Grünes Mandat: Umwelt- und Qualitätsmanagement in Steuerkanzleien

In der dynamischen Welt der Steuerberatung sind Qualität und Effizienz unerlässlich. Durch die Integration von Qualitätsstandards, basierend auf ISO 9001 und Umweltmanagement nach ISO 14001, können Steuerberatungskanzleien nicht nur ihre Dienstleistungen verbessern, sondern auch ein positives Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter schaffen.

Qualitätsstandards nach ISO 9001

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 bringt Struktur und Klarheit in die Arbeitsabläufe. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Durch eine praktische Umsetzung in der Kanzlei werden ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, regelmäßige Schulungen und klare Kommunikationswege etabliert.

Umweltmanagement nach ISO 14001

Nachhaltigkeit und Mitarbeiterwohlbefinden mittels ISO 14001: Ein Umweltmanagementsystem gemäß ISO 14001 kann nicht nur zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks der Kanzlei beitragen, sondern auch das Bewusstsein und Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern. Dazu tragen Maßnahmen zur Reduzierung von Papierverbrauch, Energieeffizienz und gelebtes Abfallmanagement bei. Die Mitarbeiter spielen hierbei eine zentrale Rolle und können eigene Ideen und Vorschläge einbringen.

Gemeinsame Prozesse ISO 9001 und ISO 14001

In der Praxis haben wir festgestellt, dass Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme zahlreiche Prozesse teilen. Dazu gehören:
Entwicklung und Verteilung von Regelungen und Zielen

• Dokumentenmanagement und Aufzeichnungsorganisation
• Schulung von Mitarbeitern
• Fokus auf Führung und Verantwortlichkeit
• Umgang mit Nichtkonformitäten (früher Fehler)
• Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
• Durchführung interner Audits
• Förderung kontinuierlicher Verbesserungen

Spezifische Prozesse für ISO 14001

Während ISO 14001 viele Prozesse von ISO 9001 übernimmt, gibt es spezifische Elemente, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern:

• Umweltpolitik
• Rechtliche Anforderungen
• Umweltaspekte
• Notfallvorsorge und Reaktion

Für Kanzleien, die bereits ISO 9001 implementiert haben, bedeutet dies, dass die zusätzlichen ISO 14001-Anforderungen eines Umweltmanagementsystems leicht hinzugefügt werden können – und umgekehrt.

Mit der Einführung des HLS (High Level Structure)¹ hat sich die Welt der Managementsysteme deutlich vereinfacht. Für Steuerberatungskanzleien, die sich sowohl mit Qualitäts- als auch mit Umweltmanagementsystemen (im folgenden QMS und UMS) auseinandersetzen, bietet dies eine enorme Erleichterung. Früher mussten erhebliche Zeit und Ressourcen aufgewendet werden, um die Anforderungen von Systemen wie ISO 9001 (QMS) und ISO 14001 (UMS) separat zu erfüllen. Heute ist die Integration dieser Systeme wesentlich einfacher geworden.

Wie wirken sich QMS und UMS aus, um als starker Arbeitgeber wahrgenommen zu werden?

Die Einhaltung international anerkannter Standards wie ISO 9001 und ISO 14001 signalisiert potenziellen Mitarbeitern, dass die Steuerberatungskanzlei sich für hohe Qualitätsstandards und Umweltverantwortung einsetzt. Dies kann besonders für jüngere Arbeitnehmer attraktiv sein, die Wert auf Nachhaltigkeit und ethische Geschäftspraktiken legen.

Ein QMS fördert kontinuierliche Verbesserungen in allen Bereichen der Steuerberatungskanzlei, einschließlich Arbeitsbedingungen und Mitarbeiterzufriedenheit. Ein UMS wiederum sorgt für ein gesünderes und sichereres Arbeitsumfeld, indem es den Fokus auf umweltfreundliche Praktiken legt.

Sowohl ISO 9001 als auch ISO 14001 erfordern regelmäßige Schulungen und Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter. Dieses Engagement für berufliche Weiterbildung und persönliches Wachstum ist für viele potenzielle Mitarbeiter attraktiv.

Die Implementierung dieser Managementsysteme erfordert oft ein hohes Maß an Mitarbeiterbeteiligung und fördert eine Kultur der Teamarbeit und des gemeinsamen Engagements für Qualität und Umweltschutz. Eine starke, positive Kanzleikultur ist ein wichtiger Faktor für die Attraktivität als Arbeitgeber.

Steuerberatungskanzleien, die nachweislich effiziente und nachhaltige Praktiken verfolgen, sind oft stabiler und erfolgreicher. Dies bietet Mitarbeitern mehr Sicherheit und Karrierechancen, was wiederum die Attraktivität des Arbeitgebers erhöht.

Die Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 14001 kann die Markenstärke und das öffentliche Image einer Steuerberatungskanzlei verbessern. Eine starke Marke zieht nicht nur Kunden, sondern auch talentierte Arbeitssuchende an.

Insgesamt kann die Integration von QMS und UMS einer Steuerberatungskanzlei helfen, sich als moderner, verantwortungsbewusster und attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, der sich sowohl für die Zufriedenheit und Entwicklung seiner Mitarbeiter als auch für die Umwelt einsetzt.

Beispielhafter organisatorischer und zeitlicher Ablauf für den Aufbau eines UMS nach der DIN EN ISO 14001 innerhalb von 6-8 Monaten:

Startveranstaltung

• Einstiegsworkshop/Projektierung mit Fokus auf die Anforderungen der ISO 14001:2015
• Bedeutung des Umweltmanagementsystems erklären
• Gesamtüberblick über das UMS mit Verantwortlichkeiten

Beratungsinhalte

• Anwendungsbereich UMS, Kontext
• Interessierte Parteien + bindende Verpflichtungen, Umweltpolitik
• Definierte und bewertete Kooperationspartner/Lieferanten
• Darstellung unserer Notfallmaßnahmen
• Informationsfluss für interne und externe Themen regeln
• Umweltpolitik und Umweltziele
• Komplexe Umweltprojekte realisieren
• Mandant als Lieferant bzgl. Umweltverhalten bewerten
• Risiken- und Chancenanalyse des Kontextes
• Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse
• Besprechungen planen und dokumentieren
• Beschaffung umweltrelevanter Ressourcen
• Nachweisliste für Einweisungen z. B. für Umweltthemen
• Art und Häufigkeit der internen und externen Kommunikation
• Weiterbildung planen, umsetzen, nachweisen
• Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen
• Dokumentenhistorie der UMS-Mustervorlagen
• Vorlage für Verbesserungsvorschläge
• Anleitung zum Umgang mit Fehlern/Auftragsstörungen
• Umweltaspekte unter Berücksichtigung der Produkt-Lebenszyklen
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
• Planung und Durchführung interner Audits
• Management-Review/Umweltbericht erstellen

Abschlussveranstaltung

• Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung der Umweltleistung
• Klärung offener Fragen
• Zertifizierungstermine festlegen/abstimmen

Information

Wenn Sie mehr erfahren und wissen möchten, wie Sie vollständiges Umwelt- und/oder Qualitätsmanagementsystem nach den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 und 14001 erlangen, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern persönlich, z. B. im Rahmen einer individuellen Online-Präsentation per Videokonferenz (60 Minuten).
www.revolution-q.de/jetzt-mitmachen 

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^{1 Die High Level Structure (HLS) ist eine durch die Internationale Organisation für Normung (ISO) veröffentlichte Grundstruktur für Managementsystemnormen, um die Anwendung der einzelnen Normen innerhalb eines integrierten Managementsystems zu erleichtern.}