10 Tipps für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Die Qualität des Personals ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für unsere Kanzleien. Wegen des herrschenden Personalmangels werden bei Neueinstellungen viel zu oft Kompromisse gemacht, die sich langfristig rächen und sehr teuer sein können, wenn die erwartete Leistung im Alltagsgeschäft nicht erbracht wird. „Hauptsache ich finde überhaupt einen“ ist ein schlechter Ratgeber.

Ein Bewerbungsgespräch ist die einmalige und häufig auch einzige Gelegenheit, möglichst viel relevante Informationen über einen neuen Mitarbeiter zu erhalten und sollte dementsprechend optimal vorbereitet und durchgeführt werden. Der „erste Eindruck“ oder „ein Bauchgefühl“ dürfen am Ende auch eine Rolle spielen, sollten aber keinesfalls die Hauptkriterien sein. Das Bewerbungsgespräch hat den Sinn, dass der Bewerber sich präsentieren kann und die Möglichkeit bekommt, alle relevanten Fragen des potenziellen Arbeitgebers zu beantworten – es ist kein Platz für eine detaillierte Präsentation der Kanzlei mit allen ihren positiven Alleinstellungsmerkmalen.

Die Vorbereitung des Gesprächs:

1. Die Bewerbungsunterlagen werden genau gelesen, insbesondere auch zwischen den Zeilen. Die Erstellung eines Zeitstrahls lässt Lücken im Lebenslauf erkennen. Alle offenen Punkte und Unklarheiten werden in einem Fragenkatalog zusammengefasst, der im Gespräch abgearbeitet wird.
2. Aufstellung eines Katalogs der fachlichen Voraussetzungen, die zu erfüllen sind. Es empfiehlt sich die Vorbereitung von kleinen Fallbeispielen, anhand derer bestimmte Qualifikationen zu erkennen sind.
3. Aufstellung der sogenannten Soft Skills, d. h. welche persönlichen Voraussetzungen spielen für die Kanzlei eine besondere Rolle. Hier entscheidet sich die Frage, ob jemand zu der Kanzlei und in das Team passt.
   Beispiele sind etwa Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Loyalität, unternehmerisches Denken, Führungskompetenz, Mobilität, Flexibilität etc. Für jedes als wichtig erachtete Kriterium sollte der Bewerber mindestens zwei Beispiele aus seinem Leben überzeugend schildern, verbunden mit einer Beschreibung seines persönlichen Handelns sowie des erzielten Ergebnisses.
4. Zur gründlichen Vorbereitung gehört auch die rechtzeitige und verbindliche Einladung zu dem Gesprächstermin. Form und Inhalt spiegeln die Werte der Kanzlei. Neben einer Kanzleibroschüre kann auch ein Stadtplan oder ein Ticket für das Parkhaus beigefügt werden. Die Reservierung eines Parkplatzes oder ein Transfer vom Bahnhof bzw. Flughafen können weitere Zeichen der Wertschätzung sein.
5. Das Gespräch findet in einem vorbereiteten Raum statt, in dem für einen Zeitraum von ca. zwei Stunden keine Störung stattfindet. Der Bewerber sitzt mit Blickrichtung zum Fenster und ihm gegenüber am Tisch mit dem Rücken zum Fenstern der Interviewer. Getränke, Papier und Schreibgerät stehen zur Verfügung.

Das Gespräch:

1. Der Bewerber wird am Empfang namentlich begrüßt und in das vorbereitete Besprechungszimmer begleitet. Nachdem der Getränkewunsch erfragt wurde, wird noch auf die Möglichkeit hingewiesen, sich bei Bedarf in den Sanitärräumen frisch machen zu können. Die Wartezeit bis zum Eintreffen des Interviewers sollte möglichst kurz sein.
2. Das Gespräch beginnt mit einer kurzen „Klimaphase“: „Wie war die Anreise?“ oder „Hatten Sie Gelegenheit, unsere Stadt früher schon einmal kennenzulernen?“. Danach sollte zügig in die Abarbeitung der vorbereiteten Fragen eingestiegen werden. Der Interviewer stellt möglichst nur offene Fragen (W-Fragen, wie z. B. wann, wieso, wer, wie warum, wie lange etc.). Wichtig ist, den Bewerber reden zu lassen und nicht zu unterbrechen. Zwischenfragen dienen der Steuerung und dem Fluss des Gespräches. Der Bewerber sollte einen Gesprächsanteil von 70 bis 80 Prozent haben und nicht – wie häufig in der Praxis – genau umgekehrt.
3. Nach Klärung aller Fragen und offenen Punkte erhält der Bewerber jetzt Gelegenheit seinerseits Fragen zu stellen. Hier ist es wichtig, ernsthaft auf die jeweiligen Punkte einzugehen und entsprechend ausführlich zu antworten; auch dies ist wieder ein Zeichen der Wertschätzung.
4. Erst jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, kurz die Kanzlei und etwaige Besonderheiten zu präsentieren. Sollte der Bewerber interessant und interessiert sein, erfolgt ohnehin ein zweiter Termin oder evtl. sogar ein ganzer „Schnuppertag“, um die Kanzlei und das Team kennenzulernen.
5. Häufig werden die Gespräche mit dem Hinweis beendet, dass man sich in Kürze melden werde. Es ist nicht schön, jemanden, der sich ausführlich präsentiert hat, ohne ein qualifiziertes Feedback gehen zu lassen. Es empfiehlt sich deshalb eine abschließende Zusammenfassung der gewonnenen Eindrücke verbunden z. B. mit dem Hinweis, dass am nächsten Tag noch ein weiteres Gespräch ansteht und man sich unverzüglich danach melden werde.

Bei einem positiven Verlauf des Gespräches kann man zum Abschluss noch eine Mappe mit einem Musterarbeitsvertrag und anderen nützlichen Informationen überreichen. Ein Bewerbungsgespräch ist neben seiner eigentlichen Zweckbestimmung für die Kanzlei immer auch ein Marketinginstrument in der Region, das nicht zu unterschätzen ist.