Das elektronische Fahrtenbuch und seine Risiken

Das elektronische Fahrtenbuch und seine Risiken

Von Thomas Uhl, Dipl.-Betriebswirt (FH), Steuerberater

Sätze wie „Soll ich ein Fahrtenbuch führen?“ oder „Was bringt es mir?“ sind häufig gestellte Fragen unserer Mandanten. Die Beratung bezüglich Kfz-Anschaffung und der steuerlichen Absetzbarkeit sind ein Dauerbrenner.

Durch die zunehmende Anzahl von elektronischen Fahrtenbuchsystemen wird dies noch verstärkt. Zahlreiche Apps auf dem Handy werben mit der Einhaltung der steuerlichen Anforderungen. Wir Steuerberater werden um Rat gefragt und können dies nicht ohne Prüfung beurteilen. Auch die Zertifikate über eine steuerliche Prüfung fehlen meist.

Die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind deutlich höher als an papiergebundene Fahrtenbücher. Sie werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Die Ordnungsmäßigkeit hängt immer vom jeweiligen Einzelfall ab. Natürlich sind die ordnungsgemäße Bedienung der Hard- und Software sowie die Einhaltung aller von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze

Grundvoraussetzung. Diese sind unter anderem:

  • zeitnahe Führung (innerhalb einer Woche)
  • geschlossene Form
  • Ausschluss nachträglicher Einfügungen und Änderungen
    beziehungsweise
  • Erkennbarkeit solcher Änderungen durch Protokollierung
  • Unveränderliche Aufbewahrung der Daten des elektronischen
    Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
    für ein Fahrtenbuch in Papierform
    (zehn Jahre)
  • spätere Lesbarmachung
  • Datenzugriffsrecht auf digitale Unterlagen (§ 147
    Abs. 6 AO), somit auch auf das elektronische
    Fahrtenbuch und die maschinelle Auswertbarkeit
    der Fahrtenbuchdaten muss gewährleistet sein
    (§ 147 Abs. 2 AO)

Für die Anerkennung ist es nicht zwingend, ein fest installiertes System zu nutzen, jedoch wird es wohl die Akzeptanz der Finanzverwaltung erhöhen, da Manipulationen schwieriger möglich sind.

Wichtig ist die Nacharbeitung der Fahrten. Notwendige Korrekturen oder Ergänzungen sollten zeitnah (nach einer OFD-Verfügung innerhalb einer Woche) erfolgen. Damit dies im Bedarfsfall von der Finanzverwaltung geprüft werden kann, muss eine Protokollierung jeder Änderung erfolgen. Ist diese im Programm nicht vorhanden, ist es sehr wahrscheinlich, dass dieses System nicht anerkannt wird.

Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, eine Fahrt aufzuteilen: Wenn man morgens auf dem Weg ins Büro die Kinder in die Schule bringt und hierfür zwei Kilometer Umweg fährt, muss man den privaten Anteil an der Fahrt einfach eingeben können.

Sofern der Mandant dieses Fahrtenbuch einem Mitarbeiter zur Verfügung stellt, ist aus Datenschutzgründen mit ihm eine Vereinbarung über den Zugriff des Arbeitgebers auf die gefahrenen Daten zu treffen. Ansonsten muss dieser sich das Ergebnis des vom Mitarbeiter ausgewerteten Fahrtenbuchs geben lassen. Dies dürfte für eine Überwachung ausreichend genug sein, da Privatfahrten eindeutig zugeordnet sind und die betrieblichen Fahrten im Fahrtenbuch, manipulationssicher, erscheinen sollten.

Für ein System mit Festeinbau und ständiger Aufzeichnung spricht die Tatsache, dass bei Lohnsteuerprüfungen die häufig geforderte Überwachung des Nutzungsverbots durch den Arbeitgeber tatsächlich möglich ist.