Zertifizierungs-FAQ

Zertifizierungs-FAQ

Wie wird das Muster-QM-System in der Kanzlei umgesetzt?

Mit Kanzleien, die sich auf die Zertifizierung vorbereiten, wird zunächst ein Projektplan mit Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Termine abgestimmt. Anschließend nehmen die Beteiligten erste Anpassungen des ausgelieferten Muster-QM-Systems vor. Bereits am Ende des Auftakttages sind wesentliche Bestandteile des Qualitätsmanagementsystems individualisiert und aktiviert.

Was muss die Kanzleileitung tun?

Im Zusammenhang mit einer Zertifizierung spricht man von einer „obersten Leitung“. Die oberste Leitung in Steuerberatungskanzleien ist in der Regel mit der Kanzleileitung gleichzusetzen. Sie legt die Qualitätspolitik und -ziele verbindlich fest. Dabei ist sie dafür verantwortlich, hinreichende struktureller organisatorische und personelle Voraussetzungen zu schaffen. Die oberste Leitung trägt zudem dafür Sorge, dass die Qualitätspolitik auf allen Ebenen der Kanzlei vermittelt und umgesetzt wird.

Was macht der Qualitätsbeauftragte?

Die Kanzleileitung muss zwingend einen Qualitätsbeauftragten benennen. Seine Aufgaben sind die Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung des QM-Systems. Dazu gehören beispielsweise:

  • interne Kommunikation mit den jeweiligen Verantwortlichen für die Qualitätsregelungen und externe Kommunikation mit dem SmartQuality-Team

  • regelmäßige interne Analyse des bestehenden Qualitätsniveaus

  • beratende und unterstützende Funktion in qualitätsrelevanten Fragen innerhalb der Kanzlei

  • Planung und Durchführung interner Audits

  • Überwachung und Lenkung des internen Qualitätsmanagementsystems sowie der dazu geltenden Dokumente

  • Planung, Initiierung, Koordination und Evaluation von internen Qualitätsmanagement-Projekten (zum Beispiel Fehlersammlung und -auswertung, Zufriedenheitsbefragungen)

  • Sammlung, Erfassung und systematische Auswertung von Informationen im Rahmen des Qualitätscontrollings

  • Aufnehmen, Diskutieren und Prüfen von innovativen Vorschlägen zur Verbesserung des Qualitätsmanagements

Was machen die Verantwortlichen der Qualitätsregeln?

Die Verantwortlichen für die Qualitätsregeln sind die „Kümmerer“ für die Umsetzung der relevanten Qualitätsthemen. Sie werden von der Kanzleileitung bestimmt und erhalten von ihr die nötigen Entscheidungskompetenzen und Ressourcen. Sinnvollerweise wird derjenige zum Verantwortlichen gemacht, der das meiste Wissen und Interesse daran hat, dass der jeweilige Prozess funktioniert. Die Aufgaben der Verantwortlichen sind:

  • Planung, Umsetzung und Einführung der Qualitätsregeln und die Einweisung der betroffenen Kollegen

  • Zusammenarbeit mit den anderen Verantwortlichen in Schnittstellenpositionen

  • kontinuierliche Verbesserung der eigenen Qualitätsregeln und -prozesse

  • Planung und Beantragung des zur Aufgabenerfüllung nötigen Budgets sowie der notwendigen Ressourcen

Was müssen Mitarbeiter bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems tun?

Falls die Mitarbeiter nicht ohnehin als Verantwortliche für Qualitätsregeln eingebunden sind und so eigenständige Aufgaben übernehmen, können sie als Teamzugehörige anderen Verantwortlichen zuarbeiten. Es gibt Aufgaben, die jeder Mitarbeiter leicht erfüllen kann, sodass jeder einen aktiven Part im QM-Projekt übernimmt.

Wie geht es weiter nach der Zertifizierung?

Das Qualitätsmanagementsystem wird durch regelmäßige interne Audits immer wieder hinterfragt. Qualitätsziele und deren Umsetzung, eine etablierte Fehlerkultur und ein gelebtes Verbesserungswesen sowie die jährlich angebotenen Werkstattveranstaltungen zu den Themen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse und Unterstützung sichern die kontinuierliche Weiterentwicklung.

Was bedeutet der Begriff „Kanzleiwerkstatt“?

Jedes Jahr finden mehrere sogenannte Kanzleiwerkstätten als Tagesveranstaltungen statt, die zum Aufbau und zur Weiterentwicklung des QM-Systems und zur Qualifizierung der Qualitätsbeauftragten und Prozessverantwortlichen beitragen. Die Teilnahme an den Kanzleiwerkstätten ist im Pauschalhonorar enthalten. Die Kanzleiwerkstätten finden zu den Kernthemen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse, Unterstützung sowie interne Audits statt. Hierbei gibt es jährlich neue Schwerpunktsetzungen.

Wie wird das Qualitätsmanagementsystem weiterentwickelt?

Ein wesentlicher Erfolgsbaustein für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems ist ein Controlling, in dem die Verantwortlichen alle relevanten Kennzahlen einfließen lassen und auswerten. So ist es möglich, konkrete Rückschlüsse zum Beispiel auf die Prozessqualität zu ziehen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Weitere nützliche Impulse für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems kommen von Dritten, etwa Auditoren der Zertifizierungsinstitutionen oder von externen Qualitätsberatern.

Wie wird das Muster-QM-System in der Kanzlei umgesetzt?

Mit Kanzleien, die sich auf die Zertifizierung vorbereiten, wird zunächst ein Projektplan mit Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Termine abgestimmt. Anschließend nehmen die Beteiligten erste Anpassungen des ausgelieferten Muster-QM-Systems vor. Bereits am Ende des Auftakttages sind wesentliche Bestandteile des Qualitätsmanagementsystems individualisiert und aktiviert.

Was muss die Kanzleileitung tun?

Im Zusammenhang mit einer Zertifizierung spricht man von einer „obersten Leitung“. Die oberste Leitung in Steuerberatungskanzleien ist in der Regel mit der Kanzleileitung gleichzusetzen. Sie legt die Qualitätspolitik und -ziele verbindlich fest. Dabei ist sie dafür verantwortlich, hinreichende struktureller organisatorische und personelle Voraussetzungen zu schaffen. Die oberste Leitung trägt zudem dafür Sorge, dass die Qualitätspolitik auf allen Ebenen der Kanzlei vermittelt und umgesetzt wird.

Was macht der Qualitätsbeauftragte?

Die Kanzleileitung muss zwingend einen Qualitätsbeauftragten benennen. Seine Aufgaben sind die Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung des QM-Systems. Dazu gehören beispielsweise:

  • interne Kommunikation mit den jeweiligen Verantwortlichen für die Qualitätsregelungen und externe Kommunikation mit dem SmartQuality-Team

  • regelmäßige interne Analyse des bestehenden Qualitätsniveaus

  • beratende und unterstützende Funktion in qualitätsrelevanten Fragen innerhalb der Kanzlei

  • Planung und Durchführung interner Audits

  • Überwachung und Lenkung des internen Qualitätsmanagementsystems sowie der dazu geltenden Dokumente

  • Planung, Initiierung, Koordination und Evaluation von internen Qualitätsmanagement-Projekten (zum Beispiel Fehlersammlung und -auswertung, Zufriedenheitsbefragungen)

  • Sammlung, Erfassung und systematische Auswertung von Informationen im Rahmen des Qualitätscontrollings

  • Aufnehmen, Diskutieren und Prüfen von innovativen Vorschlägen zur Verbesserung des Qualitätsmanagements

Was machen die Verantwortlichen der Qualitätsregeln?

Die Verantwortlichen für die Qualitätsregeln sind die „Kümmerer“ für die Umsetzung der relevanten Qualitätsthemen. Sie werden von der Kanzleileitung bestimmt und erhalten von ihr die nötigen Entscheidungskompetenzen und Ressourcen. Sinnvollerweise wird derjenige zum Verantwortlichen gemacht, der das meiste Wissen und Interesse daran hat, dass der jeweilige Prozess funktioniert. Die Aufgaben der Verantwortlichen sind:

  • Planung, Umsetzung und Einführung der Qualitätsregeln und die Einweisung der betroffenen Kollegen

  • Zusammenarbeit mit den anderen Verantwortlichen in Schnittstellenpositionen

  • kontinuierliche Verbesserung der eigenen Qualitätsregeln und -prozesse

  • Planung und Beantragung des zur Aufgabenerfüllung nötigen Budgets sowie der notwendigen Ressourcen

Was müssen Mitarbeiter bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems tun?

Falls die Mitarbeiter nicht ohnehin als Verantwortliche für Qualitätsregeln eingebunden sind und so eigenständige Aufgaben übernehmen, können sie als Teamzugehörige anderen Verantwortlichen zuarbeiten. Es gibt Aufgaben, die jeder Mitarbeiter leicht erfüllen kann, sodass jeder einen aktiven Part im QM-Projekt übernimmt.

Wie geht es weiter nach der Zertifizierung?

Das Qualitätsmanagementsystem wird durch regelmäßige interne Audits immer wieder hinterfragt. Qualitätsziele und deren Umsetzung, eine etablierte Fehlerkultur und ein gelebtes Verbesserungswesen sowie die jährlich angebotenen Werkstattveranstaltungen zu den Themen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse und Unterstützung sichern die kontinuierliche Weiterentwicklung.

Was bedeutet der Begriff „Kanzleiwerkstatt“?

Jedes Jahr finden mehrere sogenannte Kanzleiwerkstätten als Tagesveranstaltungen statt, die zum Aufbau und zur Weiterentwicklung des QM-Systems und zur Qualifizierung der Qualitätsbeauftragten und Prozessverantwortlichen beitragen. Die Teilnahme an den Kanzleiwerkstätten ist im Pauschalhonorar enthalten. Die Kanzleiwerkstätten finden zu den Kernthemen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse, Unterstützung sowie interne Audits statt. Hierbei gibt es jährlich neue Schwerpunktsetzungen.

Wie wird das Qualitätsmanagementsystem weiterentwickelt?

Ein wesentlicher Erfolgsbaustein für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems ist ein Controlling, in dem die Verantwortlichen alle relevanten Kennzahlen einfließen lassen und auswerten. So ist es möglich, konkrete Rückschlüsse zum Beispiel auf die Prozessqualität zu ziehen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Weitere nützliche Impulse für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems kommen von Dritten, etwa Auditoren der Zertifizierungsinstitutionen oder von externen Qualitätsberatern.

Artikelcode: Y5104