Muss Compliance wirklich teuer sein?

Der Umgang mit Compliance-Themen ist Alltag in der Steuerkanzlei geworden. Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz, das Geldwäschegesetz und jetzt das Hinweisgeberschutzgesetz sollen umgesetzt werden. Dazu kommen gesellschaftliche Themen, denen Steuerkanzleien sich heute widmen wollen oder ggf. auch müssen. Dazu zählen z. B. Nachhaltigkeitsthemen jeder Art, Diversität oder soziales Engagement. Auch das zählt für uns zur Compliance, da es dabei neben der Erfüllung von Rechtsnormen auch um das Leben bestimmter Kernwerte im Kanzleialltag gehen kann.

Die Umsetzung dieser Themen ist natürlich mit Aufwand verbunden. Doch muss Compliance wirklich immer teuer sein? Wir möchten Ihnen drei Praxistipps aus unserem Datenschutzalltag an die Hand geben, die Ihnen helfen, einen sinnvollen Einstieg in die Projekte zu finden.

Lassen Sie Experten ans Werk

„Wir haben da schon mal was gemacht.“ Diesen Satz hören wir oft, wenn wir zum ersten Datenschutztermin in Kanzleien kommen. Meistens ist das, was man schon mal gemacht hat, nur gut gemeint, aber nicht besonders zielführend. Klar, denn Sie sind Steuerberater, keine Datenschutzprofis oder Arbeitsschutzspezialisten. Wenn Sie ein Compliance-Projekt angehen, sollten Sie einen Beratungstermin mit Fachleuten vereinbaren. Ihr Benefit: Sie wissen am Ende des Tages genau, welche Vorschriften für Ihre Kanzlei gelten, welche Priorität die Maßnahmen haben und was Sie davon selbst schultern können oder eben nicht. Das verschafft Ihnen den notwendigen Überblick für die Planung und liefert Rechtssicherheit. Bei der Umsetzung der Maßnahmen hilft übrigens die Pareto-Regel oft weiter: Mit 20 % des Aufwands schaffen Sie 80 % des Erfolgs. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Awareness und Schulung

Egal, welches Thema Sie angehen wollen: Ohne Ihr Team klappt es nicht. Schließlich sind Ihre Mitarbeiter die Personen, die entsprechende Prozesse im Alltag umsetzen und auf Papier geschriebene Werte mit Leben erfüllen sollen. Investieren Sie daher frühzeitig in Schulungen und die Sensibilisierung für alle Mitarbeiter und Beteiligten, erklären Sie Ihre Ziele und Motivationen und schaffen Sie klare Vorgaben und Richtlinien für den Alltag. Ein Bewusstsein für Compliance-Themen in der Kanzlei zu schaffen, ist ein wichtiger und kostengünstiger Schritt hin zum Erfolg Ihrer Projekte.

Einmal ist keinmal – bleiben Sie dran!

Bei rechtlichen Compliance-Themen fehlt Ihnen manchmal die Motivation, sich damit regelmäßig zu beschäftigen? Verständlich. Denken Sie jedoch daran, dass zu lange Bearbeitungspausen Ihre Kanzlei bei der Umsetzung der Themen nicht weiterbringen. Außerdem fällt Ihnen der Wiedereinstieg jedes Mal besonders schwer, da Sie sich in den Sachverhalt erst wieder eindenken müssen. Sinnvoller ist es, sich regelmäßig kleine und überschaubare Aufgaben vorzunehmen oder Ihrem Team zu übergeben. Das nimmt im Einzelnen nicht zu viel Zeit in Anspruch, sorgt aber dafür, dass Ihr Projekt nicht stagniert. Am Ende sparen Sie so Zeit und Nerven und kommen auch wirklich zum Ziel.

Fazit

Compliance-Projekte erledigen sich nicht von selbst, das ist klar. Wenn Sie allerdings unsere drei Praxistipps beherzigen, erzielen Sie nachhaltigen Erfolg zu überschaubaren Kosten. Klären Sie die Anforderungen zu Beginn des Projekts mit Experten, binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ein, sorgen Sie für laufende Schulungen und bleiben Sie mit überschaubaren Arbeitspaketen am Ball. So verbessern Sie die Compliance Ihrer Kanzlei, ohne dabei Ihr Budget zu sprengen.