Die Digitalisierung und ihr Handgepäck

Glauben wir den Herstellern, haben die vielen Lösungen zur Digitalisierung nur Vorteile. Das ist bestimmt auch berechtigt. Vergessen Sie aber nicht, vor und während der Nutzung dieser Möglichkeiten Ihre Hausaufgaben zu machen.

Wir zeigen Ihnen mit den folgenden drei Beispielen, wo die digitale Welt schnell Schwierigkeiten mit Datenschutz und der IT-Sicherheit bekommt.

Mobiles Arbeiten

Die Arbeit im Homeoffice und beim Mandanten ist heute technisch ein Kinderspiel, die Einbindung von Teilzeitkräften und freien Mitarbeitern ebenso.

Damit das funktioniert, müssen alle Beteiligten von außen auf Daten, Software und Kommunikationswege zugreifen können. Sie benötigen also ein durchdachtes Rechte-Rollen-Konzept, sichere Zugänge (Stichwort Passwörter) und ein stichhaltiges Backup-Konzept, damit aus technischer Sicht keine Probleme auftauchen.

Zusätzlich sollten Sie organisatorische Regelungen treffen. Sonst erleben Sie vielleicht, dass private WhatsApp-Accounts ungewollt zum offiziellen Kommunikationsweg Ihrer Kanzlei werden. Sensibilisieren Sie auch Ihre Mitarbeiter für die Dos und Don‘ts in der digitalen Welt.

Controlling

Auswertungen lieben Daten – je mehr davon, desto besser. Daher ist es vorteilhaft, dass Sie heutzutage auf viel Rechnerleistung zugreifen können, die all die gesammelten Informationen speichern und verarbeiten kann. Softwarelösungen verhelfen Ihnen auf Knopfdruck zu tiefgreifenden Einsichten.

Für die Verarbeitung dieser Informationen gibt es allerdings Regeln. Nicht alles darf unendlich lange gespeichert werden. Haben Sie sichergestellt, dass Sie Daten in Ihrer Software auch wieder restlos löschen können? Dazu kommt, dass nicht alle Informationen in jedem Zusammenhang ausgewertet werden dürfen. Allzu schnell verstoßen Sie gegen Zweckbindung bei personenbezogenen Daten oder stecken mitten in der Profilbildung.

Onlinedienste

Die Fülle an Onlinediensten, die Sie auf Ihrer Homepage nutzen können, ist schier unendlich. Das gleiche gilt für hilfreiche Apps und all die Möglichkeiten, die Sie in den sozialen Medien finden. Vieles davon erleichtert Ihnen, Ihrem Team und den Mandanten den Alltag spürbar.

Das Sprichwort „Prüfe, wer sich bindet!“ könnte hier kaum zutreffender sein. Allzu schnell ist ein Dienst aktiviert und Daten zum Anbieter übertragen. Prüfen Sie vorab genau, mit wem Sie es hier zu tun haben und was der Dienstleister mit Ihren Daten tut (Speicherort, Weitergabe an Geschäftspartner etc.). So mancher gute Dienst ist nicht nur aus Datenschutzgründen für Sie nicht nutzbar: Hier spielt auch das Berufsrecht eine Rolle.

Fazit

Digital funktioniert, wenn Sie es richtig angehen. Ziehen Sie bei der Planung Ihrer Projekte oder vor dem Einsatz von Diensten Ihre Experten für die kritischen Themen hinzu: Ihr Systemhaus, einen Spezialisten für IT-Sicherheit und den Datenschutzexperten. Wer sich auskennt, kann zielsicher Aussagen zu Ihren Planungen treffen. So sind Sie und Ihre Kanzlei auf der sicheren Seite.