Digitale Ertragstöpfe in angespannten Zeiten

In den meisten Steuerkanzleien geht es nicht erst seit dem Sommer hoch her. Konjunkturpaket, Erhöhung der StBVV, Geldwäschegesetz, Mehrwertsteueranpassung, Digitale Antragsstellung der Hilfsgelder für Mandanten, DIVA, NACHDIGAL, Homeoffice, FAIT, DCO, BP, ach Corona hätte ich fast vergessen und natürlich die Standardarbeiten. Sollte mir doch etwas entgangen sein, so sehen Sie mir es bitte nach.

Aber eines fällt bei allen diesen Punkten auf: Der Weg führt in Richtung Digitalisierung und wird sich auch nicht umkehren oder langfristig verschieben lassen. Weder für Ihre Steuerkanzlei noch für Ihre Mandanten führt daran etwas vorbei. Es stellt sich nun wieder einmal die Frage, ob die fehlende Zeit erneut als Ausrede vorgeschoben wird, um schon längst überfällige Prozessumstellungen auf die lange Bank zu schieben. Ich glaube fast ja, denn egal, welcher Prozess derzeit angepackt werden soll – es wird per Zeigefinger auf den Zeitmangel verwiesen und auf später zurückgestellt. Ja,diese Aussage ist sehr pauschal und sicher etwas provokant. Einige Kanzleien sind vielleicht schon viel weiter beim Thema Digitalisierung, aber die Masse eben nicht.

Aber mit jedem der oben aufgeführten digitalen Punkte, die links liegen gelassen werden, entsteht ein neues Vakuum. Die digitale Schere weitet sich unaufhaltsam. Die Frage lautet: Wie und wann soll dieser „gap“ geschlossen werden, wenn immer nur die fehlende Zeit vor alles andere gestellt wird?

Vielleicht fällt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern leichter, sich den digitalen Themen in der Kanzlei und dem Mandanten zu nähern, wenn die Technik nicht die Oberhand gewinnt, sondern dezent im Hintergrund bleibt. Vielleicht können auch die Themen Beratung oder Beratungserlöse Sie etwas hinter dem Ofen hervorlocken.

Mehr als fünf Themen bzw. Chancen stehen Ihnen offen, die Kluft der digitalen Schere zu reduzieren. Ein Allheilmittel habe auch ich nicht, dafür ist die Welt der Steuerkanzleien viel zu individuell und die Mandanten sind zu unterschiedlich. Aber die meisten Kanzleien sind beim Kanzleityp oder Modus „Krankenschwester“ angesiedelt. Reine z. B. Steuer-Spezialisten oder Branchenkanzleien gibt es auch, diese sind aber eher selten.

Schauen wir uns zuerst zwei Chancen an, bei denen jeder Unternehmer Unterstützung benötigt. Die Notfallakte mit Nachfolgeregelung und Mandantenlebenszyklus und die Bereitstellung von Einkommensteuerdaten auf digitalem Weg. Stellen Sie sich vor, Ihre Mandanten könnten die nötigen Daten auf einfachste und sichere Weise digital vorsortiert und im Interviewmodus über den PC oder das mobile Endgerät der Steuerkanzlei bereitstellen. Die sich daraus entwickelnden Chancen brauche ich wohl niemandem zu erläutern.

Der gleiche Weg gilt auch für die digitale Bereitstellung von Einkommensteuerdaten. Aber nicht so, wie es der Klassenprimus macht, der in Kategorien eingestellte Belege digital verschickt, sondern in Form eines Interviews mit klassischen „JA“- und „NEIN“-Fragen, die dann zum Ergebnis führen. Auch hier führt der Weg eindeutig in die Richtung der digitalen Kollaboration mit dem Mandanten auf Augenhöhe. Das Ziel ist, die Vorteile für beide Parteien klar hervorzuheben und nicht den Mandanten als reinen Datenlieferanten zu sehen, der dann wieder das Thema „Reduzierung der Steuerberaterkosten“ auf das Tablett bringt. Hier lassen sich echte positive Vorteile für beide Seiten darstellen. Gegebenenfalls auch finanziell.

Beim Thema Verfahrensdokumentation scheiden sich die Geister ebenso. Hier werden wieder die fehlende Zeit und Sinnhaftigkeit in den Vordergrund gestellt. Gut, das muss jede Steuerberaterin und jeder Steuerberater für sich selbst entscheiden. Aber dann informieren Sie doch wenigstens Ihre Mandanten und geben eine Empfehlung ab, dass die Verfahrensdokumentation für eine Betriebsprüfung zwingend notwendig ist bzw. wird. Auch hier ist der Erlösbereich für Beratung prall gefüllt, er müsste nur geöffnet werden. Bevor sich andere, wie Unternehmensberater und die KMU-Akademie, darum bemühen und Ihnen dann die Arbeit und das Nachsehen bleiben.

Die Liste der Chancen ist genau so groß, wie die Kluft der digitalen Schere, die immer weiter aufgeht. Ihnen fehlt der Einstieg oder die Themen waren noch nicht dabei? Hier ein Quell an digitalen Möglichkeiten: Digitaler Datentransfer für Belegbilder, OCR-Erkennung, digitale Auswertungen Rewe und Lohn, digitale eLohnakte und Vorerfassung, Freizeichnungsportal für Dokumente und Steuern, DMS-Systeme für Mandanten mit digitalem Steuerberateranschluss, Volltextsuche für digitale Belege, Cloudarchive für Dokumente und Belege, digitale Rechnungen, Onlineprogramme für Kasse, FiBu, Mahnungen, Zahlungsverkehr, Faktura, Workflow inkl. Volltextsuche, elektronische Steuern und Erklärungen, Einsprüche, digitaler verschlüsselter Datentransfer usw. für einfach alles und jede Anwendung.

Nur das alles hilft nichts, wenn immer die nicht vorhandene Zeit vorgeschoben wird. Ich bin gespannt, wann die Blase platzt und ob sich dann jemand daran erinnert, dass dafür keine Zeit vorhanden ist. Corona in Verbindung mit Home-
office und Videokonferenzen. Da musste auch gehandelt werden und es hat nichts und niemandem geschadet. Zeit war dafür auch keine da.

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