„Wir sind DIGITAL!“

Belege und Buchhaltungen nicht mehr in Papierform, sondern digital zu bearbeiten, ist schon lange keine Frage mehr von „ob“ oder „ob nicht“, sondern nur noch von „wann“ und „wieviel“. Der Druck der Wirtschaft wächst. Fehlendes Personal zwingt Kanzlei-Inhaber, alle Möglichkeiten und Vorteile zu nutzen, die der Markt bietet. Die Umstellung stellt oft eine größere Hürde dar, als man vermuten möchte. Allzu oft ist noch von Kanzleimitarbeitern zu hören „Ich buche doch viel schneller aus dem Ordner heraus …“ oder „Bei meinen Mandanten geht das nicht …“.

Digitalisierung ist nicht nur eine Chance – es ist auch ein Prozess. Altbewährte Vorgehensweisen müssen durchbrochen werden, ein Verständnis und Umdenken ist gefordert. Eines ist aber Fakt: Wer die ersten Schritte hinter sich gebracht hat, erkennt mit jeder neuen digitalen Buchhaltung die zeitliche Einsparung hinter dem Prozess. Den Anteil digitaler Belege und Buchhaltungen sukzessive zu erhöhen, muss also das Ziel einer jeden innovativen Kanzlei sein – Glückwunsch an alle, die diese Erkenntnis bereits umgesetzt haben!

Wie geht man nun mit den „Verweigerern“ auf der Mandantenseite um? Jene, die „Belege doch schon seit 20 Jahren im Ordner bringen“ und nichts mit der Digitalisierung zu tun haben wollen?

Die Lösung: Das Digitalisieren für den Mandanten übernehmen – zumindest für einen gewissen Zeitraum! Dafür sind zeitgemäße Hilfsmittel gefragt. Professionelle Scansysteme, die die Umstellung erleichtern und augenscheinlich sinnfreie Arbeiten vereinfachen und verkürzen. Mit der scannerbox. Kanzlei 120 PRO und scannerbox. Kanzlei 100 schaffen Sie Ihre kanzleieigene papierfreie Zone: Ein Hochleistungsscanner, vereint mit einer intelli-genten Scansoftware sowie einer innovativen und einfachen Bedienung. Ganze Mandanten-Pendelordner sind in Minutenschnelle verarbeitet und an Datev Unternehmen online oder Datev Meine Steuern übertragen. Der größte Zeitaufwand entsteht normalerweise durch die Kleinstbelege, Kassenzettel von der Tankstelle oder dem Restaurant. Kein Problem für die scannerbox., selbst Belege von einem Visitenkartenformat bis hin zu Belegen mit einer Länge von bis zu 5,5 Metern können problemlos und zuverlässig verarbeitet werden. Die üblicherweise sehr zeitaufwendige Dateitrennung erfolgt seit neuestem über einen unkompliziert aufgebrachten AZTEC-Code, ein Verwandter des QR-Codes, der auch mal kleinere Stempelfehler verzeiht. Sogar über eine nachträgliche „Trennfunktion“ in Datev Unternehmen online verfügen die Systeme! Außerdem entfallen viele „nervige“ Klicks, wie das Drehen in lesbare Richtung oder Leerseitenentfernung – und das nicht nur nach dem Standardprinzip herkömmlicher Softwareprogramme, sondern mit einer eigens entwickelten Intelligenz, die sich individuell den Kanzlei-Workflows anpassen lässt. Natürlich lässt sich auch der tägliche Posteingang einfach und schnell zu digitalen Dokumenten verarbeiten, egal ob das Ziel das Datev DMS, eine Dokumentenablage oder einfach nur ein Windows-Ordnersystem ist.

Es gibt keine Ausreden mehr. Getreu dem Motto der scannerbox. „Digital heißt 1 oder 0“ muss jeder Kanzlei-Inhaber seine persönliche Entscheidung für die Digitalisierung treffen. Nicht oder nur das Notwendigste zu digitalisieren, heißt den Anschluss zu verlieren und damit auch die Attraktivität für junge Nachwuchskräfte. Ein Signal muss her, in die Kanzlei und an die Mandanten: „Wir sind DIGITAL!“

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