Digitale Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant

Die Bedeutung von Lösungen für die digitale Zusammenarbeit steigt aktuell – nicht zuletzt aufgrund der Pandemie – auch im Bereich der Finanzbuchhaltung stark an. Laut einer aktuellen lexoffice-Umfrage unter 391 Steuerkanzleien hat die Digitalisierung von Steuerkanzleien einen Schub erfahren: Rund 82 Prozent der Steuerberater arbeiten zumindest teilweise digitaler mit ihren Mandanten zusammen als vor der Pandemie. Absprachen erfolgen überwiegend telefonisch oder per Videokonferenz (56 Prozent) und persönliche Treffen werden weitestgehend vermieden (48 Prozent). Damit Kanzleien vom Aufwind der digitalen Transformation profitieren können, gilt es, jetzt die richtige Infrastruktur aufzubauen – inklusive digitaler Prozesse und automatisiertem Datenaustausch.

Eine Kanzlei, die den Weg der digitalen Transformation und Prozessautomatisierung erfolgreich beschritten hat, ist die Bonner Steuerberatungsgesellschaft kwpartners, die mit ihren Mandanten zu 100 Prozent digital zusammenarbeitet. Dank automatisierter Buchhaltungsprozesse sparen die Mitarbeiter viel Zeit, die in persönliche Beratungsleistungen für ihre Kunden fließt. Gefragt nach den größten Vorteilen von automatisierten, digitalen Buchhaltungslösungen nennt Kanzleimitgründer und Geschäftsführer Christopher Krug die enorme Zeitersparnis als wohl zentralsten Faktor; dicht gefolgt von einer deutlich niedrigeren Fehleranfälligkeit gegenüber manuellen Prozessen sowie der hohen Aktualität bzw. zeitnahen Bearbeitungsmöglichkeiten. „Über clevere Online-Buchhaltungslösungen können wir unseren Mandanten in der ersten Monatswoche bereits die Buchhaltung vom Vormonat bereitstellen – das schafft kein Pendelordner“, weiß Krug.

Vom Datenerfasser zum Datenüberwacher – Zusammenarbeit in Echtzeit

Mandanten profitieren mit einer automatisierten, digitalen Buchhaltung vor allem von der Tagesaktualität ihrer Unternehmenszahlen. „Unsere Mandanten erhalten täglich einen Überblick über ihre aktuellen Finanzen, ihre Vermögens- und Ertragslage“, so Krug. Für die Kanzlei selbst wiederum ist die Vollständigkeit der Buchhaltung der größte Vorteil. „Wir profitieren sehr davon, dass wir die Unterlagen in der Software vorbereitet erhalten. Das liefert uns die Datengrundlage für Analyse- und Beratungsleistungen, die wir unseren Mandanten als Services anbieten.“ Über lexoffice können die Mandanten ihren Steuerberatern einen direkten Zugriff auf die wichtigsten steuerrelevanten Finanzdaten freischalten, was die Zusammenarbeit und Beratung extrem erleichtert. Über dieses sogenannte Steuerberater-Cockpit können Steuerberater jederzeit selbstständig auf die tagesaktuellen synchronisierten Geschäftsdaten ihrer Mandanten zugreifen.

Ebenso sind kostenlose Auswertungen und Finanz-Berichte verfügbar, und auch der Daten-Export in ihre eigene Kanzleisoftware ist möglich. „Dank des Zugriffs auf die Echtzeitdaten entwickeln wir uns vom reinen Datenerfasser zum beratenden Datenüberwacher. Unsere Arbeit wird anspruchsvoller, und wir haben mehr Zeit, um für unsere Mandanten Analysen zu fahren, auf mögliche Probleme hinzuweisen und ihnen Tipps zu geben“, resümiert Krug. „Wäre die Buchhaltung nicht digital abgebildet und wir müssten die Belege händisch erfassen und die Bank bzw. Kasse dagegen buchen, wäre der Zeitaufwand für die reinen Buchungen mindestens doppelt so hoch.“

