Foto: metamorworks/adobe stock

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Moderne Arbeitsteilung

Kollaboration als Triebfeder digitaler Kanzleiorganisation

Von Andreas Hermanutz, Wolters Kluwer Software und Service

Kollaboration ist für Steuerkanzleien ein Stichwort der Stunde. Sowohl die interne als auch externe Kollaboration verändern sich und machen mit geänderten Prozessabläufen ein Umdenken bei der Kanzleiorganisation nötig.

Die internen Prozesse: unternehmerisches Handeln und betriebliche Effizienz

Die interne Organisation ist ein wichtiges Thema, denn die Kanzleiorganisation ist entscheidend, um unternehmerisch zu arbeiten. Von einem Steuerberater stammt der Spruch, er arbeite an der Kanzlei, nicht in der Kanzlei.

Grundlage für die Arbeit an der Kanzlei sind Einblicke und die liefert nur eine leistungsfähige, digitale Kanzleiorganisation. Ein zentrales Beispiel ist die vernünftige Zeiterfassung auf Mandanten- und Tätigkeitsebene. Denn im Detail wissen viele Kanzlei-Inhaber nicht, welches Gewerk wirtschaftlich ist: „In der Regel passt es unter dem Strich ja.“

Diese Haltung wird spätestens dann kritisch, wenn sich Wettbewerbsbedingungen verändern. Oft gibt es Optimierungsmöglichkeiten und -bedarf, sowohl bei Belegschaft als auch bei Mandanten. Die Kanzleiorganisation ist dafür da, Tätigkeiten und Kapazitäten der Mitarbeiter zu verwalten sowie die Rentabilität der einzelnen Mandanten und Tätigkeiten zu verbessern.

Unabhängig von mehr Rentabilität und Transparenz profitiert die interne Organisation von digitalen Lösungen. Das gilt für die Zeiterfassung, CRM-Systeme für die Kundenbeziehung, digitale Personalakten und Employee Self Services. Eine digitale Kanzleiorganisation stärkt am Ende die Kanzlei, optimiert und entlastet beim Verwaltungsaufwand und gerade kleinere Kanzleien profitieren deutlich.

Die externen Prozesse: Kollaboration und Arbeitsteilung

In Bewegung geraten ist auch die Kundenkollaboration. Diese läuft auf eine neue Arbeitsteilung hinaus. Hierbei bleiben Vorbehaltsaufgaben erhalten, während sich für Unternehmer Möglichkeiten ergeben, ihre administrativen Aufgaben zu vereinfachen und zu professionalisieren.

Auffälligstes Beispiel: In der Vergangenheit kamen kostspielige ERP-Lösungen nur ab einer gewissen Unternehmensgröße zum Tragen. Inzwischen ermöglichen günstige Online-Applikationen Hilfestellungen für kleinere Betriebe. Sei es zur Rechnungserstellung, zur Erfassung der Eingangsrechnungen oder zur Zeiterfassung der Mitarbeiter. Der Einsatz dieser Applikationen macht den traditionellen „Belegtourismus“ hinfällig. Es gibt keinen klaren Schnitt mehr, an dem der Mandant einen Pendelordner abgibt und die Kanzlei mit der Leistungserbringung beginnt. Der Mandant wird durch die Nutzung dieser Applikationen plötzlich in die Abläufe integriert. Moderne Lösungen für die Kanzleiorganisation, wie Addison OneClick, leisten diese Arbeitsteilung und die Einbindung des Mandanten in die Prozessabläufe der Kanzlei.

Grundsätzlich sollten Steuerberater solchen Apps positiv gegenüberstehen. Viele tun dies und empfehlen ihren Mandanten aktiv, diese zu nutzen – weil die Vorteile überwiegen. Wenn vorbereitende Tätigkeiten vom Mandanten in digitaler Form erstellt werden, kann die Kanzlei diese Daten veredeln. Der Prozess ist standardisiert, durch ausbleibende manuelle Mehrfacherfassung fehlerreduziert und konsequenterweise wesentlich effizienter.

Wer als Steuerberater das Risiko sieht, dass mandantengenutzte Online-Applikationen zur FiBu-Erfassung seine Tätigkeit ersetzen, sollte sich folgende Fragen stellen: Kann ich die Entwicklung überhaupt verhindern? Ist es aufgrund des Fachkräftemangels nicht sogar positiv, wenn der Mandant Tätigkeiten mit Preisdruck übernimmt und Kanzleimitarbeiter stattdessen rentablere Tätigkeiten übernehmen? Braucht es nicht vielmehr neue Geschäftsmodelle in der Steuerberatung (Stichwort: Compliance-Prüfungen)?

Digitale Kollaboration, digitale Lösungen und neue Prozessabläufe gehen Hand-in-Hand

Durch die digitale Kollaboration wird in der Regel die Mandantenbeziehung enger. Belege stehen digital zur Verfügung und werden kontinuierlich verarbeitet. Das erlaubt zum einen eine bessere Abstimmung und bedeutet eine besser verteilte Arbeitslast als der Ordner, der einmal im Monat aufläuft. Zum anderen kann der Mandant jederzeit Auswertungen einsehen und weiß, wie es um seine Finanzen steht.

All dies erfordert eine Neuausrichtung der Prozessabläufe. Im Mandantengespräch oder zu Beginn einer Mandantenbeziehung werden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilt. Möchte ein Mandant geringe Gebühren, übernimmt er mehr Aufgaben, trägt damit die Verantwortung und der Steuerberater kann aktiv seine Haftung beschränken.

Um diese verteilten Aufgaben zu managen, erfordert es neue Werkzeuge im Rahmen der Kanzleiorganisation. So wurde beispielsweise die bestehende Kanzleiorganisation bei Wolters Kluwer bereits um ein Online-Werkzeug zur Mandantenkollaboration ergänzt.

Addison OneClick bildet hierbei die moderne, innovative Datendrehscheibe zwischen Steuerkanzlei und deren Mandanten und hebt die Zusammenarbeit auf ein neues Level. Mit der offenen Systemplattform und ihren zahlreichen Schnittstellen- und Premiumpartnern schaffen Steuerkanzleien die Grundlage für eine effiziente, nahtlose End-to-End-Digitalisierung. Gemeinsam mit einem zentralen Datenarchiv für Kanzlei und Mandanten resultiert daraus die nahezu vollständige Automation von Kanzleiprozessen. Addison OneClick verspricht deutliche Produktivitätssteigerungen für die Steuerkanzlei sowie zeit- und arbeitssparende Büroprozesse auf Mandantenseite.

Fazit

Die Digitalisierung bietet Kanzleien allgemein mehr Vor- als Nachteile. Ein wichtiger Teil dieser Digitalisierung ist die Kanzleiorganisation. Wem verbesserte interne Prozesse als Anreiz für digitale Module nicht genügen, der sollte die zunehmende Arbeitsteilung nicht vergessen. Steuerberater tun gut daran, sie anzunehmen. Gerade jüngere Mandanten und Unternehmer werden von Apps und Tools Gebrauch machen. Für die Steuerberater ein Aufruf, sich diesem Thema zu stellen.

Mehr Informationen unter https://oneclick.addison.de

  • Addison OneClick, Foto: Wolters Kluwer

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