Grundsteuerreform 2022: Prozessablauf in der Kanzlei

Die Reform der Grundsteuer führt in den Kanzleien zu zusätzlichen Belastungen. Für unsere Kanzlei haben wir einen Prozessablauf erarbeitet, den ich gerne mit Ihnen als Hilfe aus der Praxis für die Praxis teilen möchte. Die einzelnen Schritte finden Sie als eine Art Checkliste aufgeführt, die Sie für Ihre Kanzlei adaptieren können.

Für uns war es wichtig, die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Prozesse und damit einhergehende Aufgaben klar zu strukturieren und zu definieren. Nur so kann es gemeinsam mit unseren Mitarbeitern und Mandanten gelingen, diese immense Aufgabe erfolgreich und möglichst effizient zu stemmen.

1. Kommunikation mit Mandanten

1. Briefvorlage anhand der Mustervorlagen erstellen
   a) Serienbrief mit
   b) Auftragsformular
   c) Auftragsbedingungen
   d) Informationsbroschüre
2. Versand an alle Mandanten

2. Software

1. Auswahl Software
   a) Prüfung der möglichen Schnittstellen
   b) Prüfung Userzahl
   c) Prüfung Zeitpunkt der Verfügbarkeit

3. Bearbeitungsumfang

1. Identifikation Mandanten mit Grundstücken im System
   a) Privatvermögen
   b) Betriebsvermögen
   anhand Datenanalyse

4. Fachwissen

1. Seminarbuchungen
   a) fachlich
   b) programmbezogen
2. Interne Mitarbeiterschulungen

5. Administration

1. Honorargestaltung festlegen (anhand Gegenstandswert)
   a) Festlegung Zehntelsätze
   b) Sprachregelung für Mitarbeiter
   bei Rückfragen von Mandanten
2. Neue Auftragsart anlegen
3. Neue Tätigkeit in der Arbeitszeiterfassung anlegen
4. Verschlagwortung in der DMS festlegen
5. Bei GrundsteuerDigital (DATEV)
   Bereitstellung aller Stammdaten in „Basisdaten online“

6. Rücklauf Aufträge von Mandanten

1. Anlage Auftrag beim Mandanten
2.  Speicherung in DMS
3.  Erfassung in Excelliste des Serienbriefs

7. Bearbeitung

1. Je nach Rücklauf Anwerben externer Mitarbeiter (Studierende Masterstudiengang Schwerpunkt Steuern) für die Informationsbeschaffung, Nachtelefonieren, Archivieren.
   a) Stellenausschreibung verfassen
   b) Kontakt zu Hochschulen
2. Mustermandat Mitarbeiter oder Kanzleileitung pilotieren, auf dieser Basis:
3. Bearbeitungsprozess erarbeiten und festschreiben