Verbandszertifizierung SmartQuality: Wie LSWB-Mitglieder profitieren

Von Thomas Donhauser, Steuerberater bei Donhauser & Partner mbB, Neumarkt

Irgendwann hatte unsere Kanzlei die kritische Größe überschritten. Spätestens als sich mehr als 20 Mitarbeiter über 14 Räume verteilten, verfestigte sich die Ahnung, dass Arbeitsvorgänge einheitlich beschrieben sein müssen, um Qualitätsverlusten bei der Betreuung der Mandanten vorzubeugen. Neben dem Zuwachs wurden auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen komplizierter. Ein Qualitätsmanagementsystem musste her.

Einer der Partner brachte aus seiner früheren Kanzleitätigkeit Erfahrung mit der Einführung eines QM-Systems durch einen gewissen Herrn Hebler mit. Als dann im April 2015 der LSWB Werbung für die Verbandszertifizierung SmartQuality machte und sich bei der Veranstaltung jener Herr Hebler an der Seite von Herrn Koch vorstellte, war die Entscheidung schnell gefallen.

Vor allem überzeugte das Konzept der Verbandszertifizierung: Ein Pool von Steuerkanzleien beschreibt seine Prozesse nach einem vorgegebenen Konzept, überwacht und angeleitet von externen Betreuern. Schließlich wird durch externe Auditoren eine beschränkte Zufallsauswahl an Kanzleien geprüft. Fällt die Stichprobe positiv aus, gelten alle anderen Kanzleien ebenfalls als geprüft und zertifiziert. Damit sinkt der Arbeitsaufwand für die einzelne Kanzlei und ebenso die Kosten. Nach der Startveranstaltung Anfang Juli 2015 haben wir im Mai 2016 erfolgreich an der Zertifizierung nach ISO 9001 teilgenommen.

Dass ein großer Arbeitsaufwand auf uns zukommt, haben wir am Anfang zwar vermutet, aber letztendlich doch erheblich unterschätzt. Zuerst galt es, die Mitarbeiter ins Boot zu holen, die noch keine Berührung mit einem QM-System hatten. Die Einführungsveranstaltung war zunächst ein Rückschlag. Es gab die Befürchtung, dass durch das viele Dokumentieren mehr Arbeit entstünde und gleichzeitig die eigene Leistung von der Kanzleileitung oder fremden Auditoren nach Fehlern durchleuchtet würde. So entstanden erst einmal Ängste vor Fremdbestimmung.

Dass in der Folge die Leistungsprozesse durch die Mitarbeiter dennoch vorbildlich beschrieben wurden, lag insbesondere an der unermüdlichen Arbeit unserer Qualitätsbeauftragten. Ihr gelang es, die Kollegen zu motivieren. Dabei unterstützen sie die Kanzleiwerkstätten – veranstaltet vom LSWB und SmartQuality – und versorgten sie mit den nötigen Informationen.

Nach nunmehr drei Jahren Arbeit mit dem QM-System in einer auf bis zu 30 Personen angewachsenen Kanzlei stellen wir fest: Die Einführung war ein Erfolg!

Also werden wir weitermachen: Die neuen Mitarbeiter waren bei ihrer Einarbeitung dankbar über die schriftliche Fixierung des Tätigkeitsablaufs; und die etablierten Mitarbeiter erarbeiteten durch die Beschäftigung mit den eigenen Tätigkeiten Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Dadurch hat unsere Kanzlei ein großartiges Potenzial, sich beständig weiterzuentwickeln

Von Antje Thüroff, Qualitätsbeauftragte der Steuerkanzlei Annett Grießbach, Bad Steben

Wir sind eine kleine oberfränkische Kanzlei mit acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Derzeit betreuen wir circa 260 Firmen und 350 private Mandate. Unsere Tätigkeit erstreckt sich hauptsächlich auf die Bereiche Finanz- und Lohnbuchhaltung, die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Aber auch steuerliche, betriebswirtschaftliche und Existenzgründerberatungen stehen bei uns im Fokus. Unsere Mandanten kommen aus allen wirtschaftlichen Bereichen.

Die Übernahme der Kanzlei durch Steuerberaterin Annett Grießbach im Juli 2016 war eine gute Gelegenheit, mit alten Strukturen „aufzuräumen“. Bereits im Vorfeld traten wir daher mit dem SmartQuality-Team in Kontakt. Ziel war es, alte, eingefahrene Arbeitsweisen zu überdenken und zu ändern. „Das haben wir schon immer so gemacht“ wollten wir im Team nicht länger gelten lassen. Es musste ein QM-System her, mit dem alle zurechtkommen, hinter dem alle – Kanzleileitung wie auch Mitarbeiter – stehen. Genau das gelang uns mit Hilfe der Herren Hebler und Koch von Smart-Quality. Dabei schien uns das Konzept zur Zertifizierung überschaubar und machbar. Durch den Neuanfang im Zuge der Kanzleiübernahme waren auch die Mitarbeiter voll motiviert. Das erleichterte die Durchsetzung und Anwendung in jeder Hinsicht. Mit dem von SmartQuality bereitgestellten System konnten Arbeitsabläufe unter die Lupe genommen und durchdacht werden.

In wöchentlichen Kanzleimeetings wurden Abläufe besprochen, Arbeitspläne erstellt und Aufgaben koordiniert. Das QM-System beinhaltet auch einen Plan mit regelmäßigen Schulungen, so bekommen alle Mitarbeiter stets aktuelles Fachwissen zur Verfügung gestellt. Dadurch kann wiederum die Kanzleileitung entlastet und die umfassende Beratung der Mandanten weiter ausgebaut werden. Der einheitliche Wissensstand und die Kenntnis der jeweiligen Arbeitsabläufe ermöglichen eine unkomplizierte Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

Die Änderungen zogen sich durch alle Bereiche der Kanzleiarbeit. Die Zettelwirtschaft hatte ein Ende, Informationenwurden ohne Verluste weitergegeben. Die Vereinheitlichung des digitalen Ablagesystems brachte uns eine Zeitersparnis von etwa 15 Prozent. Ein weiterer Schritt war die Anschaffung und Einführung der Scannerbox, um die Digitalisierung voranzutreiben. Da es sich um eine Gruppenzertifizierung handelt, tragen die regelmäßigen Kanzleiwerkstätten zum Gedankenaustausch mit anderen Kanzleien bei. Man nimmt Anregungen mit oder wird auf Neues vorbereitet, z. B. auf die umfangreichen Änderungen im Bereich Datenschutz.

Im Mai 2017 war es dann so weit, das Audit stand an. Unsere Kanzlei wurde ganz genau unter die Lupe genommen. Zusammen mit allen Kollegen wurde unser neues System geprüft, wir erhielten Anregungen und auch Lob. Es hat sich definitiv gelohnt. Und es geht weiter!

SmartQuality-Konzept

Um Engpässe in der Kanzleiorganisation zu beheben, Qualitätsstandards auf- und auszubauen und die Kanzleientwicklung voranzubringen, etablieren immer mehr Steuerberaterkanzleien und Wirtschaftsprüfergesellschaften Qualitätsmanagementsysteme.

Seit 2015 bietet der LSWB in diesem Bereich das sogenannte SmartQuality-Konzept. Die Teilnahme an der LSWB-Verbandszertifizierung ist exklusiv Mitgliedern vorbehalten. Sie ermöglicht eine Zertifizierung nach der EN ISO 9001 und den Aufbau eines QM-Systems. Die LSWBVerbandszertifizierung stellt eine von Experten begleitete Alternative zum kanzleiindividuellen Audit dar. Betriebe mit ähnlichem Geschäftsfeld schließen sich zusammen, um sich gemeinsam zertifizieren zu lassen. Mit SmartQuality bauen Kanzleien ein effektives Kanzleimanagement auf, mit dem sich aktuelle, aber auch künftige Anforderungen ressourcenschonend umsetzen lassen. Im Fokus steht der Austausch der teilnehmenden Kanzleien untereinander u. a. durch regelmäßig stattfindende Kanzleiwerkstätten.

Neben kostenlosen Infoveranstaltungen werden jetzt auch Online-Präsentationen angeboten. Einfach eine E-Mail an info@smartquality.de mit Betreff „Verbandszertifizierung“, und Sie erhalten einen Terminvorschlag für eine 1- bis 2-stündige Online-Präsentation. Weitere Informationen finden Sie auf der
Website des LSWB, von SmartQuality und auf Verbandszertifizierung.com.

Teilnehmerstimmen

„Verbesserungsvorschläge werden regelmäßig in den Meetings diskutiert. Alle können daran teilhaben – KL, QB und Mitarbeiter, das fördert in hohem Maße das „WIR-Gefühl“: lasst uns gemeinsam etwas bewegen!“
Waltraud Berger, Qualitätsbeauftragte Weiss und Kollegen Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG, Traunstein

„Für uns liegt der Erfolg der Verbandszertifizierung darin, dass die Arbeitsprozesse vereinheitlicht wurden und somit Arbeiten eins zu eins von Mitarbeitern bei kurzfristigem Ausfall übernommen werden können.“
Eva Kürschner, Qualitätsbeauftragte Heumann GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Bad Königshofen

„Aufgrund des SmartQuality-Systems waren wir sehr gut auf die Anforderungen der DSGVO vorbereitet. Die Arbeit mit und am QM-System ist fordernd, aber durch die Verbandszertifizierung
bleibt die Kanzlei immer am Ball.“
Doris Führer, Steuerberaterin Kanzlei Doris Führer, Würzburg

„Durch die Erfassung von Fehlern, Verbesserungen und Beschwerden werden die Vorgänge kritischer hinterfragt. Durch die Umsetzung und die Reduzierung der Fehlerkosten hat das QMSystem einen echten Mehrwert für uns.“
Christoph Ferber, Steuerberater Steuerkanzlei Christian Dumberger, Donauwörth

„Alles in allem haben wir durch die Zertifizierung ein Instrument an der Hand (SmartQuality), mit dem wir unser Unternehmen unter Einbindung unserer Mitarbeiter effektiver steuern und auf die Zukunft vorbereiten können.“
Patrick Reisch, Steuerberater Reisch & Künstle Steuerberater PartG mbB,Wolfach

Kontakt

Ansprechpartnerin beim LSWB
Gabriele Störkle
Tel.: 089 273214-11
Fax: 089 2730656
E-Mail: stoerkle@lswb.de

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^{Foto: Thomas Donhauser, Antje Thüroff}