Erfüllungspflichten nach dem Geldwäschegesetz

Bereits das am 26. Juni 2017 in Kraft getretene Geldwäschegesetz (GwG) sowie weitere Änderungen in dessen Folge haben erhebliche Neuerungen für Steuerberater gebracht und führen in den Kanzleien zu einem beachtlichen Mehraufwand – sowohl zeitlich wie auch personell. Nachfolgend soll beleuchtet werden, wie der Einsatz von Softwarelösungen für die Pflichten nach dem GwG Zeit und Kosten spart und auf was bei der Auswahl der Software, aber auch des Anbieters zu achten ist.

Welche Fragen stellen sich bei der praktischen Umsetzung in der Kanzlei generell?

• Wird der Vertragspartner und ggf. die für diesen auftretende Person identifiziert?
• Wie wird sichergestellt, dass der Vertragspartner angibt, ob es einen wirtschaftlich Berechtigten gibt, in welchen Fällen welche Daten erhoben werden und wie diese Angaben überprüft werden?
• Wie können Transparenzregisterabfragen im Mandatsanlageprozess implementiert werden?
• Wurden Vorkehrungen zur Ermittlung der PEP-Eigenschaft des Mandanten und des wirtschaftlich Berechtigten getroffen?
• Werden die Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie der einschlägigen Vorschriften und Pflichten unterrichtet und geschult?
• Wurde ein kanzleiinternes Hinweisgeber-System (Whistle-Blower-System) eingerichtet, das Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität tatsächliche oder mögliche Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften zu melden?
• Wurden die sich aus der Geschäftstätigkeit ergebenden Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermittelt und bewertet?

Welche Bereiche können durch eine Softwarelösung erleichtert oder übernommen werden?

• Grundsätzlich sollte es möglich sein, durch eine Schnittstelle zum bestehenden Kanzleisystem (Datev, Addison, Agenda etc.) bereits erfasste Stammdaten der Mandanten zu übernehmen und weiterzuverarbeiten. Moderne Systeme ermöglichen dann z. B. die Erstellung eines GwG-Erhebungsbogens nach den Vorgaben der Steuerberaterkammer, eine KYC-Prüfung der Mandanten (inkl. PEP-Prüfung) und eine erste automatisierte Prüfung hinsichtlich Risikobranchen und Risikoländer.
• Schnittstelle zum Transparenzregister, damit die Abfragen einfacher durchgeführt werden können.
• BaFin-konforme Identifikation z. B. per Videochat für Mandanten, die nicht in den Kanzleiräumen identifiziert werden können.
• Mittels Benutzerverwaltung können Kanzleimitarbeiter im System angelegt werden, um ihnen Online-Schulungen zuzuweisen, die der Anbieter zur Verfügung stellt und mindestens jährlich aktualisiert.
• Über ein Whistle-Blower-System können der Kanzleileitung (Berufsträger) anonym Verdachtsmeldungen gesendet werden.
• Ausfüllhinweise sollten die Nutzung des Systems unterstützen und erleichtern.
• Schließlich sollten umfassende Risikoanalysen auf Kanzlei- und Mandantenbasis im System hinterlegt sein, mit denen einfach und sicher Risikoanalysen erstellt, dokumentiert und mindestens jährlich aktualisiert werden können.

Wieviel Zeit ist für die Umsetzung der Erfüllungspflichten einzuplanen?

Kanzleien, die ohne Softwareunterstützung diesen Prozess starten, merken sehr schnell, dass der Zeitaufwand für die Umsetzung der GwG-Pflichten bei Bestandsmandanten, aber auch bei Neumandanten unbekannte und nicht kalkulierbare Zeit verursachen wird. Deshalb wird die Erledigung dieser Aufgabe gerne auf später geschoben. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass auch „später“ die erforderliche Zeit im Kanzleialltag fehlt.

Mit Hilfe einer Softwarelösung kann der Prüfungs- und Dokumentationsaufwand auf ca. 5 bis 10 Minuten pro Mandanten reduziert werden. Die Durchführung der GwG-Risikoanalysen und die Dokumentation über die Umsetzung der internen Sicherungsmaßnahmen lässt sich mit Hilfe einer Softwarelösung innerhalb von 3 bis 4 Stunden abschließen. Ist die o. g. Arbeit einmal erledigt, gestaltet sich die jährliche Aktualisierung der GwG-Dokumentation wesentlich einfacher und nimmt nur einen Bruchteil der ursprünglichen Zeit in Anspruch.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen, die alle Bereiche abdeckt, um alles aus einer Hand mit einem Software-Partner und somit einem Ansprechpartner abwickeln zu können. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass neben dem System-Support auch ein fachlicher Support von GwG-geschulten Mitarbeitern zur Verfügung steht, die bei der Umsetzung der Erfüllungspflichten mit Rat und Tat zur Seite stehen. Eine gute digitale Lösung in Kombination mit individueller, persönlicher Beratung erspart Zeit, Geld und Nerven.