Effektives Zeitmanagement in Kanzleien

Die Anforderungen in einer Kanzlei sind schon zu normalen Zeiten sehr hoch, in Corona-Zeiten aber noch einmal mehr. Den „normalen Alltags-Wahnsinn“ erfolgreich zu bewältigen, erscheint derzeit fast unmöglich. Doch worin bestehen die Herausforderungen und welche Lösungsansätze gibt es? Der Autor hat in seiner langjährigen Arbeit mit zahlreichen kleinen und großen Kanzleien festgestellt, dass es vor allem drei Themenbereiche gibt, die zwar als Herausforderung nicht einfach, aber zumeist gut verbesserbar sind – gerade auch in diesen schwierigen Zeiten.

Bereich 1: Fremdsteuerung und Unterbrechungen in Schach halten

Man will etwas abarbeiten, wird aber permanent herausgerissen: Das Telefon klingelt, eine E-Mail trifft ein oder jemand kommt gar persönlich vorbei. Unterbrechungen reduzieren die Effizienz und die Qualität ganz erheblich und erhöhen nebenbei den Stresspegel. Unterschiedliche Unterbrechungsarten erfordern unterschiedliche Maßnahmen. So kann man die Anzahl der Unterbrechungen durch eintreffende E-Mails deutlich reduzieren, indem man jegliche Hinweise auf neue Nachrichten kappt. Das ist lediglich eine Sache der technischen Einstellung.

In Bezug auf Unterbrechungen durch Mandanten ist es schon anspruchsvoller, vor allem wenn man diese nicht verärgern möchte. Dass dies gelingt, hängt vom Kommunikationsgeschick der Person ab, die für einen ans Telefon geht. Der Anrufer soll das Gefühl vermittelt bekommen, dass sein Anliegen aufgenommen wurde und wann ein Rückruf erfolgen wird. Es ist selten die Nicht-Erreichbarkeit als solche, die Unzufriedenheit produziert, sondern das Versäumen der beiden genannten Punkte.

Ganz entscheidend in Bezug auf Erreichbarkeit ist die Unterscheidung zwischen Produktivitätszeit und „Kramzeit“! Es gibt Zeiten, da gilt es schlichtweg „Kram“ zu erledigen. Keine weltbewegenden Tätigkeiten, die die Kanzlei entscheidend weiterbringen oder eine hohe Wertschöpfung versprechen, aber es muss gemacht werden – Unterlagen ablegen beispielsweise.

Auf der anderen Seite gibt es Tätigkeiten, die echte Wertschöpfung darstellen – sei es eine wichtige Analyse für einen Mandanten als Entscheidungshilfe oder eine interne Ablaufverbesserung. Diese Tätigkeiten erfordern Konzentration – es ist wichtig, ungestört arbeiten zu können. Hier überwiegen meistens die Vorteile der Nichterreichbarkeit.

Bei „Kram-Tätigkeiten“ ist es zwar auch kein Vorteil, wenn man unterbrochen wird. Aber der Nachteil hält sich in Grenzen und insgesamt überwiegen meistens die Vorteile der Erreichbarkeit.

Bereich 2: Priorisierung und Umsetzung

Was mache ich in welcher Reihenfolge und wie lange dauern die Vorgänge, sind hier die Leitfragen. Prioritäten festzulegen ist meistens nicht schwer, diese umzusetzen oft jedoch sehr. Ein Schlüssel ist das Blocken von Zeit für wichtige Aufgaben. Auf diese Idee ist vermutlich jeder, der diese Zeilen liest, schon gekommen. Doch wie realisiert man es?

Sehr hilfreich ist, wenn man es wie einen Termin mit einem Gast behandelt. Sprich, wenn ein Gast (Mandant oder Dienstleister) anwesend ist, kümmert man sich konsequent um diesen. Wenn Sie eine wichtige Aufgabe wie einen Termin mit einer anderen Person betrachten, geht der Umsetzungserfolg deutlich nach oben.

Hand aufs Herz: Was ist meistens Ihr Gefühl am Ende des Arbeitstages? Dass Sie das Vorgenommene geschafft haben oder geht es eher in Richtung „Mist, wieder viel offengeblieben.“? Bei den meisten überwiegt Letzteres. Meiner Beobachtung nach liegt die Ursache hierfür in einer Mischung aus einer Fülle an Unerwartetem, zu viel vorgenommen für den Tag sowie mangelnder Fokussierung auf das Wesentliche.

Ein einfacher Weg zur Verbesserung ist das Definieren der Top 3 – der drei wichtigsten Aufgaben für den jeweiligen Tag. Je weniger davon dringend sind, desto besser. Manchmal sind wir jedoch in einer Situation, in der die drei wichtigsten Aufgaben zugleich auch schon dringend sind.

Das Definieren der Top 3 ist nicht so gedacht, dass diese in Summe acht oder zehn Stunden Arbeitszeit erfordern, sondern eher ein Drittel oder maximal die Hälfte des Arbeitstages. Was bringt die Definition der Top 3? Es ist ein einfacher und wirksamer Weg der Priorisierung und der Fokussierung auf Tätigkeiten, die voranbringen. Zudem stellt es einen fairen, das heißt machbaren, Maßstab sich selbst gegenüber dar. Die Tatsache, dass das Ziel erreichbar ist, hilft, konsequenter an diesem festzuhalten – was entscheidend ist, wenn die Dinge im Alltag anders kommen als gedacht.

Bereich 3: Informationsflut im Griff

Die Menge an Informationen scheint unaufhörlich zu steigen. Die Kunst ist, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden und den Überblick zu behalten. Kategorisieren Sie zum Beispiel nach der AAA-Methode. So gut wie jede eintreffende Information gehört entweder gleich entsorgt (A wie Abfall), löst eine Aufgabe aus (A wie Aufgabe) oder gehört an einem sinnvollen Ort (A wie Ablage) abgespeichert. Oft können erstaunlich viele Information gleich gelöscht werden. Wenn man dann noch dafür sorgt, dass die abzuspeichernden Informationen am richtigen Ort und mit einer passenden Kennzeichnung (Dateiname, Beschriftung, Verschlagwortung) versehen werden, ist man auf einem sehr guten Weg.

Zudem ist es sinnvoll, sich mit den Programmen, die man viel nutzt, gut auszukennen und Abkürzungen unterschiedlichster Art zu nutzen. In vielen Kanzleien ist dies u. a. Outlook. Wussten Sie, dass Sie redundante Nachrichten automatisiert löschen können, mit nur einem Klick eine E-Mail inklusive Anrede weiterleiten können, durch Regeln automatisch unwichtige E-Mails in Unterordner wandern lassen können und dass Sie durch den „Missbrauch“ der Autokorrekturfunktion erheblich an Tippaufwand einsparen können?

Wenn Sie aus jedem Bereich einen Aspekt umsetzen, haben Sie schon einiges getan, um Ihre sprichwörtliche Säge zu schärfen.

Seminar des Autors

Schlüsselfaktoren effektiver Kommunikation in Kanzleien
Online-Seminar, 15.03.2021, 09:00–12.30 Uhr
www.lswb-akademie.bayern/davis

Zum Autor

Zach Davis ist achtfacher Buchautor zu verschiedenen Produktivitätsthemen, darunter der Bestseller „Zeitintelligenz“. Er verbringt rund 30 % seiner Zeit in Kanzleien. Aufgrund von mehreren Hundert Workshop-Tagen mit Kanzlei-Teams kennt er die klassischen Herausforderungen im Kanzlei-Alltag.

Als Vortragredner des Jahres 2011 liefert er ein „Infotainment auf höchstem Niveau“ (Handelsblatt über seine Arbeit) und wird daher auch vielfach für Mandanten-Veranstaltungen (auch digital) gebucht.

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