„Vorteil durch aktuellere, qualitativ bessere Informationen“

„Vorteil durch aktuellere, qualitativ bessere Informationen“

Tagesaktuelle Datenverarbeitung und -aufbereitung werden immer wichtiger – auch als Geschäftszweig für Steuerberaterkanzleien. Davon überzeugt ist Simba-Produktmanager Jens Klein. Im Interview mit dem LSWB-Magazin spricht er über den Mehrwert von Business Intelligence (BI) für Mandant und Berater und über die Frage, was eine benutzerfreundliche BI-Lösung ausmacht.

LSWB-Magazin: Was macht das Thema Business Intelligence für Steuerberaterkanzleien interessant?
Jens Klein: Wir glauben, dass Steuerberaterkanzleien durch den Einsatz von Business Intelligence den  „Datenschatz“ für ihre Mandanten heben können. Durch die Eingabe, Haltung, Berechnung und  Verarbeitung der Mandantendaten befindet sich eine große Menge an Information in den Softwaresystemen der Kanzleien. Diese Informationen lassen sich durch den Einsatz von Business Intelligence sinnvoll nutzen und für die Mandanten darstellen. Die Beratung der Mandanten lässt sich verbessern, qualitativ und bezüglich der Darstellung und Aufbereitung.

Bei integrierten BI-Systemen muss dafür prinzipiell nichts zusätzlich getan werden. Praktisch ohne Mehraufwand können Auswertungen und Diagramme für den Mandanten aufbereitet werden. Dies ist aus unserer Sicht auch ein großer und entscheidender Vorteil integrierter BI-Systeme. Es ist keine weitere zusätzliche Datenhaltung – wie beispielsweise in Data-Warehouse-Produkten – nötig. Es ist auch kein weiteres System zu installieren, betreiben und zu warten. Vorhandene Daten werden direkt im System genutzt, immer aktuell mit Echtzeitdaten.

LSWB-Magazin: Wo liegt der Mehrwert für den Mandanten?
Klein: Wird BI in der Kanzlei genutzt, so erhalten die Mandanten direkt den Mehrwert durch aktuellere, qualitativ bessere Informationen und durch mandantenindividuell angepasste Reports und verständliche Auswertungen. Dies verbessert in der Regel die Beratung der Mandanten, kann ihnen aber auch als zusätzliche Dienstleistung vom Berater angeboten werden. Ziel von Business Intelligence ist der  Erkenntnisgewinn, der letztlich zu besseren operativen oder strategischen Entscheidungen führt. Hierdurch können die Mandanten profitabler arbeiten, Kosten senken, Risiken minimieren und ihre Wertschöpfung vergrößern.

LSWB-Magazin: Welchen Funktionsumfang muss eine moderne BI-Lösung bieten?
Klein: Aus unserer Sicht ist eine integrierte BI-Lösung einer externen und aufgesetzten Lösung vorzuziehen. Die integrierte Lösung kommt ohne Mehraufwand und ohne zusätzliche Installation zum Anwender. In einer modernen BI-Lösung stehen dem Anwender Möglichkeiten und Werkzeuge zur Verfügung, um auf einfache Art und Weise die Daten auszuwerten und aufzubereiten. Er kann mit  eigenen Kennwerten arbeiten. Die vorhandenen Auswertungen lassen sich spezifisch anpassen. All das sollte sich unter einer benutzerfreundlichen und modernen Oberfläche befinden. Standard für eine BI-Lösung sollten Übergaben an gängige Office-Produkte zur Weiterverarbeitung sein.

LSWB-Magazin: Worauf muss man als Produktentwickler achten, um die Benutzerfreundlichkeit einer BI-Lösung sicherzustellen?
Klein: Das ganze Thema Benutzerfreundlichkeit sollte dem Grundsatz folgen, dass die Anwender auch mit wenig Kenntnis und ohne lange Einarbeitung zu den gewünschten Ergebnissen und Analysen kommen können. Ein Punkt kommt noch hinzu: Die kanzleieigenen Auswertungen werden häufig nur einmalig zu Beginn erstellt und dann lange Zeit so beibehalten. Anwender beschäftigen sich nicht täglich mit dem Thema „Erstellung und Anpassung“. Daher sollte eine benutzerfreundliche Lösung den schnellen Einstieg in dieses komplexere Thema ermöglichen. Sinnvoll ist es unseres Erachtens auch, wenn es eine Stufenlösung gibt, die berücksichtigt, dass ein Teil der Anwender zunächst nur die Basisfunktionalität benötigt und ein anderer Teil möglicherweise tiefer in die Erstellung von mandantenindividuellen Auswertungen einsteigen möchte, zum Beispiel durch das Anlegen eigener Kennwerte, Bezugsgrößen und Formeln. Zuletzt sollten die erzeugten Auswertungen in der vertrauten Arbeitsumgebung der Kanzleisoftware erstellt und dann auch direkt nahtlos in der Dokumentenverwaltung abgelegt oder archiviert werden können.

LSWB-Magazin: Wie ist Business Intelligence unter Datenschutzgesichtspunkten
zu bewerten?
Klein: Auch hier sehen wir große Vorteile unserer integrierten BI-Lösung. Denn bei dieser greifen die  Benutzer- und Mandantenzugriffsrechte der normalen Anwendung auch in der BI-Lösung. Hat ein  Benutzer in der Basisanwendung eingeschränkte Rechte, so greift dies bei einer vollintegrierten Lösung auch beim Anwendungsteil BI durch. Sicherheitslücken wegen der getrennten Datenhaltung in Anwendung und Data Warehouse sind daher nicht zu erwarten.

LSWB-Magazin: Herr Klein, vielen Dank für das Interview.