Datenschatz Buchhaltung

An der Digitalisierung kommt die Steuerberatung längst nicht mehr vorbei, denn sie verändert das Berufsbild fundamental und mit durchaus positiven Folgen: Bürokratische und papierbasierte Prozesse werden zunehmend aus dem Unternehmensalltag verschwinden. Wenn Mandant und Steuerberater Informationen nicht mehr via Pendelordner, sondern über digitale Tools und Schnittstellen austauschen, sparen beide Seiten Zeit, Stress und Fehler. Wenn die stets gleichen Routineaufgaben wie die Buchhaltung, Steuererklärung oder Jahresabschluss weg-automatisiert sind, haben Steuerberaterinnen und Steuerberater mehr Zeit für neue Services für ihre Mandanten. Und wenn Selbstständige, Freiberufler und Betriebe ihre Geschäftsprozesse komplett digitalisieren, dann werden immense Daten gesammelt, die Steuerberater zur Basis von betriebswirtschaftlicher Beratung nutzen können.

Ein großer Zukunftstrend in der Steuerberatung ist die anlassbezogene Beratung und Vorsorge. Anstatt lediglich Erfüllungsgehilfe bei der Abwicklung lästiger Pflichten wie der Buchhaltung oder dem Jahresabschluss zu sein, sollten Steuerberaterinnen und Steuerberater eher zum Partner, Experten, Coach und Zukunftsbegleiter werden. Im Lichte des Fachkräfte- und Nachwuchsmangels würde das dem Image der Branche guttun, denn Unternehmen mit wertschöpfungsrelevanter Beratungsleistung und Expertise zum Erfolg zu führen, anstatt bürokratische Pflichten zu erledigen, hat auch eine höhere Strahlkraft für den ambitionierten Nachwuchs, den die Branche dringend benötigt. Wie kann dieser Trend zur anlassbezogenen Beratung konkret umgesetzt werden?

Geschäftsprozesse digitalisieren und Kollaboration vereinfachen

Erster Schritt muss sein, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Denn viele Unternehmen und Selbstständige arbeiten noch auf Basis von Papier, Word und Excel. Dabei lassen sich alle Geschäftsprozesse mithilfe digitaler Buchhaltungs- und Rechnungslösungen automatisieren, und zwar Ende-zu-Ende.

Anstatt Aufträge in Excel-Listen einzutragen, Rechnungen per Word zu erstellen und im Bankkonto die Zahlungseingänge zu überwachen, helfen Online-Lösungen wie beispielsweise lexoffice dabei, all diese Prozessschritte mit wenigen Klicks zu erledigen. Belege werden fotografiert, in der mobilen App ausgelesen und direkt in der Buchhaltung verbucht. Bestellungen, die etwa im Online-Shop eingehen, werden direkt in lexoffice übertragen, Rechnungen und Belege erstellt und automatisiert an die Kundschaft gesendet.

Davon profitieren auch die Steuerberaterinnen und Steuerberater. Denn anstelle übervoller Pendelordner mit Papierbelegen und Rechnungen lassen sich die rechtssicheren Belege einfach per Mausklick in die Kanzleisoftware importieren. Integrierte Portale wie etwa das Steuerberater-Cockpit in lexoffice bieten Datenexporte, Finanzreports und Zugriff auf das Live-System der Mandanten. Kurze Kommunikationswege, Echtzeitdaten und die Eingebundenheit in ein gemeinsames System bieten Steuerberatern die Grundlage für eine zeitnahe, proaktive und digital gestützte Beratung.

Blick nach vorne statt zurück: Echte Beratung dank Daten und Insights der Mandanten

Immer mehr Unternehmen erwarten individuelle, anlassbezogene Dienstleistungen von ihren Steuerkanzleien: Die betriebswirtschaftliche Beratung mit den Disziplinen des Controllings, der Finanzierungsberatung zu unterschiedlichsten Anlässen, der Existenzgründungs- und Nachfolgeberatung sowie die Fördermittelberatung werden immer wichtiger. Die Sorgen, Nöte, aber auch Potenziale und Anlässe der Mandantinnen und Mandanten im Geschäftsalltag zu kennen, wird also zu einer wichtigen Voraussetzung.

Doch bisher hatten Steuerberater und Kanzleien oft nur die Möglichkeit, in den Rückspiegel zu schauen. Denn wenn die Geschäftsdaten für den Jahresabschluss gesichtet und analysiert werden, dann sind mögliche Potenziale rückwirkend nicht mehr ausschöpfbar. Echte Beratung geht in Echt-Zeit vonstatten, anlassbezogen und genau dann, wenn Mandanten sie brauchen.

In Zukunft wird es also essenziell sein, Echtzeitberatung zu bieten: Über digitale Lösungen haben Steuerberater jederzeit Einblicke über die Finanzlage ihrer Mandanten, können Empfehlungen für Kredite abgeben, beraten, ob sich heute oder in Zukunft eine Anschaffung lohnt, und die Finanzplanung hinsichtlich Steuereinsparungen optimieren.

Auch hier können Künstliche Intelligenz und Maschine Learning zukünftig unterstützen: KI-Technologien helfen bei der Anomalie-Erkennung, der Ermittlung der Umsatzsteuer und der optimierten Vernetzung für eine einfachere Datenübertragung z. B. mit Banken oder Finanzbehörden. All dies sorgt dafür, dass Steuerberater zu echten Partnern, gar Coaches und Begleitern werden, die ihren Mandanten dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.

Fazit: Daten sind der Schlüssel für erfolgreiche Steuerberatung

Wo die Digitalisierung und fortschreitende Automatisierungstechnologien das bisherige Kerngeschäft vieler Steuerkanzleien bedrohen, erwachsen auch neue Chancen. Denn digitalisierte Prozesse bedeuten auch immer die Aggregation wertvoller Daten. Daten sind das Gold der digitalen Welt und die Buchhaltung samt ihrer Daten bildet das Herz von Unternehmen: Bereits heute beträgt das verarbeitete Datenvolumen von lexoffice mehr als 200 Terabytes. Über eine Million GoBD-Einträge pro Tag verzeichnet die Online-Lösung und das Rechnungsvolumen umfasst fast eine Milliarde Euro. Wenn Steuerberaterinnen und Steuerberater es schaffen, diesen Datenschatz zu heben und aus den Buchhaltungsinformationen wertvolle Beratungsanlässe zu ziehen, werden sie zum wahren Partner an der Seite ihrer Mandanten und lassen deren Herzen höherschlagen.

Über lexoffice

Die Online-Unternehmenslösung lexoffice von Lexware automatisiert alle Geschäftsprozesse von Kleinunternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern rund um Rechnungen, Buchhaltung sowie Lohn- und Gehaltszahlung. lexoffice ist bereits bei fast 200.000 Anwendern im Einsatz. Dank der Ende-zu-Ende-Automatisierung und einer offenen Plattformtechnologie vernetzt lexoffice Unternehmen mit allen wichtigen Finanzakteuren, um zur Kollaborationsplattform und zum digitalen Berater für seine Anwender zu werden.

Mehr unter www.lexoffice.de und auf unserem Partnerportal.