Lohn- und Gehaltsabrechnung

In vielen Kanzleien sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zwar ein guter Umsatzbringer, aber beim Aufrechnen von Aufwand und Nutzen wird schnell klar, dass sie am wenigsten Gewinn abwerfen. Das muss nicht sein. In wenigen Schritten kann eine Pflichtaufgabe zu einer Cashcow werden.

Eines muss direkt am Anfang erwähnt werden: Niemand verflucht die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Allerdings ist sie in den seltensten Fällen die größte persönliche Leidenschaft. Sie gehört eben dazu. Und auf den ersten Blick bringt sie nicht einmal schlechte Zahlen. Was jedoch gerne durchrutscht, ist, dass dieser Blick häufig täuscht.

Denn die Rentabilität beim Lohn ist in vielen Kanzleien das Problem. Aber wieso ist das so? Das liegt schlichtweg daran, dass sie oft viel zu lange dauert und somit die guten Umsatzzahlen durch Ineffizienz getrübt werden.

Viel Arbeit, wenig Abrechenbares

Nun ist die Frage: Was hält bei Lohn- und Gehaltsabrechnung so auf? Das Problem liegt darin, dass enorm viele Tätigkeiten in die Lohnabrechnung fallen, aber nur wenige davon Geld bringen. Hier ein Beispiel, das es recht gut erläutert: In diesem fiktiven Beispiel bezahlt der Mandant 12,50 Euro pro Abrechnung. Jemand, der routiniert abrechnet, schafft 20 Abrechnungen in einer halben Stunde, was dann 250 Euro sind. Die restlichen Tätigkeiten sind jedoch nicht vergütet und diese fressen richtig Zeit, sodass am Ende ein Stundenlohn von knapp 77 Euro herauskommt. Das ist relativ wenig.

Von der Pflicht zur Kür mit Extras

Kanzleien besitzen also eine Aufgabe, die für viele mehr Pflicht als Kür ist, aber eigentlich guten Umsatz bringt. Warum nicht also aus dieser Situation das Beste herausholen? Hierfür sind drei simple Schritte notwendig. Richtig angewendet, können diese zu einer Effizienzsteigerung mit hohen zweistelligen Prozentwerten führen. Und ja, es ist Arbeit dafür notwendig. Mit ein wenig Digitalisierung an den richtigen Stellen ist es jedoch Arbeit, die sich auf Dauer enorm auszahlt. Denn nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht schneller von der Hand, sondern auch die Zusammenarbeit mit den eigenen Mandanten wird schneller, reibungsloser und sicherer.

Drei Schritte zu mehr Effizienz

Was sind also die drei Schritte, die für mehr Ertrag sorgen?

1. Systembrüche beseitigen

Viele nutzen für ihr Melde- und Bescheinigungswesen externe Webportale wie sv.net. Um jedoch schneller arbeiten zu können, ist eine integrierte Lohnsoftware notwendig. Die Software befüllt Formulare automatisiert und minimiert so den Arbeitsaufwand immens. Dokumente an die Sozialversicherungen und die Bundesagentur für Arbeit werden ebenso direkt übers Programm versendet. Kein Wechsel der Systeme, alles aus einem Guss: Das spart enorm viel Zeit.

In unserem fiktiven Beispiel von zuvor wurden nun 30 Minuten eingespart und das nur durch ein integriertes System. Damit steigt der Stundenlohn übrigens auf 91 Euro. Das ist schon mal ein Gewinn von 18 Prozent.

2. Die entscheidenden Prozesse digitalisieren

Wenn die Lohnabrechnung effizienter werden soll, muss sie digitaler werden. Denn nichts kostet mehr Zeit als Drucken, Versenden und Ablegen. Wichtig ist hier: Es geht nicht darum, blind oder nur um des Digitalisierens willen umzustellen, sondern an den größten Hebeln anzusetzen.

• Digitale Zustellung von Lohnunterlagen
  Druck, Versand und Archivierung entfallen komplett. Zusätzlich bringt diese Lösung endlich die notwendige Sicherheit im Datenschutz.
• Dokumente und Auswertungen online bereitstellen
  Mandanten erhalten so immer Zugriff auf Dokumente in Sekundenschnelle. Zudem können sie Unterlagen auch ohne Besuch in der Kanzlei direkt freigeben.
• Ablage in eine digitale Personalakte
  Der Mandant sendet seine Personaldokumente via Web-Portal anstatt per E-Mail. So ist die Kommunikation immer sicher. Danach werden die Dokumente in die entsprechende digitale Personalakte des Mitarbeiters des Mandanten abgelegt. So sind alle Lohnunterlagen immer am richtigen Ort und jede Änderung ist jederzeit nachvollziehbar.
• Digitale Archivierung
  Alle Auswertungen aller Abrechnungsjahre werden von der Software automatisch in ein digitales Archiv abgelegt und können jederzeit eingesehen werden. Das bedeutet: Keine Platzverschwendung mehr und niemand muss mehr drucken, lochen oder Ordner in Regale stellen.

Digitalisiert und schon wieder Zeit gespart. Unsere fiktive Kanzlei spart hierdurch 35 Minuten Zeit, denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst geht schneller und Druck, Versand sowie Archivierung werden auf ein Minimum reduziert. Somit steigt der Stundenlohn durch zwei einfache Maßnahmen schon um 49 Prozent auf rund 115 Euro.

3. Leistungen erfassen und somit korrekt abrechnen

Beim letzten Schritt gilt es, zwei Dinge zu beachten. Einmal ist es ausschlaggebend, zwischen Basis- und Zusatzleistungen zu unterscheiden und demensprechend abzurechnen. Das andere ist, diese Leistungen intern auch zu erfassen. So können Sonderleistungen präzise mit dem Mandanten abgerechnet werden.
So eine präzise Abrechnung spart zwar keine Zeit, sorgt aber dafür, dass keine Minute umsonst gearbeitet werden muss. Das steigert den Umsatz und bringt dann einen Stundensatz von 143 Euro.

Hohe Chancen auf Ertragssteigerung

Wer diese drei Schritte einhält, hat gute Aussichten, seinen Ertrag bei der Lohnabrechnung immens zu steigern. Sei es durch Geschwindigkeit oder das Abrechnen von Sonderleistungen. Im obigen fiktiven Beispiel steigert die Kanzlei sich um satte 85 Prozent. Das wird bei manchen Kanzleien mehr, bei manchen weniger sein, denn natürlich sind Bearbeitungszeiten unterschiedlich. Es gibt jedoch keinen einfacheren Weg, den Ertrag der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Dauer zu steigern.

Information

Wer genauere Erläuterungen zu den einzelnen Schritten sucht, findet sie im Video von Agenda unter www.agenda-steuerberater.de/rentabler-lohn

Alle Informationen gibt es zusätzlich in übersichtlichen Handout-Unterlagen zum Video.Reinschauen und gerne selbst überzeugen.

Weitere Informationen auf www.agenda-steuerberater.de und auf unserem Partnerportal.