Bleiben Sie im Gespräch – mit Visavid

Montag, 10.30 Uhr, Steuerberater S. im Telefonat mit Mandant M. Die Kanzlei hat Rückfragen zu einem Buchungskonto mit unklaren Posten, Herr M. kann die Belege nicht auf Anhieb zuordnen. Anfang einer komplizierten Kommunikation? Es geht auch anders: Mit wenigen Schritten bucht Herr S. einen sicheren Online-Gesprächsraum in Visavid, generiert einen Teilnehmerlink für Herrn M., und schon trifft man sich virtuell per Videokonferenz, wo Herr S. seinen Bildschirm mit seinem Mandanten teilen und das Gespräch anschaulich fortsetzen kann.

In Kontakt bleiben – aber sicher!

Seit Beginn der Corona-Pandemie mussten Kanzleien unter enormem Zeit- und Handlungsdruck neue Lösungen für die Kommunikation in Zeiten von Social Distancing, Quarantäne und Lockdown in den Kanzlei-Workflow integrieren. Der notgedrungene Sprung in die Digitalisierung offenbarte dabei Probleme vorhandener und ad hoc eingesetzter Lösungen: Datenschutz und Sicherheit blieben häufig auf der Strecke. Selbst etablierte Anwendungen sind seit dem Ende des Privacy-Shield-Abkommens zwischen der EU und den USA nicht unbedenklich, wenn die Daten über Server in den USA laufen, zumal US-Unternehmen grundsätzlich zur Datenweitergabe an Sicherheitsbehörden verpflichtet sind.

Kanzleien benötigen für vertrauliche Mandantengespräche und Team-Meetings eine Lösung, die die strengen deutschen Datenschutzvorschriften erfüllt, ohne aufwendige Hardware-Anforderungen genutzt werden kann, mit geringem Aufwand eingerichtet und betrieben werden kann und keine Sicherheitslücken in der Kommunikation aufreißt. Angesichts anhaltender Kontaktbeschränkungen, aber auch mit Blick auf sich dauerhaft ändernde Arbeitsformen und rückläufige Dienstreisen ist der Zeitpunkt überfällig, eine rechtssichere Lösung zu etablieren und die Kanzlei auch in punkto digitaler Kommunikation krisenfest zu machen.

Durchgängig DSGVO-konform

Mit Visavid stellt Auctores ein komplett in Deutschland entwickeltes und betriebenes Videokonferenz-System zur Verfügung, das ideal auf die Kommunikationsbedürfnisse von Kanzleien zugeschnitten ist und hohen Funktionsumfang, Nutzerfreundlichkeit auf allen Ebenen und optimalen Datenschutz vereint.

Durch den Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren werden alle personenbezogenen Daten DSGVO-konform verarbeitet. Da sich die Anwendung über ein Abo-Modell finanziert, hat Auctores anders als Anbieter kostenloser Lösungen kein Interesse, Nutzerdaten zu erheben, um sie zu vermarkten. Über das Abo-System lassen sich unterschiedlich große Räume buchen, ganz ähnlich wie bei einer real existierenden Location. Währendder Laufzeit kann der Visavid-Raum mit beliebig vielen aufeinanderfolgenden Veranstaltungen belegt werden. Das Abo ist ohne lange Vertragslaufzeiten monatlich kündbar, bei jährlicher Abrechnung werden nur zehn Monatsgebühren fällig.

Der Einsatz selbst erfordert keine Software-Installation oder aufwendige Konfiguration: Die Anwendung läuft unabhängig vom Betriebssystem komplett im Browser. Auch einfacher ausgestattete Desktop-Rechner oder Notebooks erfüllen die Hardware-Anforderungen, die Nutzung mit Smartphone und Tablet ist ebenfalls möglich. Durch intelligente Videokompression reichen aktuelle DSL-Anbindungen für die Datenübertragung in beide Richtungen aus. Die Verwaltung der Räume ist denkbar einfach und lässt sich entweder vom Kanzlei-Sekretariat oder den Beratern selbst handeln – bis hin zum unkomplizierten spontanen Video-Meeting. Teilnehmer erhalten per Einladungsmanagement einen Teilnehmer-Link, der zum Betreten des virtuellen Raums berechtigt. Der Moderator kann den Raum flexibel konfigurieren und zwischen interaktivem Konferenzmodus oder vermittelndem Präsentationsmodus wählen oder bei Bedarf umschalten.

Neben der Videokonferenz-Funktion im sicheren virtuellen Meetingraum für einen geschlossenen Teilnehmerkreis erlaubt Visavid während der Sitzung Live-Chat, Datei-Austausch über komfortable Up- und Download-Funktion und Screen-Sharing zur Präsentation von Materialien und Ergebnissen. Eine Whiteboard-Funktion ermöglicht gemeinsames Arbeiten in einem Dokument inklusive Speichermöglichkeit.

Anwenderorientierte Weiterentwicklung

Der LSWB ist als Entwicklungspartner in den künftigen Ausbau des Systems eingebunden, in die Funktionen des Whiteboards sind u. a. Anforderungen der LSWB-Akademie eingeflossen. Hier wird Visavid in Kürze im Online-Seminarbetrieb eingesetzt werden. Als eine der nächsten Erweiterungen des Systems ist eine Kalender-Verknüpfung „Visavisit“ vorgesehen, über die sich virtuelle „Sprechstunden“ bzw. Gesprächstermine online buchen lassen.

Visavid – Vorteile auf einen Blick

• Visavid ist zu 100 % Made in Germany von der Entwicklung über den Betrieb bis zum Support.
• Der Betrieb erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Damit werden auch alle personenbezogenen Daten ausschließlich auf deutschen Servern DSGVO-konform verarbeitet.
• Die Software unterliegt strengen Qualitätsmaßstäben im Hinblick auf Sicherheitslücken und Angreifbarkeit. So wird die Sicherheit u. a. mit Penetrations-Tests überprüft.
• Keine Installation erforderlich: Die Anwendung ist komplett browserbasiert und damit betriebssystemunabhängig. Benötigt wird ein aktueller Browser (z. B. Chrome, Safari, Firefox, Edge, Opera).

Informationen

Jetzt kostenlos testen unter www.visavid.de.
Weitere Informationen bei Auctores unter:
Tel.: 09181 5198-111
E-Mail: visavid@auctores.de