Foto: Sergey Nivens/adobe stock

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Bericht aus dem Präsidium

Am Limit! Die Pandemie und ihre Folgen

Von Sabine Oettinger, Vizepräsidentin des LSWB

Die aktuelle Corona-Pandemie stellt uns alle vor große Herausforderungen. Im Privatleben wie in unseren Kanzleien. Viele unserer Mandanten mussten in den vergangenen Monaten ihr Geschäft, ihr Restaurant, ihren Friseursalon schließen. Viele von ihnen müssen ihren Kindern die Schule ersetzen oder die Freizeit gestalten – parallel zur Arbeit im Homeoffice.

Die damit verbundenen existenziellen Herausforderungen und Fragen kennen wir aus unserer täglichen Arbeit nur zu gut. Wir und unsere Mitarbeiter müssen uns mit den Folgen auseinandersetzen. Dabei sind wir mittlerweile am Limit unserer Leistungsfähigkeit angekommen. Die gesundheitlichen Langzeitfolgen können wir heute noch gar nicht abschätzen. Patentrezepte für eine Lösung gibt es aber leider nicht.

Wir haben es dabei mit zwei Themenfeldern zu tun. Zum einen mit unseren Mandanten, um deren wirtschaftliches Überleben in der Pandemie wir uns täglich bemühen. Das sind viele Schicksale, die Spuren bei uns hinterlassen. Und zum anderen geht es um unsere Mitarbeiter, die mit einer Vielzahl von Notprogrammen täglich neu klarkommen müssen. Und sie spüren die Konsequenzen, auch die psychischen, bei unseren Mandanten unmittelbar.

Seit März des vergangenen Jahres wurden vom Bund zahlreiche und verschiedene Corona-Hilfen auf den Weg gebracht. Soforthilfen, Überbrückungshilfen I, II und III, Novemberhilfe, Dezemberhilfe … und das ist wahrscheinlich noch nicht einmal das Ende. Diese Programme sind alle nicht einfach zu beantragen, brauchen überwiegend unsere Unterstützung und unterscheiden sich alle voneinander. Teilweise wurden sie dann auch noch im letzten Moment auf Verlangen der EU wieder geändert. Die Folge: Die bereits erstellten Berechnungen zur Phase II der Überbrückungshilfe waren überwiegend wieder hinfällig, unsere Mandanten frustriert und enttäuscht. Sie können den eigenen Einsatz und unseren Aufwand für die Berechnung der Überbrückungshilfen häufig nicht nachvollziehen. Dann wird es auch schwierig, eine Rechnung zu stellen. Stattdessen mussten wir viele Mandanten in langen und nicht einfachen Gesprächen überreden, die von ihnen selbst beantragte Soforthilfe zurückzuzahlen. Das kam nicht immer gut an. In der Folge wird die Stimmung bei einzelnen Mandanten zunehmend gereizt. Der Bedarf an Beratung nimmt weiter zu. Ein Ende ist nicht in Sicht, die Unsicherheit bleibt, die Existenzangst auch.

All dies führt einerseits zu einer Unmenge von Telefonaten, Gesprächen und Sitzungen mit den betroffenen Mandanten. Und unsere Mitarbeiter müssen darüber hinaus für jedes einzelne Programm immer wieder neu geschult werden. Allein der Rechercheaufwand für die neuen Programme ist enorm. Hohe Kosten und Zeitverlust in den Kanzleien sind die Folge. Wir können das durch die Honorare nicht in voller Höhe wettmachen. Dagegen bleiben die eigentlich laufenden Arbeiten wie Steuererklärungen und Jahresabschlüsse liegen. Wer sollte sich auch darum kümmern? Wir schieben sie wie eine Bugwelle vor uns her.

Dabei müssen wir in unseren Kanzleien auch selbst mit der Pandemie fertig werden. Team-Aufteilung und Homeoffice aber machen das Leben und Arbeiten nicht immer
nur einfacher. Die deutlich geringere teaminterne Abstimmung wird trotz aller Bemühungen zu Recht von unseren Mitarbeitern beklagt. Für mich ist das eine direkte Folge unseres Zwei-Schicht-Modells in meiner Kanzlei. Auf sich allein gestellt, vereinsamt oder mit Kindern überlastet am Arbeitsplatz im Homeoffice, keine „barrierefrei“ funktionierende Teamarbeit, verzögerte Kommunikation sind nur einige der Stichworte, mit denen wir uns aktuell auseinandersetzen müssen.

Dazu kommt, dass unsere Teams enorm viele Aufträge im Moment gar nicht bearbeiten können. Die betroffenen Mandanten fühlen sich dann nicht mehr gut versorgt. Das führt zu Beschwerden und Rechtfertigungsdruck in der Kanzlei. Die hohen psychischen Belastungen sind offensichtlich.

Was können wir als Kanzleileitung tun?

Wir sind als Führungskräfte gefragter denn je. Wir müssen unsere Mitarbeiter vor ungerechtfertigter Kritik durch unsere Mandanten schützen. Unangenehme Gespräche, und die gibt es aktuell mehr denn je, müssen wir übernehmen. Wir müssen konsequent nicht termingerecht erfüllbare Arbeiten im Vorfeld bei den Mandanten kommunizieren. Auch das können wir nicht unseren Mitarbeitern überlassen. Wir müssen die Frustrationspunkte innerhalb unserer Teams schnell erkennen und konsequent angehen. Andernfalls kann es zu einer Abwärtsspirale im Kanzleiklima kommen. Und das müssen wir vermeiden.

Ich persönlich gehe alle paar Tage auf die Mitarbeiter zu, höre ihnen zu, unterstütze, wo ich kann. Es macht dabei keinen Sinn, die Themen klein zu reden. Wir müssen sie mit viel Empathie annehmen und ernst nehmen. Und wir müssen Perspektiven geben. Das kann nicht die Pandemie sein, die wir alle nicht einschätzen können. Aber wir müssen unseren Mitarbeitern einen Weg, neue Zwischenziele aufzeigen, wie wir die derzeitige Situation gemeinsam meistern können.

Ich habe den Mitarbeitern zum Beispiel für die Zeit der Pandemie die Verantwortung für ihren Umsatz abgenommen und ihnen signalisiert, dass ich Einbrüche nicht bewerten werde. Das ist ein Signal des Verständnisses und des gemeinsamen Weges. Ein Signal für neue und innovative Wege ist es, dass wir zweimal in der Woche einen ausgezeichneten Koch im Haus haben, was der Stimmung enorm guttut. Wichtiger denn je ist, dass wir im Team sprechen, uns austauschen, unsere Ängste und Freude teilen. Und vor allem auch mal wieder zusammen lachen.

Aber mehr als alles andere zählt das Zuhören! Hören Sie Ihrem Team zu. Zeigen Sie, dass Sie die Herausforderungen sehen und gemeinsam annehmen.

Wir haben im Landesverband einen neuen Ausschuss „Kanzleientwicklung“ ins Leben gerufen. Wir wollen Ihnen damit neben der fachlichen Unterstützung eine weitere Handreichung bieten, um Sie noch besser auf Ihrem Weg begleiten zu können. Mögliche Themen dieses Ausschusses könnten sein: Gesundheit, Mitarbeiterführung, Mitarbeiter-Recruiting, Arbeitgebermarke, Marketing allgemein, Organisationsstrukturen etc.

Und vielleicht können wir auch gemeinsam ein Regelwerk an Maßnahmen erstellen, um eine mögliche nächste Pandemie für unsere Mandanten und für unsere Mitarbeiter erfolgreicher bewältigen zu können. Wir freuen uns über Ihre Anregungen und das Engagement der Ausschussmitglieder!

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