Schnittstelle Mandantenportal

Jeder weiß: Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. Während manche Kanzleien bereits jede Chance ergreifen, um Prozesse zu digitalisieren und möglichst zu automatisieren, gibt es andere, die eher abwarten. Für die letzteren wird es höchste Zeit, sich Schritt für Schritt mit dem Thema auseinanderzusetzen. Das gilt auch für die digitalisierte Buchhaltung.

Bereits im Jahr 2014 wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung mit der Veröffentlichung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) weitestgehend an digitale Prozesse angepasst. Und obwohl es oft schwerfällt, gewohnte Prozesse zu verändern, sollten Steuerberater die digitalisierte Buchhaltung in ihrer Kanzleistrategie verankern.

Viele Unternehmen empfinden ihre eigene Finanzbuchhaltung als lästige Pflicht. Eine Pflicht ist es tatsächlich und sie ergibt sich aus Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. [...]“.

Dabei ist die Finanzbuchhaltung mehr als das: Sie erfasst alle Finanzströme und daraus ergibt sich ein Bild über die jeweils aktuelle Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Nicht selten sind die Auswertungen der Finanzbuchhaltung Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Wenn sie als Service durch den steuerberatenden Berufsstand erstellt wird, kommt es in diesem hart umkämpfen Markt neben der Qualität vor allem auf die Produktivität an.

Die digitale Finanzbuchhaltung bringt klare Vorteile mit sich

Aus der Sicht eines Kanzlei-Inhabers macht eine Digitalisierung der Buchhaltungstätigkeiten vor allem dann Sinn, wenn es sich im Kanzleierfolg niederschlägt. Am Ende zahlt sich jede Digitalisierungsmaßnahme aus – manche kurzfristig, wie etwa automatisierte Buchungen, oder mittelfristig, beispielsweise beim sofortigen, räumlich unabhängigen Belegzugriff im Rahmen der Jahresabschlusserstellung. Je umfassender Algorithmen repetitive Tätigkeiten erledigen, desto mehr Zeit haben Fachkräfte, um sich margenträchtigeren Arbeiten zu widmen.

Es geht nicht mehr darum, Buchungszeilen im wettbewerbsintensiven Markt zu verkaufen, sondern die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Aussagefähigkeit des Zahlenmaterials zu gewährleisten und entsprechend einer Verfahrensdokumentation die Prozesse festzuhalten.

Dies gilt dann umso mehr, wenn Belege aus unterschiedlichen digitalen Quellen kommen. Der Steuerberater kann und muss die Stelle werden, an der alles zusammenfließt. Mit Hilfe seiner Fachkompetenz und seiner Systeme wird aus dem Datenwirrwarr eine in sich stimmige und kontrollierte Buchhaltung mit entsprechenden Abschlussbuchungen und Prüfroutinen. Sie ermöglichen es, Auswertungen zu generieren, die als unternehmerische Entscheidungsgrundlage dienen. Dass Kanzleien neben den Umweltvorteilen weitere Kosten, etwa für Druck und Versand, für Lagerräume oder auch Reiseaufwendungen, einsparen können, ist ein positiver Nebeneffekt, den viele unterschätzen.

Außerdem sollten Kanzlei-Inhaber das Image einer digitalisierten Kanzlei nicht unterschätzen: Sowohl für potenzielle Neumandate als auch für Mitarbeiter. Gerade die junge Generation findet sich eher in einer zukunftsorientierten, digital aufgestellten Kanzlei wieder.

Online-Kollaborationsportale als Schlüssel zum Erfolg

Großes Potenzial verspricht der Einsatz einer sicheren Onlineplattform zur Mandanten-Kollaboration, wie sie etwa Addison OneClick bietet. Eine solche Plattform ist ein elementares Aushängeschild einer digital aufgestellten Kanzlei – besonders dann, wenn sie sich an das Kanzleierscheinungsbild anpassen lässt und Mandanten wissen, dass sie sich auf dem Portal ihres persönlichen Steuerberaters bewegen. Die Online-Plattform ist die Stelle, an der Belegaustausch, buchhalterische Vorerfassungen, Kommunikation und die Bereitstellung von Auswertungen stattfindet.

Unterschiedliche Applikationen helfen dem Mandanten zudem, sein administratives Tagesgeschäft einfacher zu erledigen, etwa dank elektronischem Kassenbuch, Eingangsrechnungsbuch, Online Banking oder Lohnvorerfassung. Und sie ermöglichen dem Steuerberater, die erfassten Daten nach Prüfung direkt weiterzuverarbeiten.

Entsprechende Mandantenportale sind außerdem geeignete Schnittstellen für den Datenaustausch mit Fremdapplikationen, die Mandanten einsetzen und deren Markt stetig wächst. Damit erreicht der Steuerberater ein System, in dem alle Datenströme zusammenfließen. Stehen noch Apps für mobile Geräte bereit, schafft die Kanzlei neben Produktivitätsvorteilen eine moderne und hochpraktikable Wirkung zum Nulltarif.

Digitalisierung in mehreren Schritten – ein Invest für die Zukunft

Statt von Digitalisierung sollten wir präziser vom Grad der Digitalisierung sprechen. Denn fast jede Kanzlei verfügt über digitale Prozesse. Doch die Schere geht auseinander: Auf der einen Seite stehen Kanzleien, die das Thema in ihrer Kanzleistrategie verankern und versuchen, alle Möglichkeiten zu nutzen. Auf der anderen Seite gibt es Kanzleien, die viel aufholen müssen. Für die einen heißt Digitalisierung, Bankkontoauszüge elektronisch abzuholen und zu verbuchen – was andere Kanzleien seit über einem Jahrzehnt machen. Andere geben sich erst mit mehr als 90 Prozent Automation in der Buchhaltung zufrieden.

Kanzlei-Inhaber, die mit Digitalisierungsprojekten starten, sollten sich bewusst sein, dass der Zeitbedarf zunächst oft höher ist, da jahrelang funktionierende Abläufe und Prozesse umgestellt werden. So kann eine versierte Fachkraft Belege schneller eingeben als scannen (wobei der Scanvorgang verschwinden wird, da die Zahl der Papierbelege abnimmt oder – um Belegtourismus zu vermeiden – der Mandant dies selbst vornimmt).

Der Vorteil der digitalen Prozesse zeigt sich jedoch bei nachgelagerten Arbeiten, also dem Zugriff auf die Belege, der Verknüpfung zur Buchungszeile oder nachprüfbaren, standardisierten und dokumentierten Prozessen.

Fazit

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Es braucht die Bereitschaft zu Investitionen, die sich mittel- und langfristig deutlich auszahlen. Zugleich verändern sich Geschäftsmodelle: Buchhaltungen und teilweise Lohnbuchhaltungen erfahren durch die Automatisierung immer größeren Wettbewerb.

Der Steuerberater muss sich diesen Veränderungen stellen und kann es auch. Denn der Steuerberater ist als Organ der Steuerrechtspflege ein Partner, der allein aufgrund berufsrechtlicher Verpflichtungen ein hohes Maß an Vertrauen genießt. Und gerade während der Pandemie war (und ist) er Ansprechpartner Nummer 1 für seine Mandanten in nahezu allen unternehmerischen Fragestellungen. Dennoch ist es wichtig, die Tätigkeiten, die nicht zu den Vorbehaltsaufgaben, sondern zum Standardgeschäft gehören, wie beispielsweise Finanz- oder Lohnbuchhaltungen, weiterhin wettbewerbsfähig anzubieten. Sie sind oft die Grundlage für alle weiteren Services, sei es die hocheffiziente Erstellung der Abschlüsse oder mehr und mehr Tax-Compliance-Beratungen, und machen den Steuerberater als dauerhaften unternehmerischen Berater zu etwas Besonderem.

Die Digitalisierung hilft somit, das zu realisieren, was den Steuerberater ausmacht: Einen fachkompetenten, vertrauenswürdigen Wegbereiter für nahezu alle wichtigen Lebensentscheidungen zu haben, der neben allen Daten die Persönlichkeit des Mandanten in die Beratung miteinfließen lassen kann.