Frischer Wind im Onboarding-Prozess, bei gleichzeitig erheblicher Zeitersparnis

In der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt stellt das Onboarding neuer Mitarbeiter eine signifikante Herausforderung für Unternehmen dar. Eine effiziente Gestaltung dieses Prozesses kann wesentlich zur Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Vor diesem Hintergrund ist die Frage, ob eine erhebliche Verkürzung des Onboardings realistisch und umsetzbar ist, von besonderem Interesse.

Der Anwendungsfall: Ein Kollege von Ihnen hat in seiner Kanzlei in Mainz eine Lösung entwickelt, die seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erheblich Zeit spart. Traditionell hat das Onboarding neuer Mitarbeiter dort zwei volle Arbeitstage beansprucht. Dies ist sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die betreuenden Kollegen anstrengend und bindet wertvolle Ressourcen.

Die Herangehensweise: In dieser Kanzlei sind nun einmalig die gesamten Inhalte des Onboarding-Prozesses in Quixen hinterlegt worden. Quixe sind interaktive, webbasierte Klicktutorials. Diese Klicktutorials sind eine Kombination aus Bildern und Sprechblasen. Die Methode ist auch als das Comicprinzip bekannt. Im Vergleich zu den klassischen Technologien zur Wissensvermittlung gibt es hierbei viele Vorteile: Anpassbarkeit, Geschwindigkeit der Erstellung, Lesbarkeit, Auslieferung, etc. Soll heißen: Quixe sind besser und schneller verständlich! Der Empfänger kann die Geschwindigkeit selbst bestimmen, indem er sich Schritt für Schritt hindurch klickt.

Der Aufwand: Der Zeitaufwand für die Erfassung der gesamten Inhalte betrug dabei ca. drei Tage. Neue Mitarbeiter bekommen jetzt am Morgen des ersten Arbeitstages alles, was sie wissen müssen in Form von Quixen auf einer zentralen Onboarding-FAQ-Seite zur Verfügung gestellt. Diese gehen sie dann intensiv ein paar Stunden lang alleine durch und danach wird alles mit Ihnen besprochen und geklärt, ob es darüber hinaus noch weitere Fragen oder Kommentare gibt. Das ist sehr nachhaltig, denn nun wissen alle, wo was zu finden ist.

Das Resultat: Der Prozess ist somit um anderthalb Tage verkürzt. Anderthalb Tage, in denen die Kollegin, die diesen Prozess betreut hat, jetzt etwas anderes machen kann. Ganz abgesehen davon, dass es auch keinen großen Spaß gemacht hat, immer wieder die gleichen Dinge zu erzählen.

Nebenbei: Natürlich verwenden die Kollegen in Mainz die Methode des Comicprinzips jetzt auch für Rückfragen ihrer Mandanten zu den Buchhaltungstools, die dort eingesetzt werden. Erhebliche Zeitersparnis auch hier!

Die Mandanten sind sehr froh darüber, dass sie jetzt wissen, wo und wie sie auf ihrer eigenen zentralen FAQ-Seite all ihre Rückfragen beantwortet bekommen.

Information

Tim Brendel und Torben Osterloh sind Gründer und Geschäftsführer von Quixplain. Treffen Sie uns auf der TAXarena am 24. April. Vereinbaren Sie hier den Termin: kontakt@quixplain-app.de

Mit seinem Engagement für einfache und schnelle Erklärmedien und dazugehörige Plattformen stellt das Unternehmen mit Quixplain erstmals eine vollständig webbasierte Klicktutorial-Lösung für Kanzleien zur Verfügung.

Mehr erfahren Sie hier: www.quixplain.de