Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommt

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Beschluss vom 13. September 2022 deutlich gemacht, dass die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet werden kann. Bereits der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte in seinem Urteil vom 14.05.2019 klargestellt, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung aller Arbeitszeiten einzurichten. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) konkretisiert diese Pflicht und sieht entsprechende Regelungen zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit vor. Bei Nichteinhaltung der ordnungsgemäßen Dokumentation drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Welche Informationen müssen Arbeitgeber in Zukunft dokumentieren?

Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG-E sind Arbeitgeber verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter elektronisch am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Diese Verantwortung für die ordnungsgemäße Zeiterfassung bleibt bei den Arbeitgebern, auch wenn sie die Aufgabe an ihre Mitarbeiter delegieren können. Die Arbeitszeit muss täglich erfasst werden und von dieser Regel kann nur durch Tarifverträge oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen abgewichen werden. In jedem Fall muss spätestens nach sieben Tagen eine Dokumentation erfolgen. Eine Ausnahme – von der elektronischen Erfassung – soll für kleine Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern sowie für ausländische Arbeitgeber ohne Niederlassungen in Deutschland, sofern weniger als zehn Mitarbeiter nach Deutschland entsandt wurden, sowie für Privathaushalte gelten. Zudem können Ausnahmen von der elektronischen Form durch Tarifverträge oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen vereinbart werden.

Ab wann gilt die geänderte Aufzeichnungspflicht?

Grundsätzlich tritt diese am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft. Um den Unternehmen jedoch eine Umstellung auf elektronische Zeiterfassung zu ermöglichen, gibt es eine Übergangsfrist von einem Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes. In dieser Zeit genügt noch eine papierbasierte Erfassungsmethode („Papierform“). Je nach Unternehmensgröße können längere Übergangsfristen vorgesehen sein.

Was passiert dann mit der Vertrauensarbeitszeit?

Das BMAS definiert Vertrauensarbeitszeit als flexible Arbeitszeitmodelle, bei denen Beginn und Ende der vertraglich festgelegten Arbeitszeit den Mitarbeitern überlassen werden. Diese sollen weiterhin möglich sein, allerdings bleibt die Dokumentationspflicht bestehen. Vertrauensarbeitszeitmodelle können sehr viel Flexibilität geben, bergen auf der anderen Seite auch das Risiko einer Arbeitsverdichtung. Insbesondere in Branchen und an Arbeitsplätzen, an welchen bereits heute ein hohes Maß an Flexibilität im Hinblick auf Arbeitszeit und Arbeitsort gegeben ist, bedeutet die Nutzung eines digitalen Tools zur Zeiterfassung einen echten Benefit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Denn die Erfassung von Arbeitszeiten sorgt dafür, dass die Tätigkeiten an häufig sehr fragmentierten Arbeitstagen letztendlich für beide Seiten transparent und nachvollziehbar werden. Vertrauensarbeitszeit und eine vertrauensvolle Arbeitszeiterfassung schließen sich daher nicht gegenseitig aus.

Information

Eine kostenfreie Checkliste dazu, was bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung zu beachten ist, können Sie unter www.zmi.de/steuerberater bestellen.