Viel hilft viel

Mitarbeiter finden und binden ist aktuell ein sehr wichtiges Thema für Unternehmen und natürlich auch für Kanzleien – da lohnt es sich, einen genauen Blick darauf zu werfen. Deshalb entgegen den Gepflogenheiten zu Beginn gleich zwei schlechte Nachrichten:

Mitarbeiterbindung kostet

– und zwar wertvolle Zeit: Mitarbeiterbindung bedeutet, Zeit zu investieren, um die eigenen Mitarbeiter kennenzulernen, ihnen Wertschätzung und Respekt entgegenzubringen und zu verstehen, wie sie ticken. Denn eines ist sicher: Wenn Sie sich diese Zeit nicht nehmen, benötigen Sie bald noch mehr Zeit für die Suche nach neuen Mitarbeitenden.

Fluktuation kostet

Nach dem Statistischen Bundesamt betrug die Fluktuationsquote in der Finanzbranche im Durchschnitt 16,7 % – ein Traumwert im Vergleich zur Immobilienbranche mit 30 % oder gar dem Gastgewerbe mit 68,1 % Fluktuation. Doch jeder Mitarbeiter, der die Kanzlei verlässt, kostet neben Nerven tatsächlich Geld für beispielsweise Kündigungsgespräche, Abfindungen oder Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter.

Gründe für Fluktuation

Die Gründe für die Fluktuation sind gut untersucht und allseits bekannt, um hier nur einige zu nennen (National Business Research Institute):

1. mangelnde Kommunikation
2. Nichtbeachtung
3. zu geringes Gehalt
4. hoher Zeitdruck

Die Gründe, die Fluktuationsrate gering zu halten, sind offensichtlich: Keine Kosten und keine Scherereien mit unzufriedenen Mitarbeitern, Recruiting entfällt auch. Doch daneben gibt es noch andere Aspekte, warum Sie Zeit in Ihre Mitarbeiter investieren sollten: Diese sind die besten Multiplikatoren, wenn es darum geht, neues Personal zu finden. Sie steigern Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, und das quasi kostenlos.

Gute Stimmung im Team spüren auch Ihre Mandantinnen und Mandanten – die wiederum ein Netzwerk mit potenziellen Mitarbeitern für Sie haben. Mandanten, die kontinuierlich denselben Ansprechpartner haben, fühlen sich gut aufgehoben und werden Ihre Kanzlei ebenfalls weiterempfehlen. Nicht nur an neue Mandanten, sondern möglicherweise auch an zukünftige Mitarbeiter. Eine geringe Fluktuationsrate bringt Sicherheit und Zufriedenheit in das ganze Team.

Was können Sie also tun?

Mitarbeiterbindung ist absolute Chefsache. Als Kanzleiinhaberin oder Kanzleiinhaber sind Sie in erster Linie dafür zuständig, dass die Mitarbeiter in der Kanzlei bleiben. Nur wenn Sie gute Vorarbeit leisten, strahlt das auf das Team aus.

1. Ein großer Stressfaktor ist mangelnde Kommunikation wie in folgender Situation: Der Steuerberater gibt nach dem Beratungsgespräch die Akte an seine Mitarbeiterin weiter. Leider vergisst er zu erwähnen, dass besondere Ausgaben der Mandantin durchaus betriebliche Relevanz haben. Der Mandantin fällt der Fehler im Abschluss auf und sie ist sichtbar unzufrieden. Intern gibt der Steuerberater dies dann mahnend an die Sachbearbeiterin weiter, diese ärgert sich, da sie keine Kenntnis über den Sachverhalt hatte: „Hätte der Chef doch was gesagt, stattdessen meckert er mal wieder rum.“
   
   
   • Installieren Sie „Flashlights“: Das sind ganz kurze Teambesprechungen, in der jeder in zwei Sätzen oder 30 Sekunden sagt, was ihn oder sie heute besonders Positives oder auch Negatives erwartet. So halten Sie unterschwelliges Nörgeln im Zaum, weil die Mitarbeiter eine gemeinsame Plattform haben und sich ganz offiziell äußern und auch mal meckern dürfen.Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter wahr. Und zwar so, wie sie sind. Basiswissen ist, die Namen Ihrer Mitarbeiter zu kennen und den groben familiären Hintergrund. Regelmäßige Personalgespräche sind keine Zeitverschwendung, sondern im Sinne der Mitarbeiterbindung ein absolutes Muss. Bereiten Sie die Gespräche gut vor, nehmen Sie sich ausreichend Zeit und bereiten Sie sie auch nach.
     
     
2. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter wahr. Und zwar so, wie sie sind. Basiswissen ist, die Namen Ihrer Mitarbeiter zu kennen und den groben familiären Hintergrund. Regelmäßige Personalgespräche sind keine Zeitverschwendung, sondern im Sinne der Mitarbeiterbindung ein absolutes Muss. Bereiten Sie die Gespräche gut vor, nehmen Sie sich ausreichend Zeit und bereiten Sie sie auch nach.
   
   
   • Ihre Mitarbeiter werden für Sie durchs Feuer gehen, wenn sie sich wahrgenommen und wertgeschätzt fühlen. Notieren Sie sich, wenn ein Mitarbeiterkind in die Schule kommt, eine Mitarbeiterpartnerin im Krankenhaus liegt oder ein Haus gebaut wird. Erkundigen Sie sich nach dem Stand der Dinge. Zwei sehr gut investierte Minuten Ihrer Zeit.
     
     
3. Geld ist zwar nicht alles, aber ohne Geld ist alles nichts. Zeigen Sie auch in der Gehaltsstruktur Ihre Wertschätzung. Ganz schlecht kommt es an, wenn die Kanzleiinhaber ausschweifend von Urlauben in St. Moritz oder auf den Malediven berichten und kanzleiintern jeder Bleistift diskutiert werden muss oder die Bürostühle nicht rückengerecht sind.
   
   
4. Zeitdruck erzeugt Stress. Stress schadet dem Gehirn. Beispielhaft einige Maßnahmen:
   
   
   • Zeigen Sie sich gesprächsbereit, wenn Sie Anspannungen wahrnehmen und seien Sie über die Situation Ihrer Mitarbeiter informiert.
   • Stehen Sie hinter Ihrem Team: Gerade in Stresssituationen steigt die Fehleranfälligkeit. Ersparen Sie sich und den Mitarbeitern Vorwürfe und Ermahnungen. Besprechen Sie in einer ruhigen Minute, warum das passiert ist und wie es in Zukunft vermieden werden kann.
   • Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter Pausen machen. Das entspannt, fördert Konzentration und Motivation.
   • Bieten Sie Bewegungs- und Entspannungskurse an und sorgen Sie dafür, dass diese auch angenommen werden.

Machen Sie sich bitte eines bewusst: Mitarbeiterbindung gibt es nicht zum Nulltarif. Mitarbeiterbindung bedeutet Führungsarbeit, die getan werden muss.

Lassen Sie mich an dieser Stelle Goethe etwas abgewandelt zitieren: Der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg, also Mitarbeiterbindung oder Fluktuation, liegt für die Führungskraft in drei Buchstaben: T U N.

Diesen Weg zu gehen, ist auf Anhieb nicht so einfach. Wir begleiten Sie gerne bei den ersten Schritten und geben konkrete und individuelle Anleitungen für Ihre Kanzlei. Gerne stehen wir als Gesprächspartner für Sie bereit.

Kontakt

Julia Kunz, Dipl.-Kulturwirtin und Master of cognitive neuroscience (aon) ist Trainerin, Autorin und Coach. Zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin Cordula Flemke, Dipl.-Betriebswirtin (FH) und Master of cognitive neuroscience (aon) begleitet sie Unternehmen und Führungskräfte für eine erfolgreiche Personalpolitik.

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Tel: 0911 54 84 630
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Quellen: Statista 2022, Daten von 2020; Statistisches Bundesamt 2021