Schnittstellen als Fundament für die fortschreitende Automatisierung

Die Online-Buchhaltungslösung lexoffice, über die kwpartners mit seinen Mandaten zusammenarbeitet, verfügt über die Schnittstelle „Buchungsdatenservice“, die eine digitale Buchhaltung noch weiter vereinfacht: „Die Schnittstelle erleichtert uns die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten dahingehend, dass sie den Datenaustausch zwischen den zwei Programmen deutlich vereinfacht. Dank ihr entsteht quasi eine digitale Datenautobahn, mit der sich die Finanzbuchhaltung in Zukunft komplett automatisieren lässt“, so Krug. „Früher mussten wir noch richtig Hand anlegen, damit die Daten letztlich in der Datev landeten: Erst den jeweiligen Monat abschließen und danach extra nochmal gesondert den Buchungsstapel, der exportiert wird. Beides galt es dann erst zu exportieren, am Rechner abzulegen und danach die Monatsdatei sowie die Belege wieder jeweils gesondert in das Datev-Programm hochzuladen. Das kostete Zeit und war zudem fehleranfällig“, erinnert sich Krug.

Jetzt funktioniert der Datenaustausch zwischen lexoffice und Datev vollautomatisch – dank des Buchungsdatenservice muss Krug den Prozess nur einmal anstoßen. „Ich klicke nur auf „Diesen Monat bitte in Datev übertragen“ – und schon sind alle Daten und Belege hochgeladen“, freut sich Krug. Und auch das Mandaten-Feedback ist einhellig positiv. „Unsere Mandanten würden auf ihre digitale Lösung und die automatisierte Datenübertragung nicht mehr verzichten wollen. Viele von ihnen haben auch ihr eigenes Unternehmen digital aufgebaut und wissen um die immensen Vorteile automatisierter Prozesse bestens Bescheid. Da wird es immer mehr zur Selbstverständlichkeit, dass auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater digital und in Echtzeit ablaufen muss“, weiß Krug.

Chancen der Automatisierung: Mehr Raum für Beratungsleistung

Die digitale Transformation sorgt also nicht nur dafür, dass Finanzbuchhaltung orts- und zeitunabhängig auch in Krisenzeiten weiterhin möglich ist. Sie birgt vor allem zudem die Möglichkeit der Kostenreduzierung, mehr Effektivität und eine Optimierung der Prozesse zwischen Mandant und Steuerkanzlei. „Die größte Chance der Automatisierung ist, dass Mandanten uns jetzt mehr und mehr als Berater und nicht mehr als Buchhalter sehen. Dadurch, dass monotone, simple Buchungsaufgaben wegfallen, haben wir auch tatsächlich viel mehr Zeit für Beratung“, so Krug. „Früher haben die Mandanten den Zeit- und Kostenaufwand für die reine Buchhaltung oft nicht verstanden. Das ist mittlerweile viel besser, da wir genau diese Tätigkeiten an den Mandanten beziehungsweise die Software auslagern können. Stattdessen können wir ihm jetzt jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen, Erkenntnisse aus den Zahlen ziehen und so bezüglich sinnvoller Umstrukturierungen und Einsparpotenzialen fundiert beraten.“

„Unser Ziel ist es, gemeinsam mit der Datev und den Steuerberatern die Zukunft der Buchhaltung und Unternehmenssteuerung aktiv zu gestalten. Deshalb freuen wir uns sehr über die Zusammenarbeit mit der Datev und den Erfolg der Schnittstelle Buchungsdatenservice“, erklärt Christian Steiger, Geschäftsführer der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG und zuständig für lexoffice. „Mit der Kooperation ebnet lexoffice den Weg für weitere Software-Partnerschaften und setzt den Gedanken eines offenen Ökosystems um, das Steuerberatern und Mandanten eine möglichst breite Anwendungsvielfalt gewährleistet“, so Steiger weiter. Für Bernd Meyer, Leiter Strategische Partnerschaften bei Datev, ist das seit über fünf Jahren hervorragend funktionierende Zusammenspiel von Datev-Anwendungen mit lexoffice ein Paradebeispiel dafür, wie sich gemeinsam ein Mehrwert generieren lässt. „Dabei stehen unsere gemeinsamen Kunden und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt“, so Meyer. „Über den neuen Cloud-Service können Unternehmen und Steuerberater die digitale Zusammenarbeit effizient gestalten. Der Datev-Steuerberater erhält nicht nur das digitale Belegbild, sondern auch komplette Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung. Ich möchte mich an dieser Stelle ausdrücklich für die langjährige und gute Zusammenarbeit mit lexoffice bedanken.“

Weitere Informationen auf www.lexoffice.de und auf unserem Partnerportal.