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Entbürokratisieren Sie Ihre Steuerkanzlei
Wie eGovernment und Software Sie dabei unterstützen
Bei meinen letzten Vor-Ort-Besuchen in Steuerkanzleien im 1. Halbjahr 2023 war das Thema Digitalisierung ja nicht wirklich etwas Neues. Dass in Steuerkanzleien ein sehr unterschiedlicher Digitalisierungsgrad vorhanden ist – unabhängig von der eingesetzten Softwarelösung und der Anzahl der Beschäftigten – ist auch nicht wirklich neu. Was mich aber persönlich erstaunt hat, ist, dass das Thema Bürokratie sich in Verbindung mit den Finanzbehörden, Banken usw. in einem solchen Ausmaß verstärkt hat, dass der Zeitaufwand in den Steuerkanzleien deutlich in die Höhe gegangen ist und damit vielen anderen wichtigen Tätigkeiten den Rang abgelaufen hat.
Wenn man das Thema etwas genauer unter die Lupe nimmt, wird man auch fündig. ELSTER & Co. bzw. die E-Bilanz sind nicht das Problem. Dafür laufen diese Prozesse schon zu lange und sind in den Kanzleien etabliert. Die Abgabe bzw. Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger ist auch noch so ein Thema. Viele laden die nötigen Dateien allerdings immer noch manuell hoch, statt dies direkt aus der Software zu tun.
Aber eGovernment bzw. KONSENS bei den Behörden, Ämtern und Banken nimmt immer schneller Fahrt auf. In den Kanzleien herrscht zum Teil Verunsicherung bei den Themen Vollmachtsdatenbank, Steuerkontoabfrage, Vollmachten auf Smartcards, Bescheidrückübermittlung oder Bescheiddatenrückübertragung (DIVA), Digitaler Finanzbericht (DiFIN), besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt), Nachreichung digitaler Anlagen (NACHDiGAL), Elektronischer Einspruch, Besondere Nachrichten, Referenzierung auf Belege (RaBe), Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt), um bei den wichtigsten zu bleiben. Sorry, ich habe natürlich das Thema Corona Hilfen unterschlagen. Ich hoffe, dies wird sich demnächst entzerren und lösen lassen.
Wo entstehen nun die Unsicherheiten? Auf der einen Seite dadurch, dass die Finanzbehörden selbst alle ihre digitalen Helferlein, ich sage mal, nicht immer im Griff haben und dem Personal im Amt manche Begriffe wie NACHDiGAL, Elektronischer Einspruch bzw. die Besondere Nachricht selbst fremd sind. Aber auch in den Steuerkanzleien ist die Verwaltung oft schwierig, weil Kenntnisse und Hinweise fehlen, wo z. B. die Vollmacht eingetragen werden muss, um eine Steuerkontoabfrage durchführen zu können bzw. mit DIVA die Steuerbescheide digital für den Mandanten abrufen zu dürfen. Von Änderungen an Vollmachten oder Löschungen möchte ich hier noch gar nicht reden. Jetzt kommen aber noch weitere Player hinzu: das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt), der Digitale Finanzbericht (DiFIN), der Bundesanzeiger und immer mehr digitale Boten müssen verwaltet und in die Prozesse im täglichen Ablauf eingebunden werden. Was ich Ihnen versprechen kann, ist, dass es immer mehr digitale Prozesse werden und nicht weniger.
Was hilft nun? Auf alle Fälle eine Software, die die Stammdaten des Mandanten prüft und keine Fehleingaben zulässt; übersichtliche Charts, sowohl für die Verwaltung als auch für die digitalen eGovernment-Prozesse, mit denen die Benutzer sofort erkennen können, was bisher passiert ist bzw. was noch getan werden muss. Da immer noch viel mit Papier und Vollmachten in Verbindung mit dem Mandanten gearbeitet wird, ist ein DMS als zentrale Organisation in der Kanzleiorganisation bzw. in den Steuern unerlässlich. Nur alle Technik hilft nichts, wenn das Personal zu diesem Thema nicht regelmäßig unterrichtet und geschult wird.
Weitere Informationen unter www.hmd-software.com