Gegen den chronischen Zeitmangel bei Steuerberatern

Die Automatisierung ist eine Lösung, eine sehr gute obendrein – Sie müssen sie nur nutzen. Denn sie entfaltet das Potenzial Ihrer Kanzlei in einer aktuell prekären Situation. Dass es in der Branche der Steuerberatung schon länger einen Mangel an Fachkräften gibt, ist ein offenes Geheimnis. Und wirkt sich unmittelbar auf Ihren Alltag aus, da zu viele Mandanten auf zu wenige Steuerberater treffen.

Als Folge stehen Sie vor der Wahl, die Zahl Ihrer Mandanten oder Ihren Beratungsumfang zu kürzen. Klar ist, dass diese Optionen für beide Parteien nicht optimal sind. Alternativ können Sie mit einer modernen Kanzleisoftware für Entlastung sorgen. Sie automatisiert viele Prozesse und schafft so zeitliche Freiräume, die Sie und Ihre Mandanten dringend benötigen.

Eine Chance und keine Gefahr

Gesellschaftlich scheint das Thema Automatisierung häufig ausschließlich mit seinen vermeintlich negativen Folgen verbunden zu werden. Per Definition geht es schließlich um Arbeit, die von Maschinen und ohne das Zutun von Menschen verrichtet wird. So schürt der Fortschritt die Angst des Ersetzt-Werdens, ohne aber zu erkennen, welche neuen Perspektiven sich hieraus ergeben.

Für Steuerberater bedeutet Automatisierung vor allem mehr Zeit für Mandanten und die Möglichkeit, sich auf Spezialisierung und Beratung zu fokussieren. Dafür gibt man lediglich redundante Aufgaben wie das Abtippen der immergleichen Daten oder das Kontrollieren von Kassenbüchern ganz bzw. teilweise aus der Hand und etabliert die Software als praktischen Assistenten. Die Expertise und das Vertrauen von Mandanten ruhen weiterhin beim Berater.
Natürlich sind Steuerberater als Macher skeptisch, wenn es um die Chancen geht, die sich durch die Automatisierung noch eröffnen könnten. Deshalb seien nachfolgend einige Beispiele genannt, die sich unmittelbar auf den Kanzleialltag beziehen.

Von der Digitalisierung zur Automatisierung

Selbst in einer gut sortierten Kanzlei nehmen viele Prozesse durch Aktenschränke, Pendelordner und verschiedene Kommunikationswege viel Zeit in Anspruch. Digitalisiert gehören solche Umstände aber längst der Vergangenheit an. Denn mittlerweile sind alle Daten an einem Ort versammelt, sodass Steuerberater aus jeder Anwendung darauf zugreifen. So geschieht der mühselige Schritt des Datenübertragens, bspw. aus der Finanzbuchführung heraus, ganz automatisch.

Das gilt natürlich auch für die Bereitstellung von Dokumenten durch Mandanten. Bei der Kanzleisoftware von Agenda können Mandanten bspw. sämtliche Belege über das Unternehmensportal bequem hochladen und ihrem Berater unverzüglich zur Verfügung stellen. In einem hochsicheren Rechenzentrum durchlaufen alle Dokumente dann eine integrierte Texterkennung, die alle wichtigen Informationen ausliest (Rechnungsdatum, -betrag, -nummer). Wieder ein Zwischenschritt weniger, wieder etwas Zeit gespart.

Wenn der Mandant das Kassenbuch schreibt

Auch beim Führen des Kassenbuchs stellt die Automatisierung eine echte Hilfe dar. Viele Mandanten haben wenig bis gar keine Erfahrung in diesem Bereich, was sich in unvollständigen und fehlerhaften Kassenbüchern widerspiegelt – für Steuerberater ein unnötiger Mehraufwand. Nutzt der Mandant hingegen ein cloudbasiertes Kassenbuch, kann ihm ein praktischer, digitaler Assistent zur Seite stehen. Dieser achtet automatisch auf die korrekte Reihenfolge der Eintragungen und macht auf Fehler aufmerksam. Wenn die Daten im Anschluss an die Kanzlei übermittelt werden, ist der Korrekturaufwand deutlich geringer als zuvor.

Bankbewegungen schnell managen

Die händische Übertragung von Kontobewegungen entfällt im Zuge der Automatisierung ebenfalls und auch der Mandant muss nach Freischaltung keinen Finger mehr rühren – Kontoauszüge werden mit nur einem Klick seitens der Kanzlei automatisch abgerufen und in die Finanzbuchführung übernommen.

Wiederkehrende Zahlvorgänge wie die Überweisung monatlicher Gehälter lassen sich ebenfalls sehr viel schneller ausführen. Die Steuerkanzlei bereitet diese vollständig in der Software für den Mandanten vor. Alles was der noch tun muss: die Überweisung mit einem Klick freizugeben.

Ein bequemer Weg zu kommunizieren

Die Kommunikation mit Mandanten und verschiedenen Instituten ist ein essenzieller Bestandteil der Kanzleiarbeit. Hierbei geht es nicht nur um die Bereitstellung von Dokumenten, sondern auch um die zeitnahe Bearbeitung, etwaige Absprachen und Freigaben. Durch automatisierte Benachrichtigungen innerhalb der Kanzleisoftware können hier unangenehmen Verzögerungen vorbeugt und der Komfort aller Beteiligten gesteigert werden. Eine Benachrichtigung erfolgt ganz automatisch, wenn der Mandant Dokumente bereitgestellt oder etwa den Jahresabschluss freigezeichnet hat. Umgekehrt wird der Mandant im Cloud-Portal informiert, wenn eine Freizeichnung von der Kanzlei angefragt wurde. Es kann so einfach sein.

Gleiches gilt für den notwendigen Austausch mit der Krankenkasse, auf deren Auskunft Kanzleien immer wieder angewiesen sind. Geht es beispielsweise um die Bezahlung lang erkrankter Mitarbeiter, muss geklärt werden, ob eine Lohnfortzahlung durch den Mandanten erfolgt oder ob die Krankenkasse die Zahlungen übernimmt. Hat die Krankenkasse die entsprechende Anfrage der Vorerkrankungszeiten beantwortet, wird eine automatische Benachrichtigung versendet.

Assistenten für den Jahresabschluss

Eine moderne Software unterstützt Steuerberater außerdem bei der Ausübung ihrer Berichtspflichten. Ganz gleich ob diese die elektronische Bilanz an das Finanzamt übermitteln, den Jahresabschluss beim Bundesanzeiger offenlegen oder einen Digitalen Finanzbericht (DiFin) an die jeweilige Bank senden. Intelligente Assistenten achten, abhängig von der gewählten Geschäftsform, auf die Plausibilität Ihrer Unterlagen, bevor diese mit einem Klick übermittelt werden. Das führt zu einer einfachen, schnellen und vor allem mustergültigen Berichtsführung, die bei wachsender Mandantenzahl sonst schon einmal stressig werden kann.

Die Summe aller Teile

Für den Steuerberater von Morgen ist die Automatisierung weder eine Gefahr noch ein Heilsbringer. Dennoch birgt sie das Potenzial, das Arbeiten vieler Kanzleien massiv zu vereinfachen. Moderne Programme wie eine Kanzlei-Software von Agenda können problemlos die redundanten Aufgaben ganz oder teilweise übernehmen. Zudem beschleunigen sie die Kommunikation zwischen den Parteien. Es ist vor allem die Summe aller ersetzten Teilprozesse, die am Ende des Tages die erhoffte Entlastung bringt.

So haben Steuerberater mehr Zeit für das Wesentliche und müssen den Fachkräftemangel nicht länger fürchten. Was wesentlich ist? – Das liegt im Auge des Betrachters. Die gewonnene Zeit kann vielfältig genutzt werden: für Mandanten, für Mitarbeiter, für Fortbildungen, für Messen oder für ein bisschen Freizeit.

Mehr Informationen unter: agenda-steuerberater.de