So schaffen Steuerkanzleien die Digitalisierung

Von Effizienzsteigerung über Entscheidungssicherheit bis zur leichteren Kommunikation – digitale Prozesse sind heute unerlässlich. In vielen Branchen stellte die Pandemie-Zeit einen Katalysator für die Einführung automatisierter Workflows dar. Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung während dieser Zeit konnten viele Steuerkanzleien diese Schritte nicht so konsequent gehen, wie sie wollten. Doch der Wille ist vorhanden. In diesem Artikel zeigen wir, wie Steuerberater digitale Prozesse einfach einführen.

Um die Finanzbuchhaltung vollständig und korrekt abzuschließen, ist es erforderlich, dass Steuerkanzleien alle aktuellen Belege pünktlich und lückenlos von den Mandanten erhalten. Der Postweg oder der persönliche Besuch zur Übergabe aller Unterlagen gehören für viele Mandanten inzwischen der Vergangenheit an. Die neue Herausforderung für Steuerberater: Die Mandanten wählen ganz unterschiedliche Möglichkeiten, um ihre Unterlagen der Kanzlei zur Verfügung zu stellen – sei es per E-Mail, WhatsApp oder auf anderen Wegen. Diese verschiedenen Kommunikationskanäle sorgen für hohen Organisationsaufwand in der Steuerkanzlei, denn alle Belege, die auf unterschiedlichen Wegen eingehen, müssen mühsam von den Kanzlei-Mitarbeitern gesichtet und korrekt zugeordnet werden.

Belege per Cloud erhalten

Einfacher geht alles, wenn Kanzleien auf die Cloud-Lösungen ihres Softwareanbieters setzen. Digitale Belege, die bereits in elektronischer Form vorliegen, lädt der Mandant einfach hoch. Papierbelege scannt er ein oder fotografiert sie mit einer softwarekompatiblen App. Danach sendet der Mandant die Unterlagen verschlüsselt per Online-Portal an seinen Berater. Der Hauptaufwand bei der Digitalisierung liegt auf Mandantenseite, da er alle Belege digital bereitstellen muss. Mit einer cleveren Schnittstellen-Lösung wie beispielsweise Agenda Connect machen es Steuerberater ihren Mandanten dabei aber besonders einfach. Denn wie von selbst läuft die Übermittlung, wenn der Mandant bereits ein Vorerfassungssystem wie invoicefetcher oder scannerbox nutzt. Über die Schnittstelle übernimmt die Software die Belege nahtlos aus dem Fremdsystem in die eigene Kanzleisoftware. Der Vorteil für den Mandanten: Er hat keinen Mehraufwand beim Versand seiner Belege. Der Vorteil für den Berater: Er spart Zeit, denn er muss die Belege nicht erst manuell herunterladen und erneut in sein System einlesen. Da die Software vorhandene Belegdaten direkt mitübernimmt, erhält die Kanzlei zudem besonders zuverlässige Buchungsvorschläge.

Automatische Buchungsvorschläge mit Belegdaten

Nach Übermittlung der Belege zahlt der Mandant diese direkt aus der Belegverwaltung. Im Cloud-Portal durchlaufen alle Dokumente eine Texterkennung, wobei das Programm die benötigten Informationen eigenständig extrahiert und in das Überweisungsformular überträgt. Die Software übernimmt die erforderlichen Angaben noch zuverlässiger, wenn der Mandant die Belegbilder inklusive Belegdaten bereitstellt. Nachfolgend überprüft er lediglich das Formular und ergänzt bei Bedarf fehlende Felder. Die Bezahlung erfolgt anschließend per PIN/TAN-Verfahren. Der Umweg über das Online-Banking-Portal seines Kreditinstituts fällt weg. Bei auftretenden Fragen lassen sich alle Belege später chronologisch sortiert im digitalen Archiv einsehen. Die Texterkennung ermöglicht dabei eine präzise Volltextsuche, um den benötigten Beleg zu finden.
Zusätzlich hilft die Texterkennung dem Steuerberater, indem automatisch Buchungsvorschläge zu den Belegen erstellt werden. Anstatt des mühsamen Abtippens braucht er den Vorschlag nur noch überprüfen und kann ihn mit einem Klick verbuchen. Beleg und Buchungssatz sind daraufhin digital verknüpft. Und das spart langfristig wertvolle Zeit: Das Suchen und Zuordnen der jeweiligen Dateien entfallen.

Zusammenarbeit auf digitale Füße stellen

Wenn die Zusammenarbeit digitalisiert und beschleunigt ist, bucht der Steuerberater zeitnah. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es, den Mandanten einen noch besseren Service zu bieten, da Auswertungen immer auf dem aktuellen Stand sind. Damit bietet der Berater seinem Mandanten die Möglichkeit, dessen Unternehmensziele kontinuierlich im Blick zu behalten. Bei Bedarf kann der Mandant so schnell auf Veränderungen reagieren, beispielsweise wenn er einen Engpass in der Liquiditätsplanung für die Zukunft erkennt. Im Portal hat der Mandant eigenständigen und übersichtlichen Zugriff auf seine Kennzahlen.

Ebenso bequem läuft die Zusammenarbeit beim Freizeichnen von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Der Berater übermittelt die Dokumente über das Cloud-Portal. Der Mandant sieht sie ein, überprüft sie und gibt sie per Klick frei. Auf diese Weise erspart er sich den Besuch beim Steuerberater oder das Zurückschicken der Unterlagen, während die Kanzlei zeitnah die benötigte Unterschrift erhält.

Die Cloud sorgt für fehlerfreie Kassenbücher

Moderne Cloud-Lösungen helfen bei der sicheren und komfortablen Übermittlung von Dokumenten. Darüber hinaus erleichtern sie ganze Arbeitsprozesse für Mandanten – beispielsweise das Führen von Kassenbüchern.

Bei händischer Kassenbuchführung treten schnell Fehler auf, beziehungsweise lassen sich leicht übersehen. Im Cloud-Portal arbeitet der Mandant in einer benutzerfreundlichen, webbasierten Anwendung. Die Software achtet bereits bei der Dateneingabe auf eine chronologische Reihenfolge und stellt sicher, dass der Kassenbestand nicht ins Negative fällt. Auf diese Weise erfasst der Anwender alle Kassenbewegungen korrekt und GoBD-konform, selbst ohne Buchführungskenntnisse. Nach Abschluss der Kassenbuchführung übernimmt der Steuerberater die vorkontierten Kassenbewegungen mit einem Klick in die Buchungserfassung. Dies ermöglicht eine deutlich effizientere Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Beratern im Tagesgeschäft.

Steuerkanzleien aufgepasst, die E-Rechnung kommt:

Mit der obligatorischen Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 zwingt der Staat Steuerkanzleien und ihre Mandaten zu einem digitalen Workflow. Doch die Papierrechnung wird nicht von heute auf morgen Geschichte sein. Durch die Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen für kleinere Unternehmen werden Kanzleien in den kommenden Jahren sowohl mit gescannten Belegen als auch mit PDF- und E-Rechnungen zu tun haben.

Wie sich Kanzleien unter diesen Umständen bestmöglich auf die E-Rechnung vorbereiten:

Schritt 1: Einen Rechnungskanal definieren, beispielsweise wie im Artikel beschrieben via Cloud.

Vorteil für den Berater: Egal ob es sich um eine gescannte Papier-, PDF- oder E-Rechnung handelt – alle Belege erreichen den Steuerberater über einen digitalen Kanal. Er verarbeitet die entsprechenden Informationen direkt in seinem System.

Vorteil für den Mandanten: Die Dokumente liegen sicher archiviert im Belegarchiv. Damit erfüllt der Mandant seine gesetzlichen digitalen Aufbewahrungspflichten.

Schritt 2: Kanzleien sollten ihre Mandanten frühzeitig über die Veränderungen informieren und sie bereits jetzt auf einen digitalen Workflow umstellen.