilt ausnahmslos für alle Mandate.

Diese gesetzliche Anpassung war erforderlich, damit das von der Europäischen Kommission eingeleitete Vertragsverletzungsverfahren wegen vermeintlicher „verbindlicher Mindestpreisregelungen“ beendet werden konnte. Im nächsten Schritt muss jetzt die Umsetzung der Hinweispflicht in der Praxis erfolgen. Mit der circula Webapplikation, kurz circula Web-App, ist das sehr einfach und transparent möglich. Die Gestaltung des Vertrages wird zum Marketing-instrument der Kanzlei und hilft, die Honorarpotenziale optimal und rechtssicher auszuschöpfen.

Erstes „win“ – aus der Perspektive des Mandanten

In Mandantenbefragungen wird am häufigsten die Unzufriedenheit über die abgerechnete Honorarhöhe aufgeführt. Mandanten wünschen sich zunehmend mehr Transparenz in der Honorarabrechnung des steuerlichen Beraters. Das darf nicht verwundern, da die meisten Vergütungsvereinbarungen zwischen einem Steuerberater und seinen Mandanten überwiegend auf Allgemeinen Auftragsbedingungen (AAB) basieren und eine wirksame Einbeziehung von AAB in das individuelle Mandatsverhältnis in der Praxis schwierig und umständlich ist. Hinzukommt, dass nach der derzeitigen Rechtsprechung für Steuerberater keine regelmäßige Pflicht besteht, ihre Mandanten „ungefragt“ über anfallende Gebühren zu informieren. Aus Mandantensicht wäre es natürlich ideal, wenn alle Leistungen mit transparenten Vergütungsmodalitäten einfach, schnell und rechtssicher in einer Vergütungsvereinbarung gestaltet und dabei die folgenden Aspekte erfüllt werden:

  • eine Dokumentation über alle Aufträge (Auftragsumfang), die mit dem steuerlichen Berater zu Beginn des Mandatsverhältnisses oder später vereinbart wurden
  • Kenntnis über die Basis und die Modalitäten der Gebührenabrechnung (Honorarvereinbarung)
  • eine korrespondierende Erstellung einer Vergütungsvereinbarung (Schriftform) auf Basis einer vorgenommenen Auftragskalkulation

Zweites „win“ – aus der Perspektive des steuerlichen Beraters

Die StBVV ist für alle Steuerberater zwingend anzuwenden und bietet damit den rechtssicheren Rahmen, in dem der steuerliche Berater seine Leistungen abrechnen kann.

Der Beratungsvertrag kann allerdings auch mündlich oder durch konkludentes Handeln geschlossen werden. Inwieweit so ein professioneller Eindruck beim Mandanten entsteht, ist allerdings fraglich, da der Mandant jetzt nur hoffen kann, dass mit seinen Unterlagen etwas Sinnvolles gemacht wird – nachweislich vereinbart wurde ja nichts. Hält der Mandant aber beim Verlassen der Kanzlei ein Vertragswerk in Händen, das „seine Rechte verbrieft“, wird er sich deutlich besser fühlen. Klar ist, dass der Vertrag immer auch das Auftreten der Kanzlei nach außen widerspiegelt.

Ein weiterer Vorteil des Vertrages ist die Reduktion von Missverständnissen hinsichtlich des Honorars, die so von Anfang an vermieden werden. Was bedeutet beispielsweise die Abgabe der Unterlagen in der Kanzlei mit der Bemerkung „wie immer“? Könnte es sein, dass der Mandant vielleicht darunter die sofortige Erledigung zu einem möglichst geringen Honorar versteht, der Steuerberater darin aber die Bestätigung sieht, die ihm zustehende Gebühr gemäß StBVV abzurechnen? Der schriftliche Vertrag vermeidet Missverständnisse, da der Mandant mit seiner Unterschrift dokumentiert, dass er von der Honorarregelung Kenntnis genommen hat.

Hinzukommt, dass mittels schriftlicher Vertragsregelung eine Eingrenzung der „umfassenden steuerlichen Beratungspflicht“ reduziert auf den Vertragsinhalt erreicht wird (Haftungseingrenzung).

Mit der circula Web-App gewinnt der steuerliche Berater: Nicht nur wegen der automatisierten Rechtssicherheit und der höheren Mandantenzufriedenheit, sondern auch, weil die gesetzlich geforderten Vertragsprüfungen und ggfs. Vertragsanpassungen viel leichter gehandhabt werden können.

Drittes „win“ – aus der Perspektive der Kanzleimitarbeiter

Bei der Diskussion um das Für und Wider einer schriftlichen Vertragsgestaltung wird ein Aspekt oft völlig vergessen: Was hat der Sachbearbeiter von einer schriftlichen Vertragsregelung mit den Mandanten?

Nicht allen Mitarbeitern in Steuerberatungskanzleien sind die konkreten Auftragsvereinbarungen im Detail bekannt. Eine qualitative Bearbeitung ist so allerdings kaum möglich. Qualität in Kurzform bedeutet ja, dass „vereinbarte Anforderungen zu erfüllen sind“. Sind diese Anforderungen allerdings nicht nachweislich – also schriftlich – vereinbart, entsteht so ein Interpretationsraum zwischen Mitarbeiter, Kanzleileitung und Mandant, der Missverständnisse und Ärger vorprogrammiert.

Das bedeutet, dass auch Mitarbeiter durch eine eindeutige Auftragsvereinbarung einen hohen Nutzen für die Auftragserledigung erzielen. Der Arbeitsalltag wird einfacher, weil die Prioritäten nicht mehr auf Zuruf, sondern auf Basis tatsächlicher Vereinbarung mit transparentem Abrechnungspotenzial getroffen werden.

circula Web-App: Leistungen und Vorteile im Überblick

Auftragskalkulation

  • Auftragskalkulation in „Echtzeit“ pro Mandant
  • Rechtskonforme Auftragsvereinbarung gemäß StBVV
  • Sondervergütungen können gem. § 4 StBVV sofort erfasst werden, in beliebiger Anzahl
  • Berücksichtigung aller Auftragsarten
  • Selektier-Funktion für eine einfache Verwaltung
  • Erstellung mehrerer Dienstleistungsvarianten
  • Erstellung eines „Musterauftrags“ (Master) für alle Neumandate

Liquiditätsplanung

  • Vereinbarung  von  angemessenen  Vorschusszahlungen
  • Vorschusszahlungen in Höhe von mind. 75 % des Gesamtauftrags
  • Abschluss- und Steuererklärungstätigkeiten sind in den Vorschusszahlungen berücksichtigt
  • Korrekturen der Gegenstandswerte, Abrechnungen der Zeitgebühren und sonstiger weiterer Tätigkeiten erfolgen im Rahmen der Nachkalkulation (Vorschlag zur Endabrechnung)
  • finale Endrechnung zum Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres
  • keine unterjährige weitere Rechnungsstellung mehr notwendig

Vergütungsvereinbarung

  • korrespondierende Erstellung auf Basis der Auftragskalkulation
  • rechtssichere Vergütungsvereinbarung auf modernstem Stand
  • Auffangklausel sichern, die Abrechenbarkeit von weiteren Tätigkeiten
  • Vereinbarung über die Höhe der monatlichen Vorschusszahlungen
  • Berücksichtigung sonstiger Vereinbarungen (z. B. Haftungsklausel, Datenschutz, Einbindung der Mitarbeiter)
  • Wahloptionen für weitere sonstige Vereinbarungen
  • einfache Vertragsgestaltung und -übersicht durch Selektier-Funktionen

Nachkalkulation

  • schnelle Erstellung eines Vorschlags für die Endabrechnung
  • jederzeit aktualisierbar sind Gegenstandswerte, Zeitaufwand und die Erfassung weiterer Tätigkeiten
  • Vertragsanpassungen können zeitnah umgesetzt werden
  • Überprüfung von Pauschalhonoraren im Abgleich mit der gesetzlichen Gebühr
  • schnelle und einfache Alternativbetrachtung unterschiedlicher Abrechnungsmodalitäten

Testzugang

LSWB-Mitglieder  erhalten  mit  dem  Code  „LSWB“  unter www.circula.de einen 30-tägigen kostenlosen Testzugang sowie 20 % Rabatt.