Mehr Digitalisierung mit einfacheren Prozessen

Viele von Ihnen haben über diesen, überaus komplexen und nicht trivialen Punkt, immer mal wieder nachgedacht. Aber es bleibt beim Nachdenken und vermeintlich viel wichtigere Themen beherrschen den Alltag. Dabei sollte der Ursprungsgedanke, warum Sie einen Softwarewechsel überhaupt in Erwägung gezogen haben, präsent bleiben. Eine Ad-hoc-Handlung ist allerdings zu vermeiden, denn allein die Phase der Vorbereitung ist schon sehr umfangreich und Sie benötigen Unterstützung bei der Anfangsplanung, damit bestehende eingefahrene Prozesse hinterfragt werden. Nicht um diese auf den Kopf zu stellen, sondern um Mehrwerte daraus zu definieren, die ein solches Vorhaben unterstützen können.

Nun kann man auch auf den Gedanken kommen, dass allein durch die Komplexität beim Thema Software für Steuerberater nur ein sehr starker Marktführer für diese Aktion überhaupt infrage kommt. Weitere oder andere Marktbegleiter werden oftmals gar nicht in Betracht gezogen. Sie sollten sorgfältig abwägen, was Sie für Ihre Steuerkanzlei an Leistungen der Software wirklich benötigen. Ist Ihnen die Bekanntheit eines Big Players am Markt wichtig, bei dem ab einer gewissen Unternehmensgröße unter Umständen für Sie wichtige Anforderungen verloren gehen, oder setzen Sie auf positive Aspekte wie Innovationskraft, Service und Flexibilität bei einem der sogenannten „Marktbegleiter“?

Würden alle Menschen in Deutschland nur auf Big Player setzen, gäbe es keine erfolgreichen Start-ups und keine Vielfalt in allen Unternehmensbereichen. Ausschlaggebend für die geeignete Wahl sind Sie, Ihre Kanzlei, Ihre Mitarbeiter, Ihre Mandanten, Ihre Wünsche, Ihre Ziele, Ihre Partner, Ihre IT usw. und schließlich, wie Sie sich von anderen Steuerkanzleien abheben möchten. Lassen sich all Ihre Anforderungen mit Ihrer aktuellen Softwarelösung bzw. dem Service eines Anbieters verwirklichen?

Welche Zukunftsziele verfolgen Sie und sind diese mit einem Softwarewechsel besser, einfacher, schneller, technischer, digitaler, innovativer, kosten- und vor allem serviceorientierter erreichbar? Sind Ihre Dienstleister in der Lage, Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen? Einzelne Prozesse und Punkte sind einzubeziehen, dürfen aber keine Inseln oder Leuchttürme in der Prozesslandschaft werden, sondern das digitale Gesamtkonzept muss zusammenpassen. Das sollte vorab gemeinsam z. B. bei einem digitalen Audit dargelegt, bewertet und abgestimmt werden.

Verbinden Sie mit Ihrer jetzigen Softwarelösung nur ein gewisses Mittel zum Zweck, ohne das Produkt „Softwarelösung“ in den zentralen digitalen Mittelpunkt zu stellen, bzw. benutzen es als „Abarbeitungshilfe“ bzw. „Erfüllungsgehilfe“, ohne es mit Wünschen und Zielen der Kanzlei zu verbinden, wird ein Wechsel schwierig, da nur Software gegen Software ausgetauscht wird. Dies ergibt keinen Sinn, denn die Funktionen sind heute bei allen Softwarelösungen fast identisch.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so auch nicht mitgenommen und motiviert werden, denn hier fehlt einfach die überzeugende Antwort auf die Frage „Warum müssen wir das machen?“. Und nur, wenn die gesamten Vorteile, welche alle davon in Zukunft haben werden, von Ihnen klar und unmissverständlich kommuniziert werden, wird trotz des vorübergehenden Mehraufwandes durch die Umstellung ein Erfolgserlebnis daraus. Denn ein Selbstläufer ist es sicher nicht.

Die Anzahl der Anbieter für eine wirkliche Komplettlösung für Steuerberatersoftware ist in den letzten fünf bis zehn Jahren überschaubar geworden. Vertriebsargumente wie „Zeitdruck“, „Kostenersparnis“ und „alles ist überhaupt kein Problem“ sind völlig fehl am Platz.

Wichtige Aspekte sind Serviceorientiertheit, digitale Prozessanalyse im Vorfeld und die ganz klare Ausrichtung auf gemeinsame Ziele der Steuerkanzlei und die praxisnahe Umsetzung, wofür eine gewisse Zeit und natürlich Vertrauen benötigt wird. Aber das kann ja im Vorfeld geprüft und muss im Rahmen des gesamten Prozesses aufgebaut werden. Schon aus diesem Grund ist eine Ad-hoc-Handlung zu vermeiden.

Kommen wir zu einem Fazit. Wenn bei Ihnen der Gedanke an einen Softwarewechsel nur ab und an auftritt, weil der eine oder andere Punkt zum Ärgernis führt, ist das zu wenig „Motivation“. Der Gedanke verfliegt im Alltag sofort wieder. Werden aber Eckpunkte wie digitale Ziele und Softwareprozesse, eine Kanzleivision, zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, voll-digitale Einbindung von Mandanten, Innovationen, Kosten, Service, IT usw. immer wieder zum Thema bei Ihnen, dann sollten Sie sich Gedanken zu einem Softwarewechsel machen. Falls der alternative Softwareanbieter, den Sie vielleicht ins Auge gefasst haben, nervt, wissen Sie schon, dass es der falsche ist. Kompetenz bei Softwareanbietern zeichnet sich dadurch aus, dass gemeinsam Lösungen für den Weg und die Prozesse aufgezeigt, ausgearbeitet, geprüft und beschritten werden und nicht Zeitdruck und Rabatte im Vordergrund stehen. Ein wichtiger Aspekt ist der Mensch; es gilt also, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit auf den Weg zu nehmen. Dies geht nur mit Überzeugung, Offenheit, Motivation und Kommunikation.  

Kontakt

hmd-software AG
Software für Steuerberater und Unternehmen
Abt-Gregor-Danner-Straße 2
82346 Andechs
Tel.: 08152 988-200
E-Mail: info@hmd-software.com
Web: https://www.hmd-software.com