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Die "Alles-inklusive-Lösung" gibt es nicht

LSWB-Vorstandsmitglied Sabine Wirsching über den notwendigen Einstieg in die Digitalisierung und die strategischen Grundlagen

Insgesamt acht Mal veranstaltete LSWB-Vorstandsmitglied Sabine Wirsching 2017 den „Abend für die Zukunft Ihrer Kanzlei“. Themen waren unter anderem die Erschließung des Geschäftsfelds betriebswirtschaftliche Beratung, die Verbesserung der Prozesse innerhalb der Kanzlei und natürlich die Digitalisierung. Im Interview mit dem LSWB-Magazin spricht die Steuerberaterin und Mediatorin über die Notwendigkeit, das Thema Digitalisierung anzugehen, die richtige Strategie hierzu und die Frage, wie man die Mitarbeiter überzeugt, den Weg mitzugehen.

LSWB-Magazin: Frau Wirsching, gibt es einen Zeitpunkt im Lebenszyklus einer Kanzlei, an dem es sich nicht mehr lohnt, in das Thema Digitalisierung einzusteigen?

Sabine Wirsching: Sagen wir es so: Solange man nicht vorhat, die Geschäftstätigkeit der eigenen Kanzlei in den nächsten sechs Monaten vollständig einzustellen, gibt es keinen Zeitpunkt, an dem es sich nicht lohnen würde. Sogar wenn Sie als Steuerberater darüber nachdenken, Ihre Kanzlei in mittelfristig zu verkaufen, ist es sinnvoll, sich mit Digitalisierungsfragen zu beschäftigen: Denn eine Kanzlei mit klug durchdachten, überwiegend digitalen Prozessen und Archiven erzielt wesentlich höhere Verkaufserlöse.

LSWB-Magazin: Aber ist es nicht eigentlich für viele Kanzleien schon zu spät, jetzt damit zu beginnen? Die Digitalisierung ist doch bereits im vollen Gange …

Wirsching: Nein. Meiner Meinung nach hat die digitale Revolution zwar schon begonnen – ich gehöre aber nicht zu den Leuten, die sagen, wir befinden uns bereits mittendrin. Wir stehen nach wie vor am Anfang der Entwicklung. Noch sind die Herausforderungen für alle Kanzleien beherrschbar. Aber wenn man die notwendigen Modernisierungsschritte immer weiter herauszögert, kann es durchaus sein, dass sich der Kanzlei-Inhaber irgendwann nicht mehr einem Hügel, sondern einem Berg gegenübersieht – dann wird es schwierig. Ich glaube, wir haben nur zwei oder drei Jahre, bis sprichwörtlich „der Zug abgefahren ist“. Schnelles Handeln ist also geboten!

LSWB-Magazin: Welche Vorteile bringt es, Prozesse in seiner Kanzlei zu „digitalisieren“?

Wirsching: Ich muss etwas vorgreifen: Man kann Kanzleiprozesse nur digitalisieren, wenn man diese zuvor definiert hat. Das bedeutet, jede Digitalisierungsstrategie beginnt mit der Etablierung eines Qualitätsmanagements und der Definition von Prozessen. Das kann, muss aber nicht zwangsläufig im Rahmen einer Zertifizierung erfolgen.

Auch macht es wenig Sinn, die Prozesse zu digitalisieren, wenn absolute Basics wie zum Beispiel der Kontoauszugsmanager nicht genutzt werden. Das zeigt aber gleichzeitig: Bereits einfache Maßnahmen, die die Grundlage der Digitalisierung darstellen, können eine Kanzlei ganz erheblich voranbringen.

LSWB-Magazin: In wieweit kann die Digitalisierung von Kanzleiprozessen dabei helfen, die betriebswirtschaftliche Leistungsfähigkeit einer Kanzlei zu steigern?

Wirsching: Digitale Prozesse sind in der Regel schlankere und effizientere Prozesse. Das entlastet die Mitarbeiter und spart Kosten. Beim Thema Digitalisierung geht es aber im Kern um eine andere Frage: Wie ersetze ich die Ertragsausfälle, die dadurch entstehen, dass künftig große Teile des Umsatzes aus Fibu und Lohn wegfallen? Jeder Kanzlei-Inhaber sollte sich fragen, wie er das kompensiert.

Die Antwort, dass wir mehr in die Beratung gehen müssen, ist ja hinlänglich bekannt. Ich behaupte aber, dass dieser Wandel ohne eine digitalisierte Kommunikation mit dem Mandanten nicht möglich ist. Eine BWA oder eine Opos-Liste, die auf Datensätzen basiert, die mehrere Wochen alt sind, sind nutzlos. Eine BWA, die sich aus tagesaktuell übertragenen Daten speist, ist ein echter Mehrwert für den Mandanten, den wir entsprechend bepreisen können.

LSWB-Magazin: Birgt die Digitalisierung noch weitere Vorteile?

Wirsching: Um nur zwei zu nennen: Jede LSWB-Mitgliedskanzlei kennt das Problem des Fachkräftemangelns. Die Effizienzsteigerungen durch die Digitalisierung helfen uns, Mitarbeiter, die wir gar nicht mehr auf dem leer gefegten Arbeitsmarkt finden, zu substituieren. Zudem können Kanzleien durch digitale Archivierung Lagerflächen sparen. Vor dem Hintergrund, was Büroraum in Ballungszentren kostet, ist auch das eine große finanzielle Entlastung. Dieser wiegt die steigenden Speicherkosten für die Daten um ein Vielfaches auf.

LSWB-Magazin: Warum fürchten viele Steuerberater das Thema, obwohl die Vorteile augenscheinlich auf der Hand liegen?

Wirsching: Dem Berufsstand geht es momentan sehr gut. Aus Sicht der Digitalisierungsbefürworter „zu“ gut. Denn wenn ein Geschäftsmodell funktioniert, gibt es auf dem ersten Blick keinen Grund, aus der Komfortzone zu kommen und Veränderungen anzustreben. Das Problem ist, dass die Erträge aus Fibu und Lohn erodieren werden – im schlechtesten Fall in drei Jahren, im besten in vielleicht zehn Jahren. Stellen wir uns auf diesen Wandel nicht ein, kann es schon bald für viele Kanzleien zu spät sein.

LSWB-Magazin: Wo sollte ein Kanzlei-Inhaber anfangen, der sich mit dem Thema Digitalisierung bislang noch nicht beschäftigt hat?

Wirsching: Wie oben bereits erwähnt, ist der erste Schritt eine Bestandsaufnahme der eigenen Prozesse und die Verschriftlichung. Hierbei sollte man sich vor Augen halten, dass die Digitalisierung der Kanzlei nicht wie oft behauptet reine „Chefsache“ ist, sondern Teamwork erfordert. Sie sollten die Mitarbeiter, die die Programme in Ihrer Kanzlei tagtäglich nutzen, bei der Beschreibung der Prozesse einbinden.

Im nächsten Schritt gilt es herauszufinden, welche digitalen Daten schon in der Kanzlei und beim Mandanten vorliegen. Hier sei nochmal der Kontenauszugsmanager genannt. Oder erkundigen Sie sich bei den Mandanten, welche Faktorierungsprogramme sie nutzen, um Rechnungen zu schreiben. So gut wie jede Software hat eine Datev-Schnittstelle oder zumindest die Möglichkeit CSV-Dateien abzurufen. Die Grundregel einer jeden Digitalisierungsstrategie lautet: „Alles was digital beim Mandanten vorhanden ist, sollte in der Kanzlei digital erfasst werden.“

Hier bietet es sich an, mit den fortschrittlicheren Mandanten das Gespräch zu suchen und sie von der Nutzung digitaler Schnittstellen oder die Verwendung von E-Rechnungen zu überzeugen.

LSWB-Magazin: Wer ist eigentlich häufiger dafür verantwortlich, wenn Digitalisierungsprojekte scheitern: Die Führungsebenen oder die Mitarbeiter?

Wirsching: Das kann und sollte man nicht pauschalisieren. Es gibt Mitarbeiter, die kurz vor dem Ruhestand stehen, die sich schlicht weigern, noch mal etwas Neues zu versuchen. Auf der anderen Seite habe ich schon mit Mitarbeitern gesprochen, die sich wünschten, dass ihr Chef etwas mehr Mut für Neuerungen hätte.

Naturgemäß ist es allerdings in aller Regel der Steuerberater, der die Entscheidung für Neuerungen in der Kanzlei trifft und daher vor der Herausforderung steht, seine Mitarbeiter mitzunehmen. Ihm empfehle ich, sich Verbündete im Kreis der Angestellten zu suchen. Er kann sie anschließend in eine Art „Digi-Team“ einbinden. Dieses sollte nicht nur gemeinsam mit der Kanzleiführung die einzelnen Maßnahmen des Digitalisierungsprojekts erarbeiten, sondern auch als kommunikativer Mittler zwischen Führungsebene und Mitarbeitern auftreten.

LSWB-Magazin: Wo erhält man Hilfe und Unterstützung?

Wirsching: Der LSWB, die Kammern und die Softwarehäuser bieten zahlreiche Unterstützungsdienstleistungen an: Strategieseminare, Fortbildungen und Beratung. Das Problem ist, dass viele Kanzlei-Inhaber auf eine Alles-inklusive-Lösung warten – also den Knopf, den man drückt und dann ist die Kanzlei digitalisiert. Diese Lösung wird es aber nicht geben, einfach weil jede Kanzlei einzigartig ist und eine maßgeschneiderte Antwort auf die „Herausforderung Digitalisierung“ braucht. Ohne Mühe, Aufwand und Arbeit geht es leider nicht.

LSWB-Magazin: Frau Wirsching, vielen Dank für das Gespräch